Призначення завдань групі користувачів та контроль за їх виконанням
Під час колективної роботи над різними проектами керівник може давати учасникові завдання і контролювати хід його виконання. Для створення завдання для групи користувачів потрібно відкрити список завдань та виконати команду меню Действия/Новая задача. У відкритій формі Задача праворуч від напису Назначить обрати варіант другим (рис. 8.38). В області Участники зазначити імена виконавців завдання та за аналогією до особистого завдання заповнити всі необхідні поля.
Залежно від статусу список виконавців поділяється на три категорії.
Обязательно (кому) – ці користувачі є обов’язковими учасниками та одержують повідомлення про призначення завдання для групи з різними варіантами відповіді.
Необязательно (копия) – ці користувачі є необов’язковими учасниками, але також одержують повідомлення про призначення завдання для групи з різними варіантами відповіді.
К сведению (СК) – ці користувачі одержують тільки повідомлення про завдання групи, на яке не відповідають, але можуть додати це завдання у свій список задач.
Рис.8.38. Вікно створення завдання групи
Повідомлення про завдання надходять до виконавців у папку Входящие та відображуються в поданні Задачи. Отримавши повідомлення про завдання, його можна відкрити й подивитися, чи очікує відповіді користувач, що відправив його. Якщо на панелі дій відкритого повідомлення відображаються кнопки Ответ, Ответ с примечанием або Запросить сведения, відправник очікує відповіді. Щоб відповісти на одержане повідомлення, треба натиснути кнопку Ответ на панелі дій. За необхідності додавання до відповіді приміток використовується кнопка Ответ с примечанием. Залежно від потреб є можливість обрати один з варіантів відповіді:
Принять – для прийняття завдання;
Отклонить – для відхилення завдання;
Делегировать – для перенаправлення завдання на іншого користувача;
Предложить новую дату – запропонувати нову дату виконання;
Завершено – для позначення завдання як виконаного.
Для одержання відомостей про зміни у завданні слід встановити прапорець Присылать мне обновления, після чого натиснути кнопку Отправить. Notes сформує відповідне повідомлення відправникові і додасть елемент у подання Задачи та Календарь. Якщо елемент делегований, Notes також відправляє запит зазначеному користувачеві.
При одержанні повідомлення про повторюване завдання групи і необхідності прийняти тільки деякі з них, спочатку необхідно прийняти перше повідомлення (Notes додасть увесь перелік повторювань), потім відкрити кожне завдання, що не потрібно приймати, і відхилити його.
Залежно від відповіді в папці Входящие (Почта) і поданні Задачи повідомлення будуть помічені спеціальними символами (рис. 8.36):
– запит прийнятий
(відповідь позитивна);
– запит відхилений або делегований іншому користувачеві;
– запропоновано
інший час виконання завдання;
– завдання
виконане.
У разі, коли користувач у відповіді на отримане повідомлення про завдання групи пропонує внести зміни, Notes відправляє керівникові завдання відповідне повідомлення електронної пошти. Керівникові, щоб відповісти на пропозицію про внесення змін, потрібно відкрити повідомлення й натиснути кнопку Ответить с примечанием та у відкритому діалоговому вікні вибрати: Принять або Отклонить. У випадку прийняття Notes відправляє повідомлення про зміну всім учасникам завдання, у випадку відхилення – тільки учасникові, що запропонував зміну.
Для перенесення, скасування або підтвердження завдання групи керівнику завдання потрібно відкрити відповідне завдання у списку завдань і виконати команду меню Действия/Действия, а потім команду:
Перенести і зазначити нову дату початку і (або) термін виконання завдання;
Отмена та обрати варіант Удалить задачу и связанные с ней извещения и документы без восстановления, якщо потрібно видалити цей запис і всі отримані відповіді, або варіант Удалить задачу из календаря и оставить ее в представлениях задачи, якщо потрібно видалити задачу тільки з подання календаря;
Подтвердить.
За необхідності додавання приміток у повідомлення електронної пошти встановити відповідний прапорець.
Якщо потрібно перенести, скасувати або підтвердити завдання групи, Notes відправляє учасникам повідомлення з даними про проведені зміни.
Під час роботи над завданням може виникнути необхідність відправлення повідомлень учасникам. Для створення такого повідомлення необхідно виділити завдання у списку завдань та виконати команду меню Действия/Действия/Отправить записку участникам. З’явиться нова записка, де потрібно скласти повідомлення електронної пошти й натиснути кнопку Отправить.
Notes відслідковує відповіді на призначення завдання групи. Відповідальний за завдання групи може одержувати інформацію про стан роботи над завданням. Для перегляду такої інформації необхідно вибрати запис завдання у поданні Календарь і виконати команду меню Действия/Владельцу/Просмотреть состояние приглашенного, або аналогічно в поданні Задачи виконати команду меню Действия/Действия/Просмотреть состояние приглашенного.
Для корегування списку учасників групового завдання у списку завдань необхідно відкрити завдання групи та в розділі Участники натиснути кнопку Удалить. У переліку учасників треба виділити тих, хто виключається з нього і натиснути кнопку OK. Після чого, за необхідності, додати примітки та завершити дію кнопкою Отправить. При видаленні користувачів із завдання групи їм відправляються повідомлення у вигляді повідомлень електронної пошти.