1. Оформление актов.

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если имеется);

• наименование организации;

• название вида документа;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись;

• дата;

• регистрационный индекс.

• Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

• гриф утверждения;

• печать;

• (ОКОГУ) или (ОКЮЛП);

• (ОКУД);

• отметка о контроле;

• отметка об ознакомлении с актом.

Число экземпляров акта определяется нормативно-правовыми документами или практической необходимостью.

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии.

При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать.

2. Оформление служебных писем.

Шрифт Times New Roman, пт 14., полуторный межстрочный интервал, текст расположен по ширине.

Обязательными реквизитами служебного письма являются:

• - реквизиты бланка:

• -  наименование организации,

• -  справочные данные об организации,

• -  дата письма,

• -  регистрационный номер,

• -   ссылка на дату и номер поступившего документа,

• -  адресат;

• -  заголовок к тексту (при необходимости);

• -  текст;

• -  отметка о наличии приложения;

• -  подпись;

• -  отметка об исполнителе.

3. Оформление докладных и объяснительных записок.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Каждый из этих документов должен иметь:

• указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

• наименование адресата (кому направляется документ);

• наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");

• дату составления;

• регистрационный номер;

• заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");

• текст;

• подпись составителя (с указанием должности).