II. Облік документів із грифом «комерційна таємниця»

2.1. Складання й оформлення документів.

2.1.1. Документи складаються і друкуються в суворо обмеженій кількості екземплярів, яку визначає керівник підприємства або структурного підрозділу. Документи обмеженого користування (ДОК) підготовляються з дозволу керівників підприємства, беруться на інвентарний облік і в справи не підшиваються. На таких документах підрозділ безпеки проставляє штамп «ДОК».

2.1.2. Кожен вид документа повинен мати визначену сукупність реквізитів та їхнє розташування відповідно до вимог ДСТ.

2.1.3. Кожен додаток до документа повинен мати самостійну порядкову нумерацію аркушів або сторінок.

При відправленні документа із супровідним листом після слова «Додаток» у листі вказується найменування кожного додатка, його реєстраційний номер, номери і кількість доданих примірників, їхній гриф і кількість сторінок.

2.1.4. Документи, що підлягають реєстрації, здаються виконавцями в підрозділ конфіденційного діловодства разом з чернетками.

Забраковані або надруковані зайві документи здаються в підрозділ конфіденційного діловодства для знищення за актом.

2.1.5. Якщо документ, підготовлений і надрукований як несекретний, за рішенням керівника підприємства або керівника підрозділу безпеки підпадає під категорію «Комерційна таємниця», він реєструється в підрозділі безпеки. Для цього надаються всі екземпляри надрукованого документа і чернетки. Кількість екземплярів надрукованого документа і сторінок зданих чернеток підтверджується підписами виконавців і працівника підрозділу безпеки на звороті останнього екземпляра зданого документа.

У випадку нестачі сторінок, екземплярів або чернеток керівником підрозділу економічної безпеки здійснюється службове розслідування.

2.1.6. Як правило, документи з грифом «комерційна таємниця» виконуються у виданих підрозділом економічної безпеки виконавцям врахованих робочих зошитах. Дозволяється виготовлення чернеток документа на окремих сторінках, врахованих у підрозділі конкурентної розвідки.

2.1.7. Уся кореспонденція, що надходить на адресу підприємства із грифом «комерційна таємниця», приймається тільки працівником підрозділу конфіденційного діловодства, що перевіряє правильність адреси, цілість упаковки і відбитків печаток, їхню відповідність найменуванню відправника, звіряє номери вкладень, зазначені на пакеті, з номерами, зазначеними в реєстрі. При виявленні ушкоджень упакування й інших невідповідностей складається акт. Пакети реєструються в журналі.

2.1.8. При розкритті пакетів перевіряється відповідність вказаних на них облікових номерів номерам, що знаходяться в пакеті документів, їх кількість і наявність усіх сторінок документів. При розбіжностях складається акт.

2.1.9. Пакети з позначкою «Особисто» розкриваються особисто. адресатом. У журналі обліку вхідних документів робиться запис «Пакет з позначкою особисто».

2.1.10. Помилково надіслані документи повертаються відправнику.

2.1.11. Після розкриття пакетів документи негайно реєструються в журналі. При реєстрації на першій сторінці вхідного документа проставляються обліковий (вхідний) номер, дата реєстрації, кількість сторінок основного документа і додатків до нього. Несекретні додатки до документа, якщо вони не підлягають спільному збереженню, передаються в канцелярію під розписку на супровідному листі.

2.1.12. Після реєстрації документи передаються для розгляду керівникам підприємства або особі, якій вони адресовані.

2.2. Друкування і розмноження документів.

2.2.1. Друкування документів із грифом «комерційна таємниця» здійснюється в приміщенні підрозділу економічної безпеки. До початку друкування документи реєструються в журналі.

2.2.2. На кожному надрукованому екземплярі документа проставляється в правому куті поля ступінь грифа важливості документа, визначеного як такий, що містить комерційну таємницю, а за необхідності — позначка «Особисто».

На останній сторінці кожного екземпляра надрукованого документа вказуються: реєстраційний номер, кількість надрукованих екземплярів, з чого друкувався документ, список адресатів, прізвища виконавця і друкарки (оператора ПК), дата друкування. Реєстраційний номер проставляється на кожній сторінці документа.

2.2.3. Зняття копій і проведення виписок з документів здійснюється за письмовим дозволом керівника структурного підрозділу або підрозділу конфіденційного діловодства. Копії документів і виписки з них враховуються за новими обліковими номерами. При цьому на документах і в журналі обліку робиться позначка, коли і скільки екземплярів знято, за якими номерами вони на обліку.

2.3. Оформлення, адресування і відправлення вихідних документів.

2.3.1. Вихідна кореспонденція з грифом «комерційна таємниця» відправляється тільки підрозділом економічної безпеки через спецзв’язок.

2.3.2. Облік підготовлених документів здійснюється в журналі.

2.3.3. Перед вкладанням у пакет документи обгортаються світлонепроникним папером. Пакет заклеюється і прошивається хрест-навхрест нитками або скріпками з таким розрахунком, щоб були захоплені всі його клапани. Якщо вкладені документи не можна проколювати, то пакет прошивається хрест-навхрест через середину всіх його країв так, щоб нитка туго схоплювала вміст і зав’язувалася в центрі зворотного боку пакета. Паперова наклейка з відбитком печатки «Для пакетів» наклеюється силікатним клеєм на центр зворотного боку пакета, щоб вузол прошивання був закритий наклейкою.

2.3.4. На пакеті проставляються такі реквізити: гриф пакета — у правому верхньому куті і підпис особи, що здійснювала конвертування, завірена печаткою підприємства; нижче — адреса одержувача, а під ним — адреса відправника і реєстраційні номери вкладених документів.

2.3.5. Кореспонденція відправляється за реєстрами через органи спецзв’язку. У межах міста кореспонденція може доставлятися адресатам за розносними книгами або розписками виконавцем документа або кур’єром підприємства за згодою керівника підрозділу економічної безпеки, на службовому автотранспорті або особистих автомашинах.

2.4. Оформлення, облік і збереження робочих зошитів.

2.4.1. Для ведення записів конфіденційного характеру виконавцям видаються робочі зошити, що обліковуються в журналі. Аркуші зошитів нумеруються, прошиваються, друкуються і завіряються підписом працівника підрозділу безпеки.

2.4.2. Чернетки документів із грифом «комерційна таємниця» дозволяється робити на окремих аркушах, що підлягають обліку в журналі  (друга половина журналу).

2.5. Складання номенклатури. Збереження справ.

2.5.1. 3 метою правильного формування справ, надійного збереження документів розробляється номенклатура справ, у яку повинні включатися всі справи, що ведуться на підприємстві. Номенклатура справ повинна містити такі позиції: порядковий обліковий номер справи; її заголовок, гриф, прізвище виконавця, якому надане право користуватися справою; дата закладу і закінчення справи; термін збереження; примітка.

2.5.2. Номенклатура справ розробляється підрозділом економічної безпеки разом з керівниками структурних підрозділів наприкінці поточного року на черговий рік. Номенклатура справ підписується керівником підрозділу економічної безпеки і затверджується керівником підприємства.

2.5.3. На обкладинці справи (тому) указується гриф ( відповідно до ступеня важливості відомостей, що становлять комерційну таємницю), номер справи (тому), заголовок (найменування справи) або за необхідності — шифр теми, дата закладу справи, кількість сторінок справи (тому), а також термін його зберігання.

2.5.4. Усі закінчені виробництвом справи повинні бути правильно оформлені: аркуші справи зброшуровані і пронумеровані, складено внутрішній опис, на описі і на спеціально підшитій сторінці наприкінці справи (тому) зроблено засвідчуючий напис про кількість сторінок, що знаходяться в справі, і документів (цифрами і прописом).

2.5.5. Вилучення зі справи документів здійснюється у виняткових випадках із залишенням у справі довідки-замінника. У випадку безповоротного вилучення зі справи документів, у внутрішньому описі справи і формах обліку робляться відповідні відмітки.

2.5.6. Номенклатура справ зберігається постійно, а реєстраційні журнали — не менше 5 років.

2.5.7. Закінчені виробництвом справи зберігаються на підприємстві протягом 5 років.