6.3. Особливості та умови контролювання адміністративної діяльності

М.М. Максимцов вважає, що під адміністративним контролем слід розуміти контроль відповідності реальних повноважень керівника (виконавця) повноваженням, зафіксованим в документах, що регламентують діяльність організації.

Під адміністративним контролем в найбільш загальному слід розуміти управлінську діяльність, спрямовану на визначення поточного стану керуючої підсистеми системи управління організацією, що відбувається в ній, з метою виявлення можливих відхилень від заданого режиму функціонування.

Виконавчий контроль передбачає здійснення всіх видів діяльності з оцінки поточного стану та ефективності функціонування керованої системи організації.

Адміністративний державний контроль - перевірка відповідності процесів, виконуваних операцій та/або прийнятих рішень нормативно-правовим актам Державного казначейства, дорученням керівництва, визначеним внутрішнім технологічним регламентам, повноваженням та відповідальності працівників.

Контрольна діяльність може бути здійснена лише за наявності планів і організаційної структури. План організації і плани підрозділів містять ті оціночні стандарти, за якими і можливо визначити якість та ефективність виконаної роботи. Основні етапи процесу контролю:

• конкретизація оціночних нормативів (стандартів);

• зіставлення фактичних результатів з нормативами;

• вироблення і пропозиція практичних коректуючих рекомендацій.

Перший етап. Стандарти (оціночні нормативи) — це конкретні цілі, ступінь досягнення яких піддається вимірюванню. Вони повинні мати часові рамки, в яких має бути виконана робота, і конкретний критерій, за яким оцінюється робота. Встановлення стандартів дозволяє зіставити реально зроблену роботу із запланованою.

Достатньо легко встановити стандарти для величин, що піддаються кількісному вимірюванню, але багато цілей не піддаються кількісному вираженню безпосередньо. В цьому випадку необхідно знайти їх непрямий вираз через інші показники.

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. На цьому етапі необхідно зробити наступні дії:

• визначити масштаб допустимих відхилень;

• виміряти результати;

• оцінити отриману інформацію про досягнуті результати;

• порівняти результати роботи зі встановленими стандартами.

Система контролю повинна спрацьовувати тільки за наявності помітних відхилень від стандартів. Для цього керівництво встановлює масштаб допустимих відхилень. Якщо виявляються відхилення, що не виходять за рамки цього масштабу, то такі відхилення не викликають тривоги.

Найважчий і найдорожчий елемент контролю — вимірювання результатів, що дозволяє встановити, наскільки вдалося дотриматись встановлених стандартів. Тут важливо правильно вибрати одиницю вимірювання, визначити частоту вимірювань. Все це визначається специфікою виду діяльності, що підлягає контролю.

Третій етап. На даному етапі менеджер визначає, які дії слід робити:

• невтручання в роботу, якщо фактичні результати співпадають зі встановленими стандартами або наявні відхилення невеликі (не перевищують масштаб допустимих відхилень);

• усунення відхилень, якщо фактичні результати мають значні відхилення (що перевищують масштаб допустимих відхилень), то слід встановити причини відхилень і досягти повернення до правильних дій;

• зміна стандартів, якщо в процесі реалізації плану стає зрозуміло, що плани складені дуже оптимістично (песимістично) і вимоги стандартів виконати практично неможливо (надзвичайно легко), то в таких випадках стандарти переглядаються у бік пониження (підвищення).

До контрольної діяльності висувається цілий ряд ви­мог, згідно з якими вона повинна бути:

1) підзаконною, тобто контроль має здійснюватися тільки в рамках конкретних нормативних приписів;

2) систематичною, тобто нести регулярний характер;

3) своєчасною, тобто проводитися своєчасно, що знач­но підвищує його ефективність;

4) всебічною, тобто охоплювати найбільш важливі пи­тання, поширюватися на всі служби і структури підконт­рольних органів;

5) глибокою, тобто перевірці повинні підлягати не тіль­ки ті підрозділи, які мають слабкі результати роботи, а й ті, що мають добрі результати. Ця вимога дозволяє виявляти і поширювати передовий досвід, попереджувати помилки та упущення;

6) об'єктивною, тобто виключати упередженість;

7) гласною, тобто її результати повинні бути відомі тим, хто підлягав контролю;

8) результативною (дієвою). Ця діяльність не може об­межуватися виявленням фактичного стану справ. Вона по­винна супроводжуватися конкретними заходами по усу­ненню недоліків.

Умови дієвості адміністративного контролю:

• конкретизація найбільш важливих початкових чинників;

• побудова моделі контролю;

• особлива увага динаміці моделі;

• постійне коректування вибраних початкових чинників;

• оцінка розбіжності між планованим і фактичним;

• визначення можливих коректуючих дій.