V. Председательствующий и его роль [6].

Продуктивность делового совещания в целом зависит от председательствующего, его авторитета, манеры ведения совещания. Результаты совещания будут более высокими, если председательствующий занимает нейтральную позицию, не вступает в споры с другими участниками и не отдаёт предпочтения какому-либо предложению до момента принятия решения.

Для продуктивной организации делового совещания председательствующему необходимо уделить внимание выполнению следующих требований:

- следить за выступающими, чтобы они излагали проблемы чётко и понятно для всех участников совещания;

- выделять основные моменты рассматриваемого вопроса;

- тщательно фиксировать регламент выступления, нечёткость изложения материала;

- чётко формулировать определения, вопросы, аргументы, альтернативные решения;

- побуждать участников совещания к разбору данной проблемы и поиску путей её решения;

- корректно прерывать те выступления, которые повторяют уже изложенные факты, носят противоречивый характер или лишены конкретности;

- периодически обобщать сказанное, чтобы добиться уверенности в том, что все присутствующие отчётливо понимают, о чём идёт речь.

Председательствующий играет большую роль в создании благоприятного психологического климата, поэтому председательствующему необходимо уделить внимание выполнению следующих требований:

- не допускать недоброжелательного тона в своих выступлениях и в выступлениях участников; пресекать агрессивные реплики со стороны участников совещания;

- отказаться от категоричных суждений, не допускающих возражений.

VI. Дискуссии в ходе совещания [7].

Важным элементом, позволяющим выработать и принять конструктивное решение является дискуссия.

Дискуссия – это обсуждение какого-либо вопроса компетентными лицами с целью достичь взаимоприемлемого решения. Дискуссия призвана выявить многообразие точек зрения на обсуждаемую проблему. Дискуссия является разновидностью спора.

Для управления ходом дискуссии необходимо соблюдать определённые правила.

Правила для сохранения единства участников совещания:

- не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

- давать высказываться первыми сотрудникам, имеющим более низкий должностной статус;

- поддерживать и не позволять критиковать новых работников, молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации.

Правил для активизации участников делового совещания:

- создать условия для творческой работы;

- не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

- не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

- умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в процессе принятия решений.

Правила для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме:

- основываться на конкретных фактах и веских доказательствах;

- записывать все выносимые предложения;

- прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений, проектов (учитывать наличие времени, ресурсов, материально-технического обеспечения, финансовых затрат).

Правила для активизации обсуждения предложения:

- задавать вопросы;

- высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

- побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

- оказывать поддержку новым прогрессивным идеям.