Недостатки в проведении совещаний, собраний [1]

1. Затраты времени, связанные с отвлечением работников от выполнения ими непосредственных служебных обязанностей.

2. Часто итоги работы коллективных органов не доводятся до исполнения.

3. Деловые совещания, собрания отвлекают от текущих дел множество специалистов.

3. Отсутствие детального (тщательного) контроля за выполнением постановлений.

Отличие совещаний от собраний [1]

Показатель отличия	Собрание	Совещание
Количество участников	Большое количество участников, так как присутствует весь персонал.	Меньшее количество участников, так как присутствуют только заинтересованные, ответственные, компетентные специалисты.
Кто руководит работой	Избирается президиум	Руководитель
Содержание обсуждаемых вопросов	Обсуждаются вопросы координации, которые касаются всего коллектива	Обсуждаются отдельные проблемы, текущие вопросы.

II. Классификация деловых совещаний: типы, виды.

1. Проблемное совещание [1].

Задачи проблемного совещания:

- посредством дискуссии найти оптимальное решение управленческой, производственной, социальной проблемы [1].

2. Инструктивное совещание [1].

Задачи инструктивного совещания:

- передача распоряжений сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего исполнения;

- обсуждение путей и средств реализации решений;

- ознакомление с управленческими документами.

3. Оперативное (диспетчерское) совещание (планёрка, летучка, пятиминутка).

Задачи оперативного совещания:

- предполагает получение информации снизу вверх (на совещании работники докладывают руководителю о состоянии дел на местах);

- руководитель в свою очередь пытается на основе полученной информации решить возникшие проблемы;

Существуют различные классификации совещаний.

1. По характеру проведения выделяют следующие типы:

1) диктаторские;

Главную роль играет руководитель, у него право голоса; участники молча слушают. Дискуссия при таком типе совещания не проводится.

2) автократические;

Разновидность диктаторских совещаний. Руководитель задаёт вопросы участникам и выслушивает их ответы. Мнения приглашённых не обсуждаются.

3) дискуссионные;

Происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься путём голосования с последующим утверждением руководителем. В некоторых случаях, руководитель принимает решение без голосования с учётом высказанных мнений и предложений.

4) свободные;

Проводятся без чётко сформулированной повестки дня. Представляет собой свободный обмен мнениями, принятие решения не обязательно.

2. В зависимости от управленческих функций выделяют следующие типы:

1) совещания по планированию;

На таких совещаниях обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (оранизации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2) совещания по мотивации труда;

Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворённости персонала, причин низкой мотивации, возможности её изменения, моральное и материальное стимулирование. Предметом обсуждения на таком совещании также являются вопросы дисциплины, корпоративной культуры.

3) совещания по внутрифирменной организации;

Предметом обсуждения на таком совещании являются вопросы структурирования организации, проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы из-за изменений во внешней среде, вопросы ответственности.

4) совещания по контролю за деятельностью работников.

Посвящены обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, низкой производительности, причин этих явлений. Обсуждаются вопросы дисциплинарной ответственности работников, способов контроля работы служащих.

3. По степени плановости выделяют:

1) плановые совещания;

Совещания, которые проводятся как правило в определённые дни и время. Они обладают большей эффективностью, так как позволяют участникам рационально спланировать своё время и подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.

2) внеплановые совещания;

Проводятся незапланированно, время их проведения не соответствует календарному плану основных мероприятий организации. Такие совещания должны проводиться только в случае крайней необходимости, иначе они дезорганизуют работу подчинённых, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя.

4. В зависимости от целей и задач, выделяют совещания

Вид совещания	Содержание	Действия руководителя
Инструктивное совещание	Задачи инструктивного совещания [1]: - передача распоряжений сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего исполнения; - уточнение заданий, обсуждение путей и средств реализации решений; - ознакомление с управленческими документами. Продолжительность не более 30 минут. Периодичность – 2-3 раза в неделю.	Доводит до сведения собравшихся принятые администрацией (дирекцией, правлением, советом директоров) решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде (приказ, распоряжения, протокол).
Оперативное (диспетчерское) совещание	Задачи оперативного совещания [1]: - предполагает получение информации снизу вверх (на совещании работники докладывают руководителю о состоянии дел на местах); - руководитель в свою очередь пытается на основе полученной информации решить возникшие проблемы. Здесь не делают докладов, главными задачами являются получение первичной информации от всех руководителей подразделений, отделов и принятие решения по координации их деятельности с соответствии с планом на месяц (квартал).Важно вести это совещание в жёстком темпе, намеренно исключая «копания» в мелочах, «разносы» подчинённых. Продолжительность не более 30 минут.	Выявляет наличие причин отставаний и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, даёт поручения, определяя сроки их выполнения. Таким образом, решаются вопросы контроля выполнения плана и обеспечения ресурсами подразделений.
Проблемное (стратегическое) совещание	Задачи проблемного совещания: - посредством дискуссии, голосования найти оптимальное решение управленческой, производственной, социальной проблемы. Обычно проводится по такой схеме: основной доклад руководителя, содоклады (если они предусмотрены в повестке дня); далее вопросы к докладчикам, дискуссия, дискуссия по каждому вопросу, выработка и принятие решения. Регламент такого совещания: основной доклад 20-30 минут, содоклады – 5-10 минут, вопросы по одной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность составляет от 1,5 до 2 часов.	Первый руководитель готовит основной доклад. В нём определяются проблемные вопросы, экономические затраты, методы решения. Руководитель обеспечивает коллективное обсуждение стратегического вопроса и принятие решения.