14. Документальне оформлення нарахування та видачі заробітної плати. Депонована заробітна плата.

Для обліку праці та її оплати використовують різні первинні документи як типової форми, так і спеціалізовані.

Облік відпрацьованого часу відображають у Табелі обліку робочого часу (ф. № 64). Табельний облік у підрозділах ведуть спеціально призначені пра¬цівники (обліковці, бухгалтери) або керівники підрозділів. Для кожного працівника в табелі від¬водять окремий рядок, у якому записують кількість відпрацьованих годин, умов¬ними літерами зазначають причини невиходу на роботу (наприклад, вихідні або святкові дні — «вс», дні хвороби — «х», службове відрядження — «св», чергові від¬пустки — «чв» тощо). У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітку, табельний номер (код синтетичного та аналітичного обліку). По закінченні місяця табель передають у бухгалтерію, де його використо¬вують для нарахування оплати праці.

Табельний номер присвоюють кожному працівникові, включаючи прийнятих на постійну, сезонну або тимчасову роботу. Одночасно він є номером особового ра¬хунка працівника. Його зазначають в усіх документах з обліку праці та її оплати.

Для контролю за трудовою дисципліною та аналізу використання робочого часу ведуть табель обліку використання робочого часу (ф. № П-13). Є два методи його ведення: 1) суцільної реєстрації — щодня за кожним працівником визначаєть¬ся відпрацьований і невідпрацьований час; 2) метод відхилень — визначаються від¬хилення від нормальної тривалості робочого дня (простої, неявки тощо), а в кінці місяця підраховують фактично відпрацьований час. Передають табель у бухгалте¬рію двічі на місяць:

• для коригування суми виплат за першу половину місяця (авансу);

• для розрахунку заробітної плати за місяць.

Табелі усіх форм є єдиною підставою для нарахування оплати праці працівни¬кам з погодинною оплатою.

На будівництві, у промислових та різних допоміжних виробництвах, а та¬кож на ремонтних роботах первинним документом обліку праці та нарахування її оплати є «Наряд на відрядну роботу». Він має два варіанта: перший (ф. № 70) призначений для бригади, а другий (індивідуальний) (ф. № 70а) — для обліку ро¬біт, виконаних кожним працівником за 15 днів або місяць. На лицьовому боці На¬ряду вказують завдання, розряд роботи та норми часу і розцінки за одиницю робіт. У другому варіанті документа зазначають кількість виготовлених виробів або обсяг виконаних робіт, відпрацьований час і суму нарахованої заробітної плати. На зво¬ротному боці першого варіанта документа заповнюють табель, у якому відмічають час, відпрацьований кожним працівником. Заробіток між членами бригади розпо¬діляють у табелі пропорційно обсягу виконаних робіт чи відпрацьованого часу та кваліфікації працівників (їхнього розряду).

Підставою для надання щорічної відпустки слугує типовий наказ керівника за ф. № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Складають його у двох примірниках, один із яких залишається у відділі кадрів, а інший — в бух¬галтерії. Зворотний бік ф. № П-6 призначено для розрахунку суми відпускних. У неї вписують: заробітну плату за 12 останніх місяців окремо за періодами; роз-рахункову середньоденну заробітну плату; розрахункову суму відпускних, у т. ч. за періодами, якщо відпустка припадає на кілька календарних місяців, із зазначенням нарахувань і утримань за кожною статтею.

Згідно з наказом за ф. № П-6 відділ кадрів робить відповідний запис у розділі IV «Відпустки» в «Особовій картці» працівника (ф. № П-2). Одночасно начальник відділу (цеху, ділянки) ставить відповідні відмітки у «Табелі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати» (ф. № П-12).

Для обліку часу, який відпрацьовано надурочно, та роботи в надурочний час використовується «Список осіб, які працювали в надурочний час» (форма № П-15), який заповнюється майстром або іншими посадовими особами, які відповідальні за облік робочого часу, та передається в бухгалтерію.

Облік часу простоїв здіснюється на підставі «Листка обліку простоїв» (форма № П-16), який використовується для запису в табелі.

Якщо працівникові необхідна навчальна (або творча) відпустка, то її нада¬ють на підставі заяви працівника, до якої додають виклик на сесію, оформлений навчальним закладом, та наказу, затвердженого керівником. Відпустку без збереження заробітної плати також оформляють на підставі заяви працівника і наказу керівника. При цьому розрахунок оплати праці у ф. № П-6 не проводять, а проставляють відмітку «без оплати».

Якщо у відпуску йде група працівників, складається «Список про надання від¬пустки» на всю групу (ф. № П-7). Список складається також у двох примірниках.

Нарахування оплати праці може здійснюватися за укладеними трудовими уго¬дами та актами приймання виконаних робіт.

Нарахування заробітної плати за щорічну або навчальну відпустку, а також при звільненні з роботи можна оформляти «Розрахунком із заробітної плати (оплати праці)» (ф. № 74) або «Розрахунком заробітної плати» (ф. № П-52), де обчислюють середній заробіток за місяць і за день, показують усі види оплати та утримань, а також визначають суму, що належить до виплати.

Усі працівники мають право на одержання допомоги за період тимчасової не¬працездатності. Підставою для нарахування допомоги є листок непрацездатності (лікарняний листок). Допомогу надають за рахунок відрахувань на соціальне страхування.

Оплату праці за виконання громадських і державних обов'язків, позапланові нарахування, натуральні видачі та інші виплати, а також утримання із заробітної плати у вигляді разових авансів, згідно з виконавчими документами відображають у «Відомості інших виплат і утримань» (ф. № 74а).

Для видачі з каси сум, які належать працюючим, складають Платіжні відомості (ф. № П-53).

До розрахунково-платіжних відомостей не включають виплати, що не входять у фонд оплати праці і заробітну плату працівників при підрахунку її середніх роз¬мірів, а також сум, що не обкладаються податком на доходи фізичних осіб (одно¬разова допомога, добові при службових відрядженнях, допомога при народженні дитини, допомога на поховання тощо). Ці суми виплачують за окремими платіжни¬ми відомостями або видатковими касовими ордерами.

Виплату заробітної плати, премій за платіжними відомостями можна здійсню¬вати протягом трьох робочих днів. Суму не виданої заборгованості здають у банк у день закриття платіжної відомості. Касир навпроти прізвища працівника, котрий не одержав заробітної плати, на місці його підпису ставить відмітку «Депоновано» й складає реєстр депонованих сум.

Для аналітичного обліку не виданої працівникам заробітної плати викорис¬товують Книгу обліку розрахунків з депонентами (ф. № 10.2.2 с.-г.), де по кож¬ному працівникові окремим рядком записують його табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові, дату, суму заборгованості, а також роблять відмітку про видачу суми протягом року або перерахування в бюджет по закінченні терміну позовної давності щодо цих сум.

Замість розрахунково-платіжних відомостей можна використовувати Книгу обліку розрахунків з оплати праці (ф. № 44), у якій дані записують як за кожний місяць окремо, так і за кілька місяців у двох варіантах. За першим варіантом після запису на першому аркуші прізвищ працівників залишають чистими стільки ар¬кушів, на скільки місяців розрахована книга. У цьому разі прізвища щомісяця не переписують і книгу використовують як оборотну відомість. За другим варіантом після запису кожного працівника залишають стільки рядків, на скільки місяців роз-рахована книга. Для видачі з каси сум, які належать персоналу, на підставі записів у книзі складають платіжні відомості.