1.2. Информационное обеспечение учета Материальных ценностей на предприятии

1.2.1. Классификаторы и справочники, применяемые для обработки информации по учету материальных ценностей на пэвм.

В современных условиях развития и повсеместного применения компьютерных технологий во всех сферах производства, использование компьютерных и программных средств в бухгалтерском учете во многом облегчает работу бухгалтеров. Современные комплексы программ, предназначенных для автоматизации различных сфер ведения учета позволяют значительно сократить время на обработку первичной документации.

В большинстве современных компьютерных программ автоматизации ведения бухгалтерского учета предусмотрен определенный перечень классификаторов, определяющих общепризнанные правила определения и отнесения объектов к определенной группе, и справочников, заполнение которых, дает бухгалтеру возможность максимально оптимизировать программный продукт под условия деятельности предприятия и сократит время на внесение различной учетной информации. Приведем пример использования подобных классификаторов и справочников в программном комплексе «1С: Бухгалтерия предприятия».

Для предприятия, занимающегося торговлей необходимы следующие классификаторы:¹⁰

1. ОКВЭД «Общероссийский классификатор видов экономической деятельности». ОКВЭД предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них. 

ОКВЭД состоит из 17 разделов. Торговая деятельность отражена в разделе G «Оптовая и розничная торговля; ремонт автотранспортных средств, мотоциклов, бытовых изделий и предметов личного пользования». Далее каждый раздел классификатора содержит перечень кодов, относящихся к тому или иному виду деятельности. При этом классификация группировок построена по иерархическому принипу.

2.ОКЕИ «Общероссийский классификатор единиц измерения». Данный классификатор предназначен для единого обозначения различных мер площади, объема, расстояния и т.п. Классификатор разбит на 3 раздела: «Международные единицы измерения включенные в ЕСКК», «Национальные единицы измерения включенные в ЕСКК» и ««Международные единицы измерения не включенные в ЕСКК». Каждая группа разбита на подгруппы:

• Единицы длины

• Единицы площади

• Единицы объема

• Единицы массы

• Технические единицы

• Единицы времени

• Экономические единицы

Классификация единиц внутри каждой группы построена по иерархическому принципу.

3. ИНКОТЕРМС- международные правила по толкованию наиболее широко используемых торговых терминов в области внешней торговли. Международные торговые термины представляют собой стандартные условия договора международной купли-продажи, которые определены заранее в международно-признанном документе. Эти условия регламентируют момент передачи права собственности на товар (и, соответственно, ответственность за испортившийся в пути товар, неправильное оформление документов на груз и т. д.). Целью инкотермс является обеспечение комплекта международных правил по толкованию наиболее широко используемых торговых терминов в области внешней торговли.

Кроме того, существует перечень общеиспользуемых классификаторов, применяемых во всех видах деятельности:

- ОКСМ «Классификатор стран мира»;

- ОКВ «Общероссийский классификатор валют»;

- ОКФС «Общероссийский классификатор форм собственности»;

- ОКОПФ «Общероссийский классификатор организационно-правовых форм»;

- ОКОФ «Общероссийский классификатор основных фондов».

При ведении бухгалтерского учета, бухгалтеру предприятия необходимо пользоваться указанными выше общепринятыми и установленными законодательством РФ классификаторами, для правильного отражения информации о деятельности предприятия и совершаемых ее операциях.

В качестве элементов справочника условно-постоянной информации о товаре могут быть использованы следующие данные:

• полное и (или) сокращенное наименование и характеристика (вид, сорт, группа, артикул и т. п.) товара (другие сведения о товаре в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета);

• код (номенклатурный номер) товара, как объекта аналитического учета;

• код единицы измерения товара по Общероссийской классификации единиц измерения (ОКЕИ);

• полное или сокращенное наименование единицы измерения товара в соответствии с принятым в организации порядком обработки данных бухгалтерского учета;

• коэффициенты пересчета количества товара из одних единиц измерения в другие и наименования этих единиц измерения;

• ставка налога на добавленную стоимость;

• норма запаса (лимит) товара исходя из принятых единиц измерения;

• продажные (розничная, мелкооптовая, оптовая) (отпускные) цены товара за единицу измерения. Цены могут быть указаны в рублях или в условных единицах;

• торговые скидки, наценки (накидки) на товар в процентах;

• минимальное количество (объем) мелкооптового (оптового) отпуска (отгрузки) покупателю товара исходя из принятых единиц измерения в организациях оптовой торговли;

• норма убыли для товаров, для которых предусмотрены нормы убыли;

• номер грузовой таможенной декларации (ГТД) и страна происхождения импортного товара;

• другие данные.

Программные продукты автоматизации ведения бухгалтерского учета предполагают наличие определенного перечня справочников, заполнение которых в соответствии с особенностями работы предприятия позволяет в дальнейшем значительно сократить время на обработку первичных документов. Так, например, в программном комплексе автоматизации ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия предприятия», содержится такой компонент меню, как «Справочники». Среди предложенных в этом перечне справочников для торговой организации наиболее значимыми будут следующие справочники:

• «Номенклатура». Справочник предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. В справочнике по умолчанию уже созданы группы номенклатуры. Бухгалтер может вносить объекты, как в уже существующие группы, так и создавать группы самостоятельно.

• «Типы цен номенклатуры». Данный справочник предполагает определение цен, по которым осуществляется приемка( покупка) товаров и их отгрузка ( реализация). Цены используются для подстановки по умолчанию в документах поступления и отгрузки. Данный справочник содержит три типа цен: «Основная цена покупки», « Основная цена продажи», «Основная плановая цена»

• «Склады/места хранения». В справочнике содержится список мест хранения товаров. Каждый элемент справочника описывает физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.).  Аналитический учет в программе можно вести по складам или по предприятию в целом. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. Группы справочника можно создавать самостоятельно.

• «Номенклатурные группы». Справочник предназначен для хранения перечня номенклатурных групп (видов товаров, продукции, работ, услуг), в разрезе которых ведется укрупненный учет затрат основного и вспомогательного производства, а также выручки, полученной от реализации товаров, продукции, услуг. При вводе номенклатурной группы нужно указать список номенклатурных позиций (товаров, продукции, работ, услуг), входящих в состав номенклатурной группы. 

Помимо указанных специфических справочников, торговому предприятию, как и любому другому необходим определенный перечень справочников, позволяющих упростить многократное внесение учетных, адресных данных, реквизитов и т.п. Так, например, бухгалтеру предприятия необходимо использовать и другие справочники, включенные в состав программного продукта. К таким справочникам можно отнести:

Справочник «Контрагенты»- предназначен для хранения информации о поставщикам, покупателях, организациях и частных лицах.

Справочник «Банки»- предназначен для хранения информации о банках, в которых имеются расчетные счета как самой организации, так и ее контрагентов.

Справочник «Валюты»- предназначен для хранения списка валют, используемых в организации.

А также справочники «налоговые органы», «Договоры контрагентов», «Физические лица», «Статьи движения денежных средств», «Статьи затрат», «Сотрудники организации», «Подразделения организации», «Основные средства». Все эти справочники предназначены для хранения информации о соответствующих объектах и многократного ее использования

Использование перечня классификаторов обеспечивает ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми стандартами, позволяя тем самым оптимизировать ведение бухгалтерского учета к МСФО. А применение справочников программных продуктов значительно упрощает использование различных учетных данных, поскольку внося необходимые данные один раз, бухгалтер получает возможность использовать их многократно.