III. Знищення документів

3.1. Знищенню підлягають документи і справи, що втратили практичне значення і не мають наукової, історичної або комерційної цінності.

3.2. Документальні матеріали знищуються на підставі рішення експертної комісії, що створюється на підприємстві.

3.3. Справи і документи із закінченими термінами збереження знищуються в комісійному порядку зі складанням відповідного акта (зразок додається), що підписується всіма членами комісії і затверджується керівником підприємства.

3.4. Знищення документальних матеріалів здійснюється шляхом спалювання, подрібнення на спеціальних машинах.

 

IV. Перевірка наявності документів

4.1. Співробітники підрозділу економічної безпеки не менше одного разу на квартал перевіряють наявність усіх отриманих і надрукованих документів із грифом «комерційна таємниця», облічених за період, що перевіряється, з оцінкою про результати перевірки в спеціальному робочому зошиті.

4.2. Після закінчення року здійснюється перевірка наявності всіх документів і справ із грифом «комерційна таємниця», для чого наказом по підприємству призначається спеціальна комісія в складі не менше трьох співробітників з числа осіб, що мають пряме відношення до документів, які перевіряються.

4.3. За результатами перевірки складається акт, в якому вказується:

а) вид перевірки;

б) склад комісії;

в) загальна кількість взятих на облік документів і справ;

 г) дані про наявність цих документів;

д) виявлені порушення вимог цієї Інструкції й інших порушень режиму в роботі з конфіденційною інформацією;

е) висновки і пропозиції за результатами перевірки.

Акт підписується членами комісії і затверджується керівником підприємства або його заступником.

4.4. Нестача документів із грифом «комерційна таємниця» розглядається як надзвичайна подія і про це негайно доповідається керівникові підприємства.

4.5. Підрозділ конкурентної розвідки не менше одного разу на квартал перевіряє дотримання виконавцями порядку збереження документів із грифом «комерційна таємниця» і роботу з ними на робочих місцях.

 

V. Обов’язки, права і відповідальність співробітників

підрозділу безпеки з ведення діловодства документів,

які складають комерційну таємницю

5.1. Співробітники підрозділу безпеки зобов’язані:

5.1.1. Організовувати і вести належний облік документів із грифом «комерційна таємниця», забезпечувати їхнє надійне збереження.

5.1.2. Забезпечувати чітке діловодне обслуговування виконавців.

5.1.3. Суворо дотримуватись вимог Положення про дозвільну систему доступу виконавців до документів і відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства, видавати документи для роботи тільки тим виконавцям, яким надане право користування ними.

5.1.4. Здійснювати квартальну і річну перевірку наявності документів із грифом «комерційна таємниця», перевіряти порядок поводження з ними виконавців на робочих місцях, знищувати в комісійному порядку документи,  не потрібні в роботі.

5.1.5. Проводити з виконавцями роз’яснювальну роботу з питань режиму поводження з документами і відомостями, які складають комерційну таємницю.

5.2. Співробітники підрозділу мають право:

5.2.1. Вимагати від виконавців і контролювати забезпечення встановленого цією Інструкцією порядку обліку, збереження, розмноження і користування документами, що містять комерційну таємницю.

5.2.2. Вживати заходів щодо запобігання розголошенню і витоку комерційних секретів при веденні діловодства, а також при веденні відкритого службового листування і публікації матеріалів, звільнених від цензорського контролю.

5.2.3. Здійснювати перевірки стану режиму поводження з документами «комерційна таємниця» на робочих місцях виконавців.

5.2.4. Вимагати від працівників підприємства надання письмових пояснень щодо фактів розголошення комерційних секретів, утрати документів, виробів або продукції, що містять таку інформацію, збуджувати перед керівниками підприємства клопотання про покарання виконавців за зазначені вище факти й інші порушення при роботі з документами, які складають комерційну таємницю.

5.3. Співробітники підрозділу безпеки несуть відповідальність:

5.3.1. За схоронність документів із грифом «комерційна таємниця».

5.3.2. За невиконання обов’язків і використання прав, передбачених теперішньою інструкцією.

5.3.3. За правильність рекомендацій, що надаються виконавцям з питань підготовки, розмноження і поводження з документами з грифом «комерційна таємниця».

5.3.4. За своєчасність і якісне проведення перевірки наявності документів із грифом «комерційна таємниця», а також за їх знищення.

 

 

Питання для розгляду на практичному занятті