2.4. Основные справочники виртуального предприятия.
Теперь, создав основу виртуального предприятия – разработав учетную политику и структуру, мы тем самым создали информационную базу, представляющую собой модель организации. Но для начала ведения бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» не достаточно просто создать информационную базу, необходимо заполнить ее данными. И прежде всего необходимо заполнить основные справочники, предполагающие частое и многократное использование. Заполнение этих справочников не только позволяет в дальнейшем сократить время на выполнение типовых операций, но и является обязательным для реализации функциональных возможностей программы «1С:Бухгалтерия предприятия». Поэтому заполним основные справочники для организации ООО «Векта».
2.4.1. Справочники кадрового учета.
В пункте 2.3. мы разработали организационную структуру предприятия, сформировав перечень основных подразделений организации. Но для того чтобы эта структура могла функционировать необходим персонал. Поэтому заполним основные справочник кадрового учета.
2.4.1.1. Справочник «Должности»
Справочник предназначен для хранения списка должностей, используемых в организациях. Должность работника указывается при оформлении приказа о приеме на работу, а также может изменяться при кадровом перемещении.
Заполним этот справочник. Для этого перейдем на вкладку «Кадры» на основной панели программы. В данной вкладке в разделе «Справочники» находится пункт «Должности».После щелчка по данной ссылке открывается окно «Должности организации»(Рис.17). В данном окне уже содержится две записи, сформированные в процессе заполнения общих сведений об организации – это должности «главный бухгалтер» и «директор».
Рис.10«Должности организации»
К имеющимся должностям добавим еще одну должность – «кассир». Для этого нажмем кнопку «Добавить» после чего в появившейся пустой строке в поле «Наименование» напишем «кассир». После щелчка мыши программа автоматически присвоит новой должности код. Аналогичным образом добавим еще 10 должностей: диспетчер; завхоз; уборщица; менеджер по продажам; менеджер по снабжению; кладовщик первого склада; кладовщик второго склада; кладовщик третьего склада; первый водитель; второй водитель. Таким образом, окно «Должности организации» примет вид:
Рис.11 «Список должностей организации».
Справочник
должностей предприятия можно просмотреть
либо на вкладке «Кадры» в разделе
«Справочники»-«Должности», либо через
пункт панели инструментов «Операции»-
«Справочники»-«Должности организации».
2.4.1.2 Справочник «Физические лица»
Итак, мы создали перечень должностей, существующих в организации. Далее на каждую из должностей необходимо принять сотрудника. Но перед заполнением справочника «Сотрудники» целесообразным будет заполнить справочник «Физические лица», поскольку это позволит в дальнейшем не заносить вручную сведения о сотрудниках организации, а выбирать сотрудника из списка физических лиц. Поэтому для начала заполним справочник «Физические лица».
Этот справочник также находится на вкладке «Кадры» в основном окне программы в разделе «Справочники».Щелкаем по ссылке с надписью «Физические лица». Открывается окно со списком физических лиц (Рис.19). В этом списке уже есть две записи о двух людях – те, кого мы указывали при заполнении раздела «Ответственные лица организации» (п.2.1.).
Рис.12 «Справочник Физические лица»
Т
еперь
занесем в этот справочник еще одного
человека – Громову Людмилу Ивановну.
Для этого в окне «Физические лица»
щелкнем кнопку «Добавить», в результате
чего открывается окно «Добавить личные
данные». В этом окне в графе «Имя»
указываем Фамилию, Имя и Отчество
добавляемого лица. После этого программа
автоматически внесет эти данные в три
расположенные ниже графы. На вкладке
«Общие» внесем сведения о физическом
лице:
В графе «Дата рождения» укажем: 16.07.1975
В графе «Пол» выберем вариант «женский»
В графе «Место рождения» щелкнем на многоточие рядом с графой и в открывшемся окне «Место рождения» (Рис.31) внесем следующие сведения: «Город» - Киров; «Район»- Нововятский, «Область»-Кировская, «Страна»-Россия. И щелкнем кнопку «ОК»
Рис.13 «Место рождения»
В графе «Удостоверение» также щелкаем по многоточию рядом с графой. Открывается окно «Паспортные данные физического лица» (Рис.32). в данном окне указываем: «Вид документа» - из раскрывающегося списка выберем вариант паспорт гражданина РФ; «Серия»-34 58; «Номер»-997332;
«Дата выдачи»-17.07.1989; «Кем выдан»- ОВД Нововятского района Кировской области; «Код подразделения»-17.
Рис.14. «паспортные данные физического лица»
В графе «Гражданство» выбираем «Россия»;
Графу «Инвалидность» оставляем пустой, так как Громова не является инвалидом;
В графу «ИФНС» указываем код -5674
В графе «ИНН» указываем 546578879809;
В графу «Страховой номер в ПФР» вносим 578-903-053 94.
После внесения всех необходимых сведений вкладка «Общие» примет вид, представленный на рисунке 15.
Далее переходим на вкладку «Адреса и телефоны», на которой необходимо указать контактные данные физического лица.
В графе «Адрес по прописке» при щелчке на значок справа от графы открывается окно «Адрес по прописке», куда необходимо внести индекс- 610025; «Регион»-Кировская область; «Район»-Нововятский; «Город»-Киров; «Улица»-Бородулинская; «дом»-92; «кв»-14. после этого внесенные данные высветятся в поле «представление» в общем виде.(Рис.34). При щелчке на кнопку «ОК» данные заносятся в графу «Адрес по прописке» во вкладке «Адреса и телефоны»
В графу «Адрес проживания» вносим те же данные, что и в графу «Адрес по прописке»
В графе «Телефон» указываем - 4532-4784-233.
После этого нажимаем кнопку «ОК» и в окне «Физические лица» появляется еще одна запись.
Рис.15 «Личные данные физического лица – общие»
Аналогичным образом добавляем еще 10 физических лиц:
После заполнения справочник «Физические лица» имеет вид:
Рис.16 «Перечень физических лиц»
В дальнейшем этот справочник помимо вкладки «Кадры» в панели инструментов программы можно посмотреть, выбрав пункт меню «Кадры». Этот справочник понадобится нам при заполнении данными справочника «Сотрудники».