3.4. Проектний менеджмент в організації обліку і контролю

На протязі останніх десятиліть сформувалася нова наукова дисципліна – управління проектами (Project Management) – розділ теорії управління соціально-економічними системами, що вивчає методи, форми, засоби найбільш ефективного і раціонального управління змінами та може бути застосована до організації облікового и контрольного процесів.

В літературних джерелах є багато різних визначень поняття проект. І хоча різні джерела трактують поняття проекту по-різному, у всіх визначеннях чітко проглядаються особливості проекту як об'єкта управління. Вони обумовлені комплексністю завдань і робіт, чіткою орієнтацією цього комплексу на досягнення певних цілей та обмеженнями за часом, бюджетом, матеріальними й трудовим ресурсам.

Діяльність як об'єкт управління розглядається у вигляді проекту тільки тоді, коли: вона об'єктивно має комплексних характер і для її ефективного управління важливе значення має аналіз внутрішньої структури всього комплексу робіт; переходи від однієї роботи до іншої визначають основний зміст всієї діяльності; досягнення цілей діяльності пов'язане з послідовно-паралельним виконанням всіх елементів цієї діяльності; обмеження за часом, фінансовим, матеріальним і трудовим ресурсам мають особливе значення в процесі виконання комплексу робіт; тривалість і вартість діяльності явно залежить від організації всього комплексу робіт.

З урахуванням цього визначимо проект як систему сформульованих цілей, що створюються чи модернізуються для реалізації фізичних об'єктів та технологічних процесів; технічної й організаційної документації для їх досягнення; матеріальних, фінансових, трудових й інших ресурсів, а також управлінських рішень й заходів щодо їхнього виконання.

Під об'єктом проектного управління розуміють особливим образом організований комплекс робіт, спрямований на вирішення певного завдання або досягнення певної мети, виконання якого обмежено в часі, а також пов'язане зі споживанням конкретних фінансових, матеріальних і трудових ресурсів. При цьому під "роботою" розуміється елементарна, неподільна частина даного комплексу дій.

Управління проектами – мистецтво керівництва й координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування системи сучасних методів й технології управління для досягнення встановлених в проекті результатів. Загальна схема проектного управління представлена на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Огляд проблемних областей управління проектами

Реалізація розглянутих проблемних областей передбачає визначення певних фаз й етапів виконання проекту тобто формування життєвого циклу проекту – проміжку часу між моментом появи проекту й моментом його ліквідації. Життєвий цикл проекту є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт із проекту й прийняття рішень.

Відповідно до сформованої практики, стани, через які проходить проект, називають фазами (етапами, стадіями). В свою чергу кожна виділена фаза (етап) може ділитися на фази (етапи) наступного рівня. Для зручності розгляду роботи з реалізації проекту можна згрупувати. У першу чергу з їхньої сукупності можна виділити два великих блоки робіт: основна діяльність за проектом й забезпечення проекту.

До основної діяльності за проектом відносять: планування проекту, розробка проектно-кошторисної документації, здача проекту, експлуатація проекту, закриття проекту. Діяльність щодо забезпечення проекту досить різноманітна. Для простоти доцільно згрупувати її за видами забезпечення: організаційне, правове, кадрове, фінансове, матеріально-технічне тощо. Такий поділ робіт не збігається з розбивкою проектів на фази й етапи, оскільки зазначені види діяльності можуть сполучатися в часі.

Для реалізації означених видів діяльності потрібна відповідна структуризація проекту. В процесі структуризації повинні враховуватися етапи життєвого циклу проекту, а також особливості роботи структурних підрозділів. Процес структуризації проекту може бути представлений у вигляді наступної послідовності дій:

1. Визначення проекту. Повинні бути повністю й чітко визначені характер, цілі й зміст проекту, а також всі кінцеві продукти проекту з їхніми точними характеристиками.

2. Встановлення рівня деталізації. Необхідно обміркувати різні рівні деталізації планів й кількість рівнів елементів у структурі розбивки проекту.

3. Розробка організаційної структура. Організаційна схема проекту повинна охоплювати всі групи або окремі особи, які будуть працювати на проект, включаючи осіб, зацікавлених у проекті із зовнішнього оточення.

4. Формування структури процесу. Розробка схеми розбивки проекту за підсистемах або компонентам.

5. Обґрунтування матриці розподілу відповідальності, яка приписує кожному виконавцю пакет конкретних робіт.

В цілому методи структуризації проекту принципово зводяться до двох типів: "сгори-униз" - визначаються загальні завдання, на основі яких далі здійснюється деталізація рівнів проекту; "знизу-нагору" - визначаються окремі завдання, а потім відбувається їхнє узагальнення. Для структуризації проекту використають ряд спеціальних моделей, які розглянуто в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Обґрунтування структуризації проекту

Метод	Характеристика
Дерево цілей	Схеми та графіки, що показують, як генеральна ціль проекту розбивається на підціли наступного рівня. Дерево - це зв'язаний граф, що виражає супідрядність і взаємозв'язки елементів.
Дерево рішень	Схема, що відбиває структуру завдання оптимізації багатокрокового процесу. Гілки дерева відображають різні події, які можуть мати місце, а вузли – крапки, у яких виникає необхідність вибору
Дерево робіт	На кожній стадії планування необхідно розділити роботи із проекту на частині. Надалі, ці частини можуть бути розчленовані на відповідні розділи. Потім можуть бути визначені підрозділи й окремі групи ("пакети") робіт. Ця процедура відома як складання дерева робіт проекту (WBS -Work Breakdown Structure). За мірою одержання додаткової інформації до дерева робіт можуть додаватися додаткові рівні. Нижній рівень дерева відповідає пакетам робіт. Пакет робіт не слід відокремлювати від інших робіт проекту, але слід чітко встановити зв'язку кожного пакету з іншими частинами проекту.
Структура виконавців	Схема організаційної структури проекту (OBS – Organisation Breakdown Structure) необхідна для врахування всіх підрозділів й сторонніх організацій, що беруть участь в реалізації проекту, та забезпечення дієвість управління шляхом розподілу відповідальності
Матриці відповідальності	Зв'язує пакети робіт з виконавцями на основі WBS та OBS. У матриці визначаються основні виконавці за конкретними пакетами робіт та встановлюється їх роль в досягненні мети проекту
Мережані моделі	Являють собою сіткові графіки вузлових подій (див. рис. 3.2 та рис. 3.3). Дозволяють планувати роботи які здійснюється одночасно в різних частинах проекту
Структура ресурсів	Необхідна для аналізу коштів, які необхідні для досягнення цілей проекту. Для цього формується ієрархічно побудований граф, який фіксує необхідні на кожному рівні ресурси для реалізації проекту.

В загальному вигляді процеси управління проектом можна розподілити на п’ять груп, що подані на рис. 3.11.

Методи проектного можна застосувати також і в процесі організації обліку і контролю. Використання проектного методу передбачає докладну розробку точного порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового й контрольного процесів, праці виконавців з метою забезпечення найбільш раціонального й ефективного їхнього функціонування. Кожний проект складають на основі діючих та обов'язкових для підприємств нормативних документів з урахуванням конкретних умов і особливостей. Під час розробки проекту уточнюють систему організації управління, ступінь механізації й автоматизації. Оскільки розробка проектів – робота дуже трудомістка, тому вони найчастіше розробляються в спеціалізованих проектних установах при участі працівників бухгалтерії.

Рис. 3.11. Зв’язки між групами процесів

Однією з форм вираження моделі обліково-економічної інформації підприємства чи виробничого об'єднання є проект організації обліку – інструктивно-методичний документ, у якому заздалегідь викладаються порядок і технологія здійснення обліку й контролю. Розробляється проект організації обліку і контролю на підставі діючих і обов'язкових для підприємства загальнодержавних і галузевих типових нормативних документів обліковим апаратом підприємства або спеціалізованою організацією за договором з урахуванням конкретних умов й особливостей підприємства. Структуру проекту представлено на рис. 3.12.

Успіх розробки проекту і його якісний рівень залежать від загального організаційного рівня підприємства і ряду передумов, таких, як наявність раціональної структури управління підприємством, ефективної системи планування, автоматизації облікових робіт. Ведення обліку і контролю, відповідно до заздалегідь розробленого та узгодженого з усіма зацікавленими органами і службами проектом, значно підвищує рівень бухгалтерського обліку й оперативно-економічного контролю. Для цього формування проекту організації обліку і подальше його впровадження повинно відбуватися за схемою, поданою на рис. 3.13.

Рис. 3.12. Структура проекту організації обліку і контролю

В свою чергу, для розробки змістовної частини проекту необхідно виконати декілька послідовних стадій. Їх набір буде залежати від уявлень суб’єкта організації обліку. Далі дамо приклад їх складу (рис. 3.14) та докладну характеристику деяких з них.

Стадія 1. Розробка концепції організації обліку і контролю. На даній стадії проводять обстеження об'єкта й обґрунтування необхідності створення системи обліку, вивчають вимоги користувачів облікової інформації, проводять необхідні дослідницькі роботи, розробляють декілька варіантів концепції та обирають найбільш придатний з них.

Рис. 3.13. Схема проектного управління організацією обліку

Стадія 2. Розробка й затвердження технічного завдання. Технічне завдання (ТЗ) – це документ, що визначає цілі, вимоги й основні вихідні дані, необхідні для розробки системи обліку і контролю. При розробці технічного завдання необхідно вирішити наступні завдання: встановити загальну мету створення системи, визначити склад підсистем і функціональних завдань; розробити й обґрунтувати вимоги, пропоновані до підсистем; розробити й обґрунтувати вимоги, пропоновані до інформаційної бази, математичного й програмного забезпеченню, комплексу технічних засобів; встановити загальні вимоги до проектованої системи; визначити перелік завдань створення системи й виконавців; визначити етапи створення системи й строки їхнього виконання; провести попередній розрахунок витрат на створення системи й визначити рівень економічної ефективності її впровадження. Типові вимоги до складу й змісту технічного завдання наведені в табл. А.2.

Стадія 3. Розробка й затвердження ескізного проекту. Ескізний проект передбачає розробку попередніх проектних рішень по системі і її частинах. Виконання стадії ескізного проектування не є строго обов'язковою. Якщо основні проектні рішення визначені раніше або досить очевидні, то ця стадія може бути виключена із загальної послідовності робіт. Зміст ескізного проекту задається в ТЗ на систему. Як правило, на етапі ескізного проектування визначаються: функції системи, функції підсистем, їхні цілі й очікуваний ефект від їх впровадження; склад комплексів завдань й окремих завдань. За результатами проробленої роботи оформляється, узгоджується й затверджується документація в обсязі, необхідному для опису повної сукупності прийнятих проектних рішень і достатньому для подальшого виконання робіт.

Рис. 3.14. Послідовність розробки проекту організації обліку

Стадія 4. Розробка й затвердження технічного проекту. Технічний проект системи - це технічна документація, що містить загальносистемні проектні рішення, алгоритми рішення завдань, а також оцінку економічної ефективності від впровадження системи обліку і контролю. На цьому етапі здійснюється комплекс науково-дослідних й експериментальних робіт для вибору основних проектних рішень і розрахунок економічної ефективності системи. Склад і зміст технічного проекту наведені в табл. А.3

Стадія 5. Формування пакету робочої документації. Здійснюється розробка всієї супровідної документації, яка повинна містити всі необхідні й достатні відомості для забезпечення виконання робіт з введення облікової системи в дію. Розроблена документація повинна бути відповідним чином оформлена, погоджена й затверджена.

Стадія 6. Впровадження системи в дію та її супровід. Передбачає оцінку відповідності системи особливостям об’єкту організації. При необхідності допускається додаткове проведення випробувань системи або її частин.