2.Текст документа, вимоги до нього.

Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки,

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопо­четься.

• Від першої особи пишуться заяви, автобіографи, доповідні й пояснювальні записки,, накази.

• Не вживати образник виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв 'язку з, згідна з, з метою, необхідний для, в

• Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги... ;У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою... ; Відповідно до попередньої домовленості.. ; Відповідно до Вашого прохання...

• Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ховуючи... ; Беручи до уваги... ; Розглянувши... ; Вважаючи...

• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).

• Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції. ..

• Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то то­ді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними прави­лами: р-н, км, напр., канд. філол. наук.

• Віддавати перевагу, простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

3.Поняття про реквізити, формуляр.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за за­твердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які на­зиваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель

побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1) державний герб;

2) емблема організації чи підприємства;

3) зображення державних нагород;

4) код установи, організації, підприємства;

5) код форми документа;

6) назва міністерства або відомства (вищої організації або за­мовника); 7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа;

8) назва структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10) назва виду документа;

11) дата;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту:

20) відмітка про контроль;

21) текст;

22) відмітка про наявність додатка;

23) підпис;

24) гриф узгодження;

25) візи;

26) печатка;

27) відмітка про засвідчення копій;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;

31) відмітка про надходження.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття,

спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з рекві­зитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють кон­кретними відомостями. Найпоширенішими е бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Основні правила оформлення реквізитів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.