18.3. Організація переговорів та укладання договорів

Проведення безпосередніх експортно-імпортних операцій доцільно розбити на три етапи: підготовка до укладання контрактів купівлі-продажу; укладання контрактів; виконання контрактів. Кожен з цих етапів, в свою чергу, розбивається на декілька послідовних стадій.

Відібравши можливих контрагентів, експортер чи імпортер береться до встановлення контактів з ними. При цьому на основі прямих зв'язків продавець може використовувати різні способи встановлення контактів з потенційними покупцями, а саме:

► направити пропозицію (оферту) безпосередньо одному чи декільком можливим покупцям;

► прийняти та підтвердити замовлення покупця;

► направити покупцю пропозицію у відповідь на його запит;

► взяти участь у торгово-промислових виставках та ярмарках;

► направити можливому покупцю комерційний лист з інформацією про наміри почати переговори з приводу укладення конкретної угоди;

► направити проформу контракту вже відомому покупцю як результат погодження умов контракту по телефону, телетайпу чи телексу;

► розмістити рекламні оголошення у засобах масової інформації, направити каталоги, прейскуранти, проспекти з товарами, що пропонуються.

Для успішного укладання імпортної угоди, що заснована на прямих зв'язках з контрагентом, необхідно також здійснити підготовчу роботу і перш за все знайти спосіб встановлення контакту з потенційним продавцем-експортером. Такими способами є:

► направлення потенційному чи вже відомому продавцю замовлення;

► направлення запиту виробнику на товари, що цікавлять підприємство;

► оголошення торгів з запрошенням до участі фірм, які можуть прийняти та виконати умови організаторів торгів;

► направлення можливому виробнику комерційного листа про наміри у відповідь на його рекламу чи інформацію;

► направлення експортеру безсуперечного акцепту на його пропозицію.

Встановленню договірних відносин завжди передує переддоговірний період, протягом якого ведуться попередні переговори про майбутню угоду та узгоджуються її основні умови. Ці переговори можуть вестись шляхом листування, особистих зустрічей та по телефону (рис. 18.1).

Велика підготовча робота, яка включає листування, бесіди, переговори з іноземними партнерами, зустрічі, прийоми тощо, необхідна для ведення зовнішньоекономічної діяльності. Важливе значення має грамотне проведення не тільки ділової, особливо для людей, зайнятих бізнесом, але й протокольної сторони спілкування.

При спілкуванні з іноземними громадянами необхідно враховувати правові аспекти. Слід пам'ятати, що іноземні громадяни мають певні права і обов'язки. Знання цих правових основ необхідне, а їх недотримання може привести до порушення закону.

Переговори можуть бути завершені підписанням обговореного і погодженого контракту. Окрім цього, вони можуть бути перервані у зв'язку з необхідністю доопрацювання в окремих складних питань, яке потребує певного часу. При цьому сторони домовляються про продовження переговорів і встановлюють строк нової зустрічі. В цьому, випадку можуть бути підписані такі документи, як меморандум, актова замітка, в яких викладаються досягнуті моменти, погоджені умови запланованої угоди, що підписуються обома сторонами. Може бути складений протокол про наміри. При цьому, необхідно пам'ятати, що цей документ юридичної сили не має. Його призначення — дати доручення виконавцям здійснити ті дії, які в ньому записані (підготувати документ, направити зразок тощо).

Після завершення переговорів доцільно провести їх аналіз, звернути увагу на те:

► які дії сприяли успіху (не успіху) переговорів;

► які виникли труднощі в ході переговорів, як ці труднощі долались;

► що не було враховано при підготовці до переговорів і чому;

► які виникли несподівані обставини в ході ведення переговорів;

► якою була поведінка партнера на переговорах, які аргументи були ' дієвими;

► які принципи ведення переговорів можна і потрібно використовувати на інших переговорах.

Накопичуючи таку інформацію, а також самі записи бесід, набувається необхідний досвід з проведення переговорів, підвищується кваліфікація. Це допомагає уникнути помилок, в майбутньому.

У переддоговірному періоді, зазвичай, складається проект договору, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами.

У міжнародній комерційній практиці застосовуються різні способи укладення експортно-імпортних угод, а саме: підписання контракту учасниками та контрагентами, акцепт покупцем твердої оферти продавця, акцепт продавцем контроферти покупця, підтвердження продавцем замовлення, що зробив покупець.

Права та обов'язки сторін за контрактом виникають з моменту, коли він вважається укладеним. При цьому такий момент не однаково визначається законодавством різних країн. При підписанні контракту присутніми сторонами він вступає в силу (вважається укладеним) з моменту його підписання сторонами, що домовляються, якщо в цьому документі не вказаний інший строк вступу його в дію. Датою укладання контракту, таким чином, є дата його підписання. При укладанні контракту між відсутніми сторонами (тобто шляхом листування) момент укладення визначається по-різному: наприклад, в Англії, США, Японії, Швейцарії контракт вважається укладеним з моменту відправлення письмового акцепту; у Франції, ФРН, Італії, Австрії — з моменту отримання оферентом акцепту. Це відноситься і до видачі замовлень.

В міжнародній практиці іноді угоди укладаються в усній формі — по телефону, на аукціонах, на біржах. Проте, усна домовленість обов'язково підтверджується письмовим контрактом, що підписують обидві сторони. Зобов'язання сторін виникають з моменту підписання контракту.