Засвідчення документа
Засвідчуються документи підписанням, затвердженням та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Приклад |
|||||||||
|
Якщо документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня, керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, — підписується лише оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.
Документи підписує зазвичай одна особа, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — дві або більше осіб. При цьому їх підписи розміщуються один під одним відповідно до посади.
Приклад |
|||||||||
|
Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи розміщуються на одному рівні.
Приклад |
||||||
|
Документи колегіальних органів підписує той, хто головує на засіданні колегіального органу, і секретар.
Приклад |
|||||||||
|
Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).
Звернути увагу. Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставлянням правобіжної риски перед найменуванням посади.
Особливим способом засвідчення документа після підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належать вирішувані питання, викладені в цьому документі.
Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівельних об’єктів, списання; експертизи; передавання справ; ліквідації установ).
Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).
Програми (виконання робіт і здійснення заходів, відряджень тощо).
Розцінки на виконання робіт.
Статути державних підприємств (об’єднань).
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розписи.
Затверджують документ за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.
Приклад |
||
|
Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
Приклад |
||
|
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які треба скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.
Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (приймання закінчених будівельних об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо).
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічну співпрацю, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
Посвідчення про відрядження.
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
Протоколи (погодження планів поставок).
Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
Специфікації (виробів, продукції тощо).
Статути державних підприємств (об’єднань).
Титульні списки.
Штатні розписи.
Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Звернути увагу. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.