3.7. Облік дебіторської заборгованості за розрахунками

Облік розрахунків за дебіторською заборгованістю з роз­рахунків ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіто­рами". За дебетом рахунка відображається виникнення дебі­торської заборгованості, за кредитом - її погашення або спи­сання.

Рахунок 37 "Розрахунки з різними дебіторами" має такі субрахунки:

371"Розрахунки за виданими авансами";

372"Розрахунки з підзвітними особами";

373"Розрахунки по нарахованих доходах";

374"Розрахунки за претензіями";

375"Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків";

376"Розрахунки за позиками членам кредитних спілок";

377"Розрахунки з іншими дебіторами". Дебіторська заборгованість за розрахунками виникає у

випадках:

1. При переплаті податків.

В такому випадку у державного бюджету та соціальних фондів виникає заборгованість перед підприємствами в сумі переплачених податків або платежів. Вона може бути повер­нута на рахунок підприємства або зарахована в майбутніх пе­ріодах за борги, що будуть нараховані.

При виникненні дебіторської заборгованості за податка­ми і платежами складаються такі облікові записи :

Дебет 64 "Розрахунки за податками і платежами"

Дебет 65 "Розрахунки зі страхування"

Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті"

2. За авансами виданими:

Якщо підприємство виплатило аванс постачальнику, то у постачальника виникають зобов'язання щодо відвантаження матеріалів, товарів тощо. В обліку операції з видачі авансів і взаємного зарахування заборгованості відображаються запи­сами:

1. Сплачено постачальникові аванс за матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет 371 "Розрахунки за виданими авансами"; Кредит ЗО 1 " Каса в національній валюті"; Кредит 311 "Поточні рахунки в національній валюті"

2.Отримано від постачальника матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет рахунків матеріальних запасів 20,22,28;

Кредит 631" Розрахунки з вітчизняними постачальниками ".

Одночасно на суму ПДВ:

Дебет 641 "Розрахунки за податками";

Кредит 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками".

3.Зарахування заборгованості за поставлені матеріали, товари, роботи послуги:

Дебет 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками"

Кредит 371 "Розрахунки за виданими авансами".

3. З нарахованих доходів

Дебіторська заборгованість з нарахованих доходів вини­кає, якщо підприємство нараховує доходи від використання його активів іншими сторонами, ймовірність отримання яких ним визнається. Це можуть бути відсотки, дивіденди, роялті.

Відсотки — плата за використання грошових коштів, їх еквівалентів або сум, що заборговані підприємству. Нарахуван­ня відсотків здійснюється у тому звітному періоді, до якого вони належать, виходячи з бази їх нарахування та строку користу­вання активами. Підприємство повинне нараховувати відсот­ки кожного місяця. При цьому складається запис на рахунках бухгалтерського обліку

Дебет 373 "Розрахунки за нарахованими доходами";

Кредит 732 "Відсотки одержані".

4. Із підзвітними особами

Підзвітні особи — працівники або власники підприєм­ства, які отримали кошти з каси підприємства для забезпе­чення потреб, пов'язаних з його господарською діяльністю. Суми, що видаються готівкою працівникам "під звіт", обме­жуються рішеннями Національного банку України (НБУ). НБУ накладає обмеження на розмір та час використання от­риманих коштів.

Кошти підзвітним особам видаються :

- для придбання товарів і послуг;

- для покриття витрат у відрядженні.

Аванс на придбання товарів і послуг повинен бути викорис­таний не пізніше наступного дня з дня їх отримання з банку. Сума, за якою здійснюються розрахунки з однією юридичною особою за один день, не повинна перевищувати 10 000 грн.

Аванс на відрядження повинен підтверджуватися звітом в 3-денний термін з дня повернення з відрядження.

Видача коштів під звіт оформляється видатковим касо­вим ордером на основі розпорядження керівника підприємства за умови відсутності попередньої заборгованості за отримани­ми авансами.

Сума авансу на придбання товарів і послуг визначаєть­ся, виходячи з господарських потреб з урахуванням обмежень НБУ.

Сума авансу на відрядження визначається, виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на готель та кількості днів відрядження.

Порядок оплати і норми видатків по відрядженнях виз­начаються постановою КМУ "Про норми відшкодування вит­рат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну № 59 від 13.03.98 р.) зі змінами.

Працівники підприємства скеровуються у відрядження за наказом керівника, у якому визначено місце та ціль відряд­ження. У відповідності до наказу керівника працівникові ви­писується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по-батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, у відповідності до якого працівник відправляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реє­страції посвідчень про відрядження. При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кількість фактичних днів перебування у відряд­женні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.

Якщо працівник скеровується у закордонне відряджен­ня у країни, з якими встановлено повний прикордонний кон­троль, то кількість днів перебування у відрядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

За кожен день перебування у відрядженні працівник от­римує добові. Розмір добових у межах України складає 30 грн.

Розмір відшкодування витрат на відрядження для держав­них службовців та працівників бюджетних установ визначають­ся спеціальним додатком до Постанови Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Максимальний термін перебування у безперервному відряджені в Україні — 30 календарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, що на­правляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати пе­ріоду будівництва об'єктів. Мінімальний термін відрядження 1 день. При одноденному відрядженні добові виплачуються в повному розмірі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспортного засобу від місця роботи відряджено­го працівника, днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.

Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.

Після повернення з відрядження працівник складає в 3-ден- ний термін авансовий звіт про здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівникові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі витрати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, витрати на проїзд до місця відряджен­ня і назад, витрати на постіль, — за умови надання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт здійснення витрат. Добові нараховуються за кожен день перебування у відряд­женні, включаючи день виїзду та приїзду. Не використана сума авансу повертається в касу підприємства.

Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання то­варів і послуг, то вона на підставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати також складає авансовий звіт.

Рахунки з підзвітними особами відображаються в обліку на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Саль­до субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. У балансі воно відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зо­бов'язань.

Основні господарські операції за субрахунком відобража­ються записами:

1. Видано аванс підзвітній особі:

Дебет 372 "Розрахунки з підзвітними особами";

Кредит ЗО "Каса".