Налагодження параметрів календаря та списку завдань

П араметри календаря дозволяють обрати значення за замовчуванням для записів календаря й оповіщень, виконати настроювання розкладу вільного часу та автоматичної обробки запрошень на збори, а також для встановлення параметрів відображення календаря. Параметри завдань дозволяють визначити, коли і як будуть відображатися в календарі записи завдань. Для налагодження параметрів календаря та списку завдань необхідно відкрити календар і виконати команду меню Действия/Сервис/Параметры (або натиснути кнопку Сервис/Параметры). Після відкриття діалогового вікна Параметры настройки треба перейти до вкладки Календарь и задачи, потім обрати одну із вкладок (Основные, Вывод, Планирование, Оповещения, Задачи, Автообработка, Цвета) і внести зміни. Підтвердження встановлених параметрів виконується натисканням кнопки ОК. Якщо після змін параметрів очікувані зміни не відбуваються, слід закрити і знов відкрити подання календаря або списку завдань.

Якщо потрібно заборонити відображення запрошень на збори, повідомлень календаря та завдань у папці Входящие, але при цьому зберегти повідомлення, що вимагають виконання яких-небудь дій, можна використовувати міні-подання Календарь. У міні-поданні відображаються всі повідомлення, що залишилися без відповіді, відповіді з примітками, а також дати наступних зборів та завдань (рис. 8.39).

Завдання до лабораторної роботи

1. Запустити клієнт Lotus Notes за допомогою ярлика Lotus Notes на робочому столі або команди Пуск/Все программы/Приложения Lotus/Lotus Notes).

2. Перейти до подання Календарь. Ознайомитися з інтерфейсом цього подання.

Щоб відкрити календар, клацніть закладку календаря або у поштовій базі даних клацніть значок зі стрілкою вниз праворуч від заголовка Почта і виберіть команду Перейти к календарю.

3. Змінити зовнішній вигляд календаря.

У меню виберіть команду Вид/Изменить формат, а потім виберіть один з таких варіантів: Один день, Два дня, Одна неделя, Одна рабочая неделя, Две недели, Две рабочих недели, Один месяц, Один рабочий месяц або Собрания (щоб у календарі відображалися тільки збори). Або клацніть вкладку

4. Заповнити власний розклад на 7 днів уперед, починаючи з поточного. Внести не менш як 10 різноманітних подій (подія, що триває весь день, нагадування, захід тощо.). Серед них повинні бути повторювані події та заходи. Зробити нагадування про найбільш важливі справи. Спробуйте змінити параметри часу (наприклад, перенести його), знищити подію, перегляньте параметри для нових записів календаря та з’ясуйте їх функції.

У верхній частині календаря на панелі дій натисніть кнопку Создать і виберіть тип запису: Мероприятие, Годовщина, Напоминание або Событие на полный день. На свій розсуд уведіть поля форм.

5. Створити запрошення на збори для двох користувачів, що входять з вами до однієї групи (у л. р. № 10 створювали групи Начальники, Управління, Відділи митного оформлення, Митне оформлення).

6. Відіслати їх і запропонувати цим користувачам переглянути ці запрошення та підтвердити або відхилити їх. Встановіть параметри доставки.

7. Відкрити доступ для перегляду вашого календаря користувачам вашої групи.

У меню виберіть команду Действия/Сервис/Параметры (вкладка Доступ и делегирование/ вкладка Доступ к вашему расписанию). Оберіть значення Только следующие пользователи и группы могут просматривать сведения о вашем расписании і натисніть кнопку праворуч від списку, що розкривається, щоб зазначити імена користувачів (або введіть імена в поле).

Щоб показати, які відомості про розклад можуть переглядати обрані користувачі або групи, виберіть значення Подробные сведения о записях вашего календаря. Якщо теми записів календаря не є конфіденційними, зніміть прапорець Не включать тему записи календаря в подробные сведения.

8. Відкрити та переглянути календарі користувачів вашої групи, що сидять праворуч від вас. У разі якщо доступ закритий, зверніться до цих користувачів та попросіть відкрити вам доступ до їх календаря.

9. Створити груповий календар, що буде містити ваш календар та календарі користувачів вашої групи. З’ясувати вільний час на поточну дату, який є у всіх користувачів з групового календаря. Видаліть одного з користувачів з групового календаря, а потім додайте його знов.

Відкрийте календар, клацніть стрілку вниз поруч із заголовком Календарь і виберіть з меню пункт Просмотр и создание календарей групп. Натисніть кнопку Новый календарь группы та в діалоговому вікні Новый календарь группы зазначте назву групи та її користувачів.

10. Перейти до перегляду задач та ознайомитися з інтерфейсом. Створити задачу для користувачів вашої групи та відправити її. Домовтеся з цими користувачами про підтвердження або відмову від задачі. Перегляньте в себе результати підтвердження. Позначте задачу як виконану та видаліть її.

Щоб відкрити список задач, клацніть закладку Задачи . Для створення нової задачі виконайте команду меню Действия/Новая задача. На свій розсуд заповніть поле Тема і серед користувачів групи оберіть обов’язкових та необов’язкових учасників. Для задачі встановіть високий пріоритет і задайте терміни виконання протягом наступного тижня. Встановіть прапорець Оповещение, щоб задати параметри оповіщення для цього запису.

11. Попросити відповісти на повідомлення про задачу.

Відкрийте повідомлення в папці Входящие або в списку задач і натисніть кнопку Ответ або Ответ с примечанием на панелі.

12. Переглянути стан запрошених, приміщень і ресурсів

Організатор зборів або задачі групи може одержати огляд стану учасників, відкривши вікно Состояние участников за допомогою команди Действия/Действия/Просмотреть состояние приглашенного.

13. Створити запит на задачу та відправити її користувачам групи. Перенести створену задачу на інший період. Видалити одного з користувачів із запиту на задачу.

14. Створити запрошення на збори для користувачів вашої групи. Нехай вони підтвердять це запрошення. Перенести запрошення на інший час або день, в залежності від вільного розкладу користувачів.

15. Використовуючи режим Пошук вільного часу знайти вільний час для вас та користувачів вашої групи.