3.3. Методологія структурного аналізу та проектування в організації обліку і контролю

Практика господарювання виробила ряд підходів к проведенню організаційного аналізу, хоча найбільше розповсюдження отримав інжиніринговий підхід [17, 18, 69]. Організація обліку за умови використання такого підходу проводиться за певною схемою, що заснована на побудові повної бізнес-моделі підприємства. Наявність такої моделі дозволяє визначити фукнціонал системи управління – перелік основних й забезпечуючих функцій, необхідних для підтримки функціонування та розвитку. Подальша деталізація бізнес-моделі призводить до динамічного опису підприємства на рівні процесних потокових моделей. За допомогою цих моделей можна описати також й процес організації обліку і контролю.

Моделі організації обліку (відповідно до рис. 2.7) утворюються у двох видах: модель "як є" ("as-is") – відображає наявні на підприємстві бізнес процеси (у разі організації обліку на новому підприємстві не утворюється) та модель "як повинно бути" ("to-be") – відображає необхідні зміни бізнес-процесів за умови виконання процедур організації обліку і контролю.

Також з точки зору організації облікового процесу принципово розрізняти об’єктні та функціональні (структурні) методики організації. Об'єктні методики розглядають організацію як набір взаємодіючих об'єктів. Об'єкт визначається як предмет або явище, яке має чітко визначену поведінку. Метою застосування такої методики є виділення об'єктів організації й розподіл між ними відповідальності за виконувані дії. Функціональні методики розглядають організацію як набір функцій, що перетворюють вхідний потік інформації у вихідний потік. При цьому процес перетворення споживає певні ресурси. Основна відмінність від об'єктної методики полягає в чіткому відділенні функцій (методів обробки даних) від самих даних.

Загальний підхід до моделювання бізнес-процесів полягає в послідовній декомпозиції процесів від загального до окремого. Спочатку всю діяльність щодо організації облікового процесу представляють у вигляді 5-7 мегапроцесів, кожен з яких потім піддається детальному аналізу, моделюванню й декомпозиції на окремі роботи. У випадку продовження деталізації кожна робота може бути описана у вигляді регламенту виконання операцій, порядку заповнення документу, правил прийняття рішень тощо.

У теперішній час існує й активно використовується в практиці організаційного моделювання велика кількість різноманітних методологічних підходів. Найбільш поширеним з ниє є методологія структурного аналізу й проектування систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). За допомогою SADT можна створювати функціональні й інформаційні моделі. Кожна діаграма в SADT є моделлю певного рівня. В моделях діяльність відображається за допомогою поіменованих блоків й діаграм, що входять та виходять з блоків. Дана методологія постала основою не менш відомих стандартів IDEF [70].

За допомогою стандартів IDEF можна ефективно відображати й аналізувати моделі діяльності широкого спектра складних систем у різних розрізах. При цьому широта й глибина обстеження процесів у системі визначається безпосередньо суб’єктом організації облікового процесу, що дозволяє не перевантажувати створювану модель зайвими даними.

З точки зору організації облікового процесу найбільш застосовуваними є наступні стандарти сімейства IDEF: IDEF0 (методологія функціонального моделювання у якій досліджувана система відображається у вигляді набору взаємозалежних функцій (функціональних блоків). Як правило, моделювання засобами IDEF0 є першим етапом вивчення будь-якої системи); IDEF1 (методологія моделювання інформаційних потоків системи, яка дозволяє відображати й аналізувати їхню структуру й взаємозв'язки); IDEF1X (методологія побудови реляційних структур та баз даних); IDEF3 (методологія документування процесів, що відбуваються в системі. За її допомогою описуються сценарій й послідовність операцій для кожного процесу. IDEF3 має прямий взаємозв'язок з методологією IDEF0 - кожна функція якої може бути представлена у вигляді окремого процесу засобами IDEF3).

Основу структурного проектування складає методика IDEF0. Її метою є побудова функціональної схеми досліджуваної системи, що описує всі необхідні процеси з точністю, достатньої для однозначного моделювання діяльності системи. В основі методики лежать чотири основних поняття: функціональний блок, інтерфейсна дуга, декомпозиція, глосарій.

Ф ункціональний блок (Activity Box) являє собою деяку конкретну функцію, що виконується в рамках системи, яка організується. Відповідно до вимог стандарту назва кожного функціонального блоку повинна бути сформульована як дієслівний оборот. На діаграмі функціональний блок зображується прямокутником (рис. 3.6). Кожна із чотирьох сторін функціонального блоку має свої значення та роль.

Рис. 3.6. Функціональний блок в нотації IDEF0

Інтерфейсна дуга (Arrow) відображає елемент системи, що обробляється функціональним блоком або робить інший вплив на функцію, яка представлена даним функціональним блоком. Інтерфейсні дуги часто називають потоками або стрілками. Можливі варіанти дуг подано в табл. 3.1

Декомпозиція (Decomposition) є основним поняттям стандарту IDEF0. Принцип декомпозиції застосовується при виділенні складових та функцій складного процесу. Декомпозиція дозволяє поступово представляти модель системи у вигляді структурованої ієрархічної структури окремих діаграм. Це робить модель менш перевантаженої й легко засвоюваною.

Таблиця 3.1

Об’єкти, що використовуються в нотації IDEF0

Назва	Опис	Графічне зображення
Модуль поведінки (UOB)	Об’єкт служить для опису функцій (процедур, робіт), що виконуються підрозділами та співробітниками під час організації облікового та контрольного процесів
Стрілка зліва	Стрілка описує вхідні документи, інформацію, матеріальні ресурси, необхідні для виконання функції
Стрілка справа	Стрілка описує вихідні документи, інформацію, матеріальні ресурси, які є результатом виконання функції
Стрілка зверху	Стрілка описує керівний вплив, наприклад розпорядження, накази, нормативні документи тощо. В нотації IDEF0 кожна процедура повинна обов’язково мати не менш однієї стрілки зверху, що відображає керівний вплив
Стрілка знизу	Стрілка описує так звані механізми, тобто ті ресурси, що необхідні для виконання процедури, але які не змінюють в процесі виконання процедури свого стану. Наприклад: співробітник, технічні засоби тощо

У процесі декомпозиції, функціональний блок, що у контекстній діаграмі відображає систему як єдине ціле, піддається деталізації на іншій діаграмі. Діаграма другого рівня містить функціональні блоки, що відображають головні підфункції функціонального блоку контекстної діаграми й називається дочірньої (Child diagram). У свою чергу, функціональний блок вищого рівня називається батьківським блоком стосовно дочірньої діаграми (Parent Box), а діаграма, до якої він належить – батьківською діаграмою (Parent Diagram). Кожна з під функція дочірньої діаграми також може бути далі деталізована шляхом аналогічної декомпозиції відповідного їй функціонального блоку. Важливо відзначити, що в кожному випадку декомпозиції функціонального блоку всі інтерфейсні дуги даного блоку фіксуються на дочірній діаграмі. Цим досягається структурна цілісність IDEF0-моделі. Наочно принцип декомпозиції представлено на рис. 3.7. Варто звернути увагу на взаємозв'язок нумерації функціональних блоків і діаграм – кожен блок має свій унікальний порядковий номер на діаграмі, а позначення під правим кутом указує на номер дочірньої для цього блоку діаграми.

Рис. 3.7. Декомпозиція функціональних блоків в нотації IDEF0

Останнім з понять IDEF0 є глосарій (Glossary) – опис сутності даного елементу. Він необхідний для створення й підтримки набору відповідних визначень та ключових слів, які характеризують об'єкт, що відображений певним функціональним блоком.

Модель IDEF0 завжди починається з подання системи як єдиного цілого – одного функціонального блоку з интерфейсными дугами, що простираються за межі розглянутої області. Така діаграма з одним функціональним блоком називається контекстною діаграмою. У пояснювальному тексті до контекстної діаграми повинна бути зазначена мета (Purpose) побудови діаграми у вигляді короткого опису й зафіксована точка зору (Viewpoint). На рис. 3.8 подано контекстну діаграму процесу організації обліку і контролю.

Подальше викладення матеріалу підручника буде пов’язано з цією діаграмою. Її декомпозицію буде представлено в процесі викладення окремих тем дисципліни. З метою полегшення сприйняття структури моделі в табл. А.1 подано перелік всіх її функціональних блоків. Також оскільки докладне вивчення методології IDEF на є метою даного підручника, в поданих діаграмах наявні певні спрощення, але в цілому вимоги стандарту додержані.