6. Оформлення реквізиту «Адресат»

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку.

Приклад

Міністерство фінансів України Міністерство охорони здоров’я України Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному.

Приклад

Міністерство аграрної політики України Управління справами Головному спеціалісту (Прізвище, ініціали)

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Приклад

Міністру освіти і науки України (Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата слід зазначати узагальнено.

Приклад

Генеральним директорам виробничих об’єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Звернути увагу. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів.

Слово «Копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається перелік на розсилку і на кожному документі зазначається лише один адресат.

До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Приклад

Державний комітет архівів України вул. Солом’янська, 24, м. Київ-110, 03110

У разі надсилання документа громадянинові спершу зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса.

Приклад

(Прізвище, ініціали) вул. Київська, 57, кв. 9, м. Одеса-26, 65026

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із надрукованими адресами.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад

Іваненко 287-1463