6.5. Порядок зберігання і використання робочих документів аудитора

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. Робочі документи є власністю аудитора. Він має право складати довідки на основі витягів із своїх робочих документів. Однак його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності.

Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта. Робочі документи не можна вимагати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це передбачено рішенням судових і слідчих органів. Робочі документи повинні бути професійно складеними. їх оформлення повинно забезпечувати доступність для читання.

На аудитора покладається відповідальність по своєчасному завершенню формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку.

Завершення формування остаточного аудиторського файлу - це адміністративний процес, що не потребує виконання нових ауди¬торських процедур або складання нових висновків.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, достатнім строком для цього процесу є 60 дніє від дати аудиторського висновку.

Одночасно передбачається, що закон чи нормативний акт може встановлювати інші крайні строки, до яких слід завершити формування остаточних файлів для конкретних типів завдань.

Після завершення формування аудиторського файлу не слід вилучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду зберігання.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів, яке задовольняє вимогам зберігання і конфіденційності.

Як указує Міжнародний стандарт контролю якості 1, період зберігання становить не менше п 'яти років від дати аудиторського висновку.

Строк зберігання робочої документації визначається як практи¬кою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а у випадку необхідності також іншими додатковими умовами.

Формування аудиторського файлу може бути здійснено в певній послідовності (рис. 1.18):

Після завершення аудиту мінімум один примірник усієї підсумкової документації (аудиторського висновку і додаткової документації) залишається в аудитора (аудиторській фірмі).

Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст є конфіденційним і не підлягає розголосу.

У ст. 17 Закону України "Про аудиторську діяльність", визначено, що документи, передані замовником аудиторові (аудиторській фірмі) для проведення аудиту, не підлягають розголошенню чи вилученню без згоди замовника.

Рис 1.18 Послідовність формування аудиторського файла

Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винятком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органів; у випадку контролю роботи аудитора та її якості).

У постійному архів аудиторської фірми доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому (рис. 1.17).

Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поповнюватися.

При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку (файл) і відповідно позначити. Матеріали, що зберігаються в папці постійного архіву, використовує керівник групи для підготовки до чергового аудиту.

Рис. 1.19 Склад папки (файла) постійного архіву