1.7 Правила оформлення кореспонденції.

А дресу отримувача потрібно писати в правому нижньому куті, адресу відправника – у лівому верхньому куті конверта.

Написання адреси:

1. Ім’я отримувача або відправника (приватна особа або організація).

2. Назва вулиці, номер будинку, номер квартири.

3. Населений пункт.

4. Регіон.

5. П’ятизначний індекс.

6. Країна.

Зразок:

2. Телеграма.

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми бувають: звичайні, термінові, урядові.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, ко­ли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасного доставлення інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (зна­ки №, – (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).

Гранична стислість мови телеграм виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. Заперечення «не» не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або ко­дом. Розділові знаки у вигляді скорочень «крпк», «км» вжи­вають тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Роз­починається дієсловом у множині чи однині.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й – до відділення зв’язку; 2-й – до справи (копія).

У випадку, коли телеграми надсилають службові особи, що перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і за яким номером видано йому посвідку про відрядження, а також серію, номер, місце і дату, якщо йому видано паспорт.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп’ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонден­цію, то вихідний номер останньої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді – у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Адресат (особа, якій надсилається кореспонденція, – одержувач).

3. Текст.

4. Адресант (особа, яка посилає кореспонденцію, – відправник).

Зразок:

ТЕЛЕГРАМА

Львів Л-18

Львівський державний університет

ПРОРЕКТОРОВІ

ПРОСИМО ВЗЯТИ УЧАСТЬ КОНФЕРЕНЦІЇ 9-12 БЕ­РЕЗНЯ 2005 р. ПРОФЕСОРА ВОЗНОГО ЗАПРОШЕННЯ ВИСЛАНЕ ПОШТОЮ ОРГКОМІТЕТ

ПРОРЕКТОР Д. КУЛИК

Київ 48 Володимирська вул. 55

Київський національний університет

ім. Т. Г. Шевченка

Оргкомітет конференції