3.1.5.5 Службові листи

Службовий лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-повідомлення, листи-розпорядження.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

- державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

69

Примітка. Інфінітив мусить мати лише закінчення -ти (здійснювати, виконувати, відповідати); закінчення -ть вживається лише у розмовній мові (і зрідка в художній літературі), для ділових текстів воно неприйнятне.

В українській мові дієслова третьої особи однини можуть утворювати паралельні - повні й короткі - форми знає і зна, питає і пита, буває і бува та ін. Обидві ці фор ми вживаються в розмовній мові, а звідси і в художніх текстах. В усіх інших текстах, у тому числі й у діловому, вибору немає: тут вживається лише повна форма: повідомляє, доручає, зазначає, вимагає та ін.

70

3 Писемне професійне мовлення

3.1 Правила складання професійних документів

3.1.1 Найважливіші риси, які визначають діловий стиль. Класифікація документів

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів. Це один з найдавніших стилів.

Найважливіші риси, які визначають діловий стиль:

- точність , послідовність і лаконічність викладу фактів, чіткість у висловлюванні;

- наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів;

- наявність реквізитів, які мають певну черговість;

- лексика здебільш нейтральна, вживається в прямому значенні;

- текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти;

- найхарактерніші речення – прості поширені.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Оформлюють документи на папері, фотоплівці, дискеті, диску.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним чи машинописним способом.

Види документів класифікуються за такими ознаками:

- за найменуванням: заяви, листи, телеграми, інструкції, протоколи та інше;

- за походженням: службові й особисті;

- за місцем виникнення: внутрішні й зовнішні;

- за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні;

- за напрямком: вхідні й вихідні;

91

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Зразок документа (доповідної записки)

Генеральному директорові

кінофірми “Дніпро”

п. Малишеву В.С.

комерційного директора

Кольцова В.В.