2. Работа с графиком отпусков. Оформление приказа о предоставлении отпуска работнику.

Составляем график отпусков

Приближается конец года — время, когда не только подводятся итоги, но и намечаются планы на будущее. Уже сейчас работодатели должны распланировать время и определить очередность предоставления сотрудникам отпусков в 2010 году. Составить график отпусков нужно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года. О том, на что нужно обратить внимание при составлении документа, как оформить график и внести в него изменения, читайте в статье.

В графике должно быть отражено время и продолжительность предоставления отпусков всем без исключения сотрудникам, работающим в компании по трудовому договору (в том числе имеющим право на отпуск в любое удобное для них время и внешним совместителям).

Если графика нет

Отсутствие графика отпусков в организации не только нарушает права работника, но и может неблагоприятно отразиться на работодателе. Сотрудник не просто лишается возможности планировать время отдыха — без графика отпусков ему сложнее реализовать свое право на отдых в течение календарного года.

Работодатель при отсутствии информации о времени ухода сотрудников компании в отпуск лишается возможности:

• заблаговременно оформить необходимые документы, подготовиться к выплате отпускных. Согласно части 9 статьи 136 ТК РФ отпускные должны быть выданы не менее чем за три дня до начала отпуска;

• найти замену уходящему в отпуск сотруднику (если это необходимо);

• регулировать последовательность и равномерность отдыха сотрудников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать не отгулянные отпуска.

Разрабатываем проект документа

При составлении графика отпусков нужно одновременно учесть:

• положения действующего законодательства об отпусках;

• особенности производственного процесса;

• пожелания работников.

В дальнейшем это позволит работодателю предоставлять отпуска сотрудникам без нарушения нормального хода работы организации, а также избежать споров с работниками относительно времени ухода в отпуск.

Предварительная работа по подготовке графика отпусков на предприятиях крупного и малого бизнеса строится по-разному.

При большой численности работников целесообразно составлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители структурных подразделений, которые планируют работу всего подразделения и могут увязать пожелания работников с производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования отпуска, предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.

Учитываем положения действующего законодательства

Определяем стаж работы. Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), определяется в соответствии со статьей 121 ТК РФ. Обратите внимание: для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:

• продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);

• момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

Определяем продолжительность отпуска. Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). В противном случае полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Что такое рабочий год Согласно пункту 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169, при назначении отпуска учитывается не календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий год, то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к данному работодателю. Следовательно, для каждого сотрудника рабочий год свой.

Учитываем пожелания работников

Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

• в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;

• ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.

Заполняем форму № т-7

Для оформления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Знакомим работников с графиком отпусков

Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме № Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников, работодатель может:

• дополнить форму № Т-7 недостающей графой. В «шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)». Поступить так разрешает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Главное, чтобы вносимые изменения были оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например приказом руководителя организации;

• составить уведомление (лист ознакомления) в произвольной форме. Документ будет являться приложением к графику отпусков.

Перенос отпуска

Обязанность работодателя. Работодатель обязан перенести отпуск сотрудника на другой срок, если он своевременно:

• не оплатил отпуск сотрудника. Оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136

ТК РФ);

• не предупредил его о времени его начала. Сделать это нужно за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Если работодатель согласен, на заявлении работника, составленном в произвольной форме, он ставит свою резолюцию. При этом издается соответствующий приказ.