3.1.2 Вимоги до професійних текстів: об’єктивність викладу, логіка, послідовність, повнота інформації, точність, лаконічність, стандартність

Текст - це головний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Текст - це мовний витвір, що відзначається завершеністю, смисловою та змістовою цілісністю, зв'язністю, який має структурну організацію (складається із заголовка і речень, абзаців) складових частин, об'єднаних різними типами лексичного, граматичного, логічного, стилістичного зв'язку і має певну цілеспрямованість.

Ознаки тексту: цілісність; зв'язність; структурна організація; завершеність.

Тема є основною ознакою і основною думкою тексту.

Як одиниця мовленнєвої діяльності текст складається з речень (основних одиниць комунікації спілкування) і є засобом відтворення зв'язного мовлення.

Речення - це основна одиниця синтаксису, що є інтонаційно оформленим смисловим і граматичним цілим, яке виражає окрему завершену думку. У формі речення виражається судження та інші форми мислення. При характеристиці речення і визначенні його видів беруться до уваги різні ознаки: мета висловлення, наявність (відсутність) емоцій мовця, відношення змісту речення до дійсності, будова, характер смислових і граматичних зв'язків та спосіб їх вираження.

74

До засобів, що забезпечують єдність змісту тексту, належать лексичний повтор, займенники і прислівники, антоніми, синоніми (контекстні синоніми), метафори, метонімії, перифрази, близькі за змістом слова, родові і видові назви, питальні риторичні речення.

Засобом вираження логічних відношень між частинами тексту служать вставні слова, що вказують на послідовність аргументів, речення із загальним значенням, слова із просторовим чи часовим значенням, називні речення, сполучники, частки, вставні слова.

Основні вимоги до тексту, яких необхідно дотримуватися при його складанні: достовірність, точність, повнота, стислість, пе­реконливість.

Тексти офіційно-ділового стилю вимагають документаційних підтверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Логічні елементи тексту: вступ, доказ, закінчення. Текстовий суб'єкт означає те, про що говориться в тексті. Текстовий предикат - це те, що говориться в тексті про текстовий суб'єкт. Текстовий суб'єкт і текстовий предикат виражаються цілими реченнями - одним, двома або кількома.

Зв'язок між реченнями тексту може бути послідовним, або ланцюговим, тому що певний елемент одного речення стає вихідним пунктом у наступних та паралельним, оскільки вони рівнозначні стосовно одного, яке вони конкретизують.

Текст простий, коли складається тільки із закінчення. Складний - якщо містить інші логічні елементи.

Готуючи текст документа вживайте такі вирази:

У зв'язку з...;

Згідно з...;

У порядку...;

З метою...;

Відповідно до...;

Потрібний для...

Доводимо до Вашого відома, що...;

Нагадуємо Вам, що...;

Підтверджуємо з вдячністю...;

У порядку надання матеріальної допомоги...;

У порядку обміну досвідом...;

У зв'язку з вказівкою...;

Відповідно до попередньої домовленості...;

Відповідно до Вашого прохання...

5 Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Розглянувши...; Беручи до уваги...; Враховуючи...; Вважаючи...

87

3.1.5 Інформаційні документи

3.1.5.1 Протокол, витяг з протоколу

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорюваних питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи протоколів:

- стислі, де фіксуються лише ухвали;

- повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;

- стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа (протокол);

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференції, засідання, наради, із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

- назва підприємства, організації;

- дата, місце проведення;

- кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, конференції, засідання чи наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою “текст доповіді додається”.

86

Зразок документу (трудової угоди)