Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
otvety_k.doc
Скачиваний:
6
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
1 Мб
Скачать
☆

118. Информационные технологии электронного документооборота.

Под электронным документом( ЭД) понимают набор информации, кот. имеет имя, определ структуру, хранится в памяти системы и может передаваться между ею и пользователем. Файлы ЭД хранятся в БД и их поиск осуществл. информационно-поисковыми системами. Обработка документов является процессом их создания и преобразования, она заключ. в классификации, сортировке, преобразовании в нужную форму, размещении в БД, в поиске и выдачи пользователю. В учрежденческой деятельности, при обработке документов, необходимо решать следующие задачи: 1)подбор необходимых сведений, 2)организация хранения документов, 3)комплексное структурирование информации 4)включение в документы разнородной информации текстов, изображений, фрагментов звука, 5)объединение фрагментов, подготовленных различными работниками, 6)передача страниц документов между таблицами и БД, 7)внесение изменений, редактирование, актуализация использованных документов, 8) координация действий работников, участвующих в подготовке сложных документов, 9)выбор шрифтов, форматов и форм представления документов, 10)рассылка и распечатка документов. Движение документов между сотрудниками организации назыв. документооборотом. Ядром д/об является БД. В ней собираются и из неё выдаются все документы. В системе электрон докум-та(СЭД) любой электронный документ д.б. создан посредством или приложения(текстовый редактор, электрон табл,БД и т. д.) или специал. инструментом, входящим в СЭД для приведения документа, находящимся в неприемлемом для системы виде в стандартизированный вид. Отсюда вырисовывается 2 основные задачи при организации работы с док-ми: 1.обеспечение средств создания электрон. док-тов и средств администрирования док-тов;2. обеспечение перевода внешних док-тов в стандарт сис-мы. Первая задача означает, что каким бы приложением не создавался документ в СЭД д.б. средства вовлечения его в ЭД. Тем самым д.б. исключена возможность как создания и хранения док-тов в обход системы, так и доступа к ним иными средствами, кроме тех, кот. представляются и контролируются СЭД.Под внешними док-ми подразумевают бумажные и электр. до-ми, созданные вне рамок СЭД. СЭД д. поддерживать все типы док-тов, обращающихся на предприятии. При этом необходимо обеспечить безболезненный переход с имеющихся систем, решающих локальные задачи на единую СЭД п/п. СЭД д.б. открыта для эксплуатируемых и новых предложений. СЭД, отвечающая перечисленным требованиям состоит из трёх частей:1) системы управления док-ми, 2)системы массового ввода док-тов, 3)системы автоматизации деловых процессов. Система управления док-ми д. решать задачи:1)обеспечить интеграцию с приложениями,2)обеспечение хранения док-тов на разных носителях, 3)организация быстрого поиска док-тов. Для организации поиска используется индексация док-тов. Система индексации м.б. атрибутивной или полнотекстовой. В случае атрибутивной индексации док-ту присваивается набор атрибутов, представл текстовыми, числовыми или иными полями, по кот. выполняется поиск и доступ к исковому документу. При полнотекстовой индексации все слова док-та заносятся в индекс, тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации.4) при коллективной работе с док-ми необходимо предотвратить одновременное редактирование док-та двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдается пользователю первому, открывшему док-т и предоставление доступа только для чтения всем остальным. 5)обеспечение работы с актуализированным док-том. Многие пользователи могут редактировать и вносить изменения. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редактирование док-та, все изменения протоколируются, чтобы дать возможность отследить этапы прохождения док-та через инстанции и его эволюцию. 6)если док-ты в нетекстовом формате, а в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат нерационален. Система массового ввода док-тов предназначена для ввода бумаж.док-тов архива и перевода их в электронный вид. Операции: сканирование, очистка, распознавание и т.д.

Система автоматизации деловых процессов предназначена для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом. В настоящее время самой распространенной методологией описания деловых процессов является методология направленного графа. Разработаны графические редакторы, позволяющие в удобной форме проектировать и редактировать карты деловых процессов.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]