1. Основні вимоги до складання та оформлення службових документів

Оформлення тексту документу

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу.                                                                                  Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу.                                                                      Частина 1.

1.1.1. Назва пункту.                                                                   Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту.                                                     § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:

а) якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка;

_______.     1) ________.     І.________.       А.__________.

_______.     2)________.      ІІ._______.        Б.__________.

_______.     3)________.      ІІІ._______.       В.__________.

б) якщо після позначення рубрики крапки немає, сло­восполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку — крапку;

1) ______________; а)  _____________;

2) ______________; б) _____________;

3) ______________; в) _____________;

в) Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступ­на рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, і тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень);

- __________;  *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:

а) ЗОШ – загальноосвітня школа; КМ – Кабінет Міністрів; ДАІ – Державтоінспекція, ЗАО – за­крите акціонерне товариство, СП – спільне під­приємство, КБ – конструкторське бюро;Обл­держадміністрація, рибгосп, автопарк;

б) млн – мільйон; с.г. – сільське господарство, арк. – аркуш, ін-т – інститут, укр. –український, в. о. – виконувач обов’язків, заст. – заступник, сб. – субота, вул. – вулиця;

в) усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у листах – при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК – Хмельницький політехнічний коледж,ММФ — механіко-математичний факультет тощо.

Зазвичай усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.