5. Використання в документі інструментів з різних шаблонів
Попередні відомості
У процесі роботи над певним документом може виникнути потреба використати якісь інструменти (стилі, елементи автотексту, панелі, макроси), які Ви вже маєте, але - в іншому шаблоні (не в тому, на базі якого створюється даний документ).
Word надає дві можливості такого використання. Можна:
надати статус глобальних кільком шаблонам одночасно (тільки на час поточного сеансу роботи з Word);
скопіювати потрібні інструменти з будь-якого шаблону або документа в будь-який інший шаблон або документ.
Розглянемо обидві ці можливості.
Використання кількох глобальних шаблонів
За замовчуванням глобальним є тільки один шаблон - шаблон Normal - його інструменти завжди доступні в кожному документі. Але й будь-який інший шаблон можна зробити глобальним на час поточного сеансу роботи - для цього слід завантажити цей шаблон в описаний нижче спосіб:
Викликати діалоговий бокс Шаблоны и надстройки.
Натиснути у вказаному боксі кнопку Добавить. Поверх боксу з’явиться новий діалоговий бокс Добавление шаблона, цілком аналогічний боксу Присоединение шаблона.
Знайти ім’я потрібного шаблону і виділити його (виділити кілька шаблонів не вдасться — додавати їх можна тільки по одному).
Натиснути кнопку Открыть. Бокс Добавление шаблона зникне, бокс Шаблоны и надстройки залишиться, і в його полі Отмеченные элементы уже загружены (у секції Общие шаблоны и надстройки) тепер буде присутнім специфікатор відкритого Вами шаблону. У віконці ліворуч імені кожного відкритого шаблону міститься прапорець, який можна або встановити, або скинути. Інструменти шаблону будуть доступними тільки в тому випадку, якщо прапорець встановлено. Якщо його скинуто, ім’я шаблону залишиться у списку, але завантажено шаблон не буде, тобто його інструменти будуть недоступними. Якщо треба завантажити ще один шаблон, слід повторити пункти 2-4 стосовно потрібного шаблону.
Натиснути кнопку ОК. Діалоговий бокс Шаблоны и надстройки зникне. Інструменти тих із завантажених шаблонів, ліворуч імен яких було встановлено прапорці, будуть доступними в усіх документах протягом поточного сеансу роботи з Word.
Суттєво, що при наступному запуску Word усі шаблони, додані описаним способом, залишаться у списку боксу Шаблоны и надстройки, але прапорці кожного з них буде скинуто. Однак тепер отримати доступ до інструментів будь-якого з цих шаблонів буде вже легше - досить викликати вказаний бокс (див. пункт 1), встановити прапорці потрібних шаблонів і натиснути кнопку ОК.
Зайві завантажені шаблони даремно займають пам’ять і сповільнюють роботу Word, тому непотрібні шаблони варто вивантажувати - для цього досить скинути прапорець ліворуч імен цих шаблонів в списку боксу Шаблоны и надстройки.
Для того, щоб видалити шаблон із списку, треба виділити його ім’я і натиснути кнопку Удалить. Але якщо відповідний шаблон розміщено у папці Автозагрузка (детальніше див. про неї нижче), ця кнопка буде недоступною, тобто видалити такий шаблон із списку не вдасться.
Копіювання інструментів
Як вже говорилося, кожний документ Word базується на певному шаблоні, а кожний шаблон має свій набір інструментів, найбільш доцільних для оформлення документів відповідного типу. Скажімо, в шаблоні листа доцільно мати спеціальні стилі для звертання, дати, адреси, основного тексту, цитат, прощання, підпису тощо.
Однак може виникнути потреба використати у документі, над яким Ви працюєте, якийсь вдалий стиль, створений під час роботи над іншим документом і доступний тільки в ньому, або стиль, наявний у іншому шаблоні і відсутній у тому, на якому базується Ваш поточний документ.
Нехай, наприклад, працюючи над певним документом, Ви створили у ньому корисні інструменти (елементи автотексту, стилі, макроси, панелі) і хотіли б мати можливість вживати їх у нових документах, створюваних на базі іншого шаблону. Цього можна досягти, скопіювавши відповідні інструменти з Вашого документа у відповідний шаблон. Можна також скопіювати їх у будь- який інший документ.
У першому випадку інструменти будуть доступні в усіх документах, що створюватимуться на основі "доповненого" шаблону (але не в тих, які були створені на основі цього шаблону раніше, до копіювання в нього нових інструментів).
Обмежимось наразі розглядом копіювання стилів. Інструменти інших типів (панелі, елементи автотексту, макроси) копіюються аналогічно.
Отже, повторимо, потрібний стиль можна зробити доступним для використання у за допомогою копіювання стилів. Можна скопіювати будь-який стиль з будь-якого документа або шаблона в будь-який інший документ або шаблон. Якщо там, куди копіюється стиль, вже є стиль з тим самим іменем,
Word запитає - чи слід замінити наявний стиль новим. Можна або погодитись, або відмовитись.
З метою спрощення викладу, припустимо, що у поточному документі на ім’я Абзац-полігон, створеному на базі шаблону Стандартный отчет (це - один із вбудованих шаблонів Word), Ви створили новий стиль з іменем Бром-а і хочете скопіювати його у шаблон Normal.
Щоб здійснити таке копіювання треба виконати таку послідовність дій.
Викликати діалоговий бокс Стиль або діалоговий бокс Шаблоны п надстройки.
Натиснути кнопку Организатор.. На екрані з’явиться однойменний діалоговий бокс, типовий вигляд якого показано на рис. 3.3. За замовчуванням активною буде саме потрібна нам вкладка Стили (решту вкладок призначено, очевидно, для роботи з інструментами відповідного типу). У полі лівого розгортного списку Стили и документы буде виведено ім’я документа (або шаблона) відкритого в цей час у активному вікні Word, а вище, у полі Из <ім’я файлу>:, - перелік наявних у цьому документі (шаблоні), стилів Аналогічно, у полі правого списку Стили и документы: виводиться ім’я шаблону - Normal.dot, а вище - перелік наявних у ньому стилів. За замовчуванням маркер перебуватиме у лівому полі (Из <ім’я файлу>:), і стрілки- трикутники на кнопці Копировать між цим полем і полем В сім’я файлу>: будуть спрямовані вправо, вказуючи напрям копіювання.
Виділити в полі Из <ім’я файлу>:) ім’я стилю, який Ви хочете скопіювати (або довільну множину таких стилів). Важливо, що досить детальний опис виділеного стилю з’являється у нижній частині боксу (у секції Описание). Якщо виділено кілька стилів, секція буде порожньою.
Натиснути кнопку Копировать. Якщо там, куди копіюється стиль (або стилі), немає стилю з тим самим іменем, копіювання буде виконано, і ім’я стилю з’явиться у полі В сім’я файлу>:.
Якщо в цьому боксі натиснути кнопку Да, стиль, наявний у полі В <ім’я файлу>: (ім’я стилю вказується у запиті - ліворуч знака запитання), буде замінено копією однойменного стилю з поля Из <ім’я файлу>:. Якщо серед стилів, виділених для копіювання, виявиться декілька таких стилів (з однаковими іменами в обох полях), Word виводитиме запити, аналогічні наведеному, щодо кожного стилю. Але якщо натиснути кнопку Да для всех, то решту стилів Word замінить "мовчки”, не роблячи більше жодних запитів.
Якщо замінюється один стиль, натискання кнопки Нет або кнопки Отмена дає однаковий результат. Якщо ж замінюються кілька стилів, кнопка Нет "забороняє”, "блокує" замінювання тільки одного стилю - того, ім’я якого вказано у запиті, кнопка ж Отмена припиняє процедуру замінювання.
Після закінчення процедури копіювання запит зникне, на екрані залишиться бокс Организатор.
Натиснути в цьому боксі кнопку Закрыть. Бокс зникне.
В разі, якщо Ви хочете виконати копіювання у "зворотному" напрямку - скопіювати певний стиль з шаблону Normal у свій документ - треба клацнути мишкою на правому полі з іменами стилів (тобто там, звідки Ви хочете копіювати). Імена полів В та Из поміняються місцями, а стрілки-трикутники на кнопці Копировать змінять свій напрям на протилежний. Далі копіювання здійснюється так, як це описано вище.
За допомогою кнопок Закрыть файл (див. рис. 3.17) можна викликати на ліву і праву половину боксу будь-які документи або шаблони (один — той, звідки Ви хочете скопіювати стиль, другий - той, куди Ви хочете його скопіювати). Після чого можна - описаним вище способом - скопіювати потрібні стилі.
В результаті натискання кнопки Закрыть файл вона перетворюється на кнопку Открыть файл..., а обидва поля над нею очищаються. Натискання кнопки Открыть файл... викликає на екран знайомий Вам діалоговий бокс Открытие документа, за допомогою якого можна знайти і відкрити потрібний документ або шаблон.
Бокс Организатор (рис. 3.3) дозволяє не тільки копіювати стилі, а й досить зручно перейменовувати їх і видаляти.
Видаляти стилі можна по одному або групами. Для цього треба виділити ім’я відповідного стилю (або групу імен) у будь-якому з полів (лівому чи правому) і натиснути копку Удалить.
Перейменовувати стилі можна тільки по одному (якщо виділити кілька імен, то кнопка Переименовать... стає недоступною). Якщо ж виділити одне ім’я стилю і натиснути вказану кнопку, на екрані з’явиться діалоговий бокс Переименование.
У полі Новое имя: буде присутнім ім’я виділеного Вами стилю. Це ім’я можна змінити повністю або відредагувати частково, можна додати псевдонім, після чого натиснути кнопку ОК. Якщо нове ім’я міститиме заборонені символи (див. розділ 3.1.2.2), Word виведе відповідне повідомлення.
У цьому разі слід натиснути кнопку ОК і виправити допущену помилку (бокс Переименование залишатиметься на екрані).
Ще один спосіб копіювання стилів, про який варто знати, пов’язаний із вставлянням у документ абзаців, скопійованих з іншого документу (документу- джерела).
Якщо у документі-джерелі цей абзац має стиль, відсутній у тому документі, куди вставляється його копія, то разом з абзацом у документ буде додано його стиль, який можна буде використати для форматування інших абзаців.
Але якщо у документі вже є стиль із тим самим іменем, що й стиль абзацу, який вставляється, то вставлений абзац буде відформатовано згідно з параметрами того стилю, що є у документі.
Копіювання стилю при копіюванні абзацу можна уникнути, якщо в копію абзацу не включити символ його кінця.
Копіювання інструментів інших типів (елементів автотексту, панелей, макросів) здійснюється цілком аналогічно - треба тільки активізувати відповідну вкладку діалогового боксу Организатор (див. рис. 3.3): клацнути на її імені.