Глава 3. Разработка требований и порядка создания автоматизированной системы предприятия
В отделе управления проектами компании ЗАО «АгроПромЛогистика» существует выстроенная система бизнес-процессов отдела, отображающая основные процессы стандарта управления проектами. Для выполнения задач, стоящих перед отделом, используются функции, выполняемые в рамках следующих бизнес-процессов Компании:
Таблица 3.1 Система БП ЗАО «АгроПромЛогистика»
№ |
Бизнес-процесс |
Владелец |
1. |
Формирование реестра проектов |
Директор Департамента корпоративного управления |
2. |
Формирование функциональных стратегий |
Директор Департамента корпоративного управления |
3. |
Формирование портфеля проектов на планируемый период |
Директор Департамента корпоративного управления |
4. |
Контроль и регулирование портфеля проектов |
Директор Департамента корпоративного управления |
5. |
Инициация проекта |
Директор Департамента корпоративного управления |
6. |
Планирование проекта |
Директор Департамента корпоративного управления |
7. |
Контроль и регулирование проекта |
Директор Департамента корпоративного управления |
8. |
Завершение проекта |
Директор Департамента корпоративного управления |
9. |
Совершенствование Корпоративного стандарта управления проектами |
Директор Департамента корпоративного управления |
Каждый из бизнес-процессов Отдела реализуется посредством индивидуальных функций. При этом, функции Отдела полностью или частично автоматизированы существующей информационной системой управления проектами. В табл.3.2 представлен анализ степени автоматизации каждого из бизнес-процессов Отдела.
- не требуется автоматизации
- автоматизировано
- необходима автоматизация
Табл. 3.2. Анализ степени автоматизации бизнес-процессов.
Бизнес-процессы |
Функции |
Операции |
Существующая автоматизация |
Документы |
Степень автоматизации процесса |
Формирование реестра проектов |
|
Проверка оформления заявки на проект; Проверка заявки на дублирование в реестре проектов; Информирование ФЗ об отклонении заявки на проект; Определение ГЗ и согласование с ним сроков экспертизы заявки на проект; Регистрация заявки на проект в реестре проектов;
|
Ведение Реестра проектов (ввод, корректировка, хранение, чтение записей) Доступ к Проектным папкам и архиву по ссылкам из Реестра проектов |
Заявка на проект (чтение, изменение статуса заявки, оформление экспертного заключения, маршрутизация) Аналитические отчеты по Реестру проектов (формирование, доставка адресатам) |
|
|
Направление заявки на экспертизу ГЗ; Контроль сроков экспертизы ГЗ заявки на проект; Информирование Начальника ОУП о срыве сроков предоставления результатов экспертизы ГЗ; Внесение результатов экспертизы ГЗ в реестр проектов.
|
||||
Формирование функциональных стратегий |
|
Формирование информации для формирования ФС; Предоставление информации для формирования ФС функциональному заказчику;
|
Актуализация Реестра проектов по результатам формирования функциональной стратегии |
Выписка из Реестра проектов (формирование, доставка адресатам) Функциональная стратегия – автоматизируется в рамках контура стратегического управления Заявка на проект (форматный ввод и корректировка, хранение, маршрутизация) |
|
|
Выделение состава проектов зафиксированных в ФС; Актуализация в реестре информации о проектах, включенных в ФС; Внесение в реестр проектов информации об отклонении проекта в ближайшей перспективе. |
||||
Формирование портфеля проектов на планируемый период |
|
Определение перечня требований к квалификации необходимой специалистам РГ; Подбор специалистов с необходимой квалификацией внутри организации; Поиск специалистов с необходимой квалификацией вне организации; Визирование приказа о персональном составе рабочей группы.
|
Ведение Реестра корпоративных ресурсов (ввод, корректировка, хранение, чтение записей) – автоматизируется в рамках контура управления персоналом
|
Долгосрочный ресурсный план (формирование, доставка адресатам) Перечень проектов на планируемый год (формирование, доставка адресатам)
|
|
|
|
Ведение Портфелей проектов (ввод, корректировка, хранение, чтение записей) Изменение статусов проектов в Реестре проектов |
|
||
Контроль и регулирование портфеля проектов |
|
Выявление изменения в статусе проекта в портфеле проекта; Внесение информации о состоянии проекта в портфель проектов; |
Изменение статусов проектов в Портфелях проектов и в Реестре проектов |
Отчет о статусе проекта Аналитические отчеты по Портфелям проектов (формирование, доставка адресатам) |
|
|
Формирование необходимой информации для внесения проекта в портфель; Внесение изменений в портфель проектов; |
||||
|
Формирование необходимой отчетности по портфелю; Передача отчетности по портфелю заинтересованным лицам;
|
||||
|
Выделение состава проектов зафиксированных в портфеле проектов; Актуализация информации о проектах, включенных в портфель проектов; Внесение в реестр проектов информации об отклонении проекта в ближайшей перспективе |
Инициация проекта |
|
Создание проектной папки; Размещение договорных документов в проектной папке; |
Изменение статуса проекта в Портфеле проектов Формирование Проектной папки Проведение авансовых платежей – автоматизируется в рамках контура финансового управления |
Краткосрочный ресурсный план (формирование, доставка адресатам) Устав проекта (маршрутизация) |
|
||||
|
Определение Ключевых участников проекта; Определение исходных рисков проекта; Контроль предоставления Устава проекта Исполнителем; Получение Устава проекта; Направление Устава проекта на утверждение ГЗ |
||||||||
|
Проверка полученного Устава проекта на соответствие Договору
|
||||||||
|
Организация утверждения Устава проекта; Помещение утвержденного Устава проекта в проектную папку; Передача Устава проекта на корректировку; |
||||||||
|
Контроль сроков корректировки Устава проекта
|
||||||||
|
Информирование Начальника ОУП о нарушении сроков предоставления Устава проекта |
||||||||
Планирование проекта |
|
Формирование сетевого графика
|
Формирование сетевого графика Назначение ресурсов
Выдача заданий исполнителям |
Краткосрочный ресурсный план (формирование, доставка адресатам) Устав проекта (чтение) План-график (формирование, хранение, маршрутизация)
Задание на планируемый период (формирование, доставка адресатам)
|
|
|
|||
|
Определение перечня требований к квалификации необходимой специалистам РГ; Подбор специалистов с необходимой квалификацией внутри организации; Поиск специалистов с необходимой квалификацией вне организации; Визирование приказа о персональном составе рабочей группы Запрос на назначение специалистов подразделений согласно орг. структуре; Подготовка проекта приказа о персональном составе рабочей группы; Организация визирования приказа о персональном составе рабочей группы;
|
|
|||||||
|
Получение плана-графика проекта Проверка корректности оформления плана-графика проекта; Проверка плана-графика на соответствие Уставу; Передача плана-графика проекта на согласование в соответствии со списком согласующих;
|
|
|
|
|
||||
|
Согласование плана-графика Консолидация замечаний согласующих Передача шаблона плана-графика проекта Исполнителю |
|
|
|
|||||
|
Организация утверждения плана-графика; Помещение плана-графика проекта в проектную папку; Информирование Исполнителя о замечаниях к плану-графику;
|
|
|
|
|||||
|
Контроль сроков корректировки плана-графика проекта; Информирование Руководителей проекта о нарушении сроков предоставления плана-проекта |
|
|
|
|||||
Контроль и регулирование проекта |
|
Формирование необходимой для определения статуса проекта информации Формирование необходимой для определения статуса проекта информации Определение статуса проекта |
Анализ отклонений по срокам и стоимости работ Корректировка сетевого графика |
Отчет о статусе проекта (формирование, доставка адресатам) План-график (корректировка базового плана, хранение, маршрутизация) |
|
|
Передача предложения к изменению плана-графика проекта Исполнителю |
||||
Завершение |
|
Прием результатов этапа Информирование Исполнителя о результатах сдачи этапа |
Приемка выполненных работ Учет затрат рабочего времени собственных сотрудников Проведение текущих платежей – автоматизируется в рамках контура финансового управления
Проведение завершающих платежей – автоматизируется в рамках контура финансового управления Изменение статуса проекта в Портфеле проектов Архивирование Проектных папок |
План-график (актуализация, хранение) Листы учета рабочего времени (формирование, доставка адресатам)
Заявка на закрытие / приостановку проекта (чтение, изменение статуса заявки, маршрутизация) |
|
|
Подготовка необходимых для сдачи этапа документов Подписание необходимых документов для сдачи этапа;
|
||||
|
Подписание необходимых документов для завершения проекта Подписание необходимых документов для завершения проекта
|
||||
Совершенствование Корпоративного стандарта управления проектами |
|
Анализ необходимости внесения изменений в методологию Корректировка информации о необходимых изменениях методологии; Согласование изменений в методологии |
|
|
|
|
Внесение изменений в методологию; Корректировка измененной методологии управления проектом |
||||
Планирование деятельности по управлению проектами |
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
||||
Контроль исполнения запланированных работ по управлению проектами |
|
|
|
|
|
|
|
Выводы
Исходя из анализа степени автоматизации функций бизнес-процессов, можно сделать заключение о необходимости автоматизировать следующие операции для повышения эффективности работы Отдела:
Внесение в реестр проектов информации об отклонении проекта в ближайшей перспективе
Контроль предоставления Устава проекта Исполнителем
Контроль сроков корректировки Устава проекта
Визирование приказа о персональном составе рабочей группы
Выделение состава проектов зафиксированных в портфеле проектов
Актуализация информации о проектах, включенных в портфель проектов
Внесение в реестр проектов информации об отклонении проекта в ближайшей перспективе
Информирование Начальника ОУП о нарушении сроков предоставления Устава проекта
Определение перечня требований к квалификации необходимой специалистам РГ
Визирование приказа о персональном составе рабочей группы
Запрос на назначение специалистов подразделений согласно орг. структуре
Подготовка проекта приказа о персональном составе рабочей группы
Организация визирования приказа о персональном составе рабочей группы
Передача плана-графика проекта на согласование в соответствии со списком согласующих
Передача шаблона плана-графика проекта Исполнителю
Контроль сроков корректировки плана-графика проекта
Информирование Руководителей проекта о нарушении сроков предоставления плана-проекта
Информирование Исполнителя о результатах сдачи этапа
Подготовка необходимых для сдачи этапа документов
Формирование плана-графика работы ОУП
Контроль соблюдения сроков выполнения работ, предусмотренных планом-графиком
При автоматизации перечисленных операций, следует учесть взаимосвязь существующей системы с информационными системами других отделов: финансовая система, система управления персоналом. Также в компании уже внедрены системы коммуникаций на основе MS Exchange Server 2010, MS Office Communications Server, MS Forefront Threat Management Gateway 2010.
Глоссарий
Минсельхоз - Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Маршрутная отправка - железнодорожная отправка по одной накладной партии груза в количестве, соответствующем грузоподъемности целого состава поезда
Повагонная отправка - это отправка железнодорожным транспортом по одной накладной партии груза, для перевозки которого по его объему, массе или роду требуется отдельный вагон.
Зернохранилище – стационарное специализированное техническое сооружение, специально оснащенное оборудованием, предназначенным и используемым для хранения и обработки зерна.
Зерновой хаб-элеватор – крупный узловой комплекс для хранения больших партий зерна и доведения его до кондиционного состояния с развитой логистической инфраструктурой. Элеватор представляет собой высокомеханизированное зернохранилище силосного типа.
Линейный элеватор – зернохранилище, предназначенное для накопления партий зерна для последующей поставки его на узловые и производственные элеваторы и обеспечивающее возможность долговременного хранения зерна.
Узловой элеватор - зернохранилище, предназначенное для краткосрочного хранения зерна и обеспечивающее возможность отгрузки партий зерна на железнодорожный транспорт в целях формирования железнодорожных маршрутов.
Портовый элеватор (портовый терминал) – зернохранилище, предназначенное для одновременного приема двух и более разнородных партий зерна с элеваторов для первоначального приема зерна и линейных элеваторов, подработки указанных партий зерна для формирования контрактных показателей качества зерна и последующей отгрузки зерна на морской транспорт.
Производственный элеватор – зернохранилище, входящее в состав предприятия по переработке зерна, предназначенное для долгосрочного хранения зерна и продуктов его переработки и обеспечивающее возможность приемки, доработки зерна.
Экспедитор – агент перевозчика, организующий транспортно-экспедиторское обслуживание