4. Доповідні і пояснювальні записки.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівника посадовця зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідну записку укладають за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора, й вона може також містити повідом­лення про факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебіль­шого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяють:

1. За походженням – на внутрішні, що адресують керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресують керівництву, якому підпорядковано дану організацію.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляють на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням – на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція – документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладають пропозиції як і доповідні записки, але, як пра­вило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не міс­тить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладають записку, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали поса­довця, якому подають записку, у Д. відмінку.

3. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, що подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

   • загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

   • описову – аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

   • висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів пов’язання, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо її не зазначено в п. 3) – лівобіч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – правобіч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо її не зазначено в п. 1) – цифрами.

Пояснювальну записку укладають на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й вона має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складницею чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, акту­альність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функційне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й довідно пояснюються певні вчинки укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразки:

Макіївський коксохімічний комбінат

Заступникові директора

з адміністративно-виробничих питань

п. Ревенкові А.Р.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Відповідно до розпорядження Кабміну України підготов­лені звітні матеріали за II півріччя та за весь 2008 р.

Для якісного виконання та пришвидшення опрацюван­ня значного обсягом інформаційного матеріалу, а також у зв’язку із плановим переобладнанням ОЦ комбінату, виник­ла нагальна потреба залучити інші ОЦ. За попередньою домовленістю з керівництвом Донецького ОЦ вони спроможні виконати цей обсяг робіт.

Прошу Вас погодити це питання з керівництвом ОЦ м. Донецька.

10.01.07

Начальнику ОЦ комбінату (підпис) П.О. Сич

Міністерство харчової

промисловості України

об’єднання «Харківський хлібозавод № 8»

Директорові

п. Бондар О.Г.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА № 16

про порушення технічної дисципліни

Доводжу до Вашого відома, що 17.11.07 у зв’язку з вимкнен­ням електроенергії в загальній мережі заводу від 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п’ятдесят) кг.

Мною, нач. цеху № 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт, який додається.

Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4.

Додатки:

1. акт № 4-3 арк. у 2 пр;

2. накладна № 24-1 арк. в 1 пр.

7. (підпис) В. Ю. Пасько

5.Автобіографія.

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grapho – пишу – опис свого життя) – це документ, у якому особа, що його складає, власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно.

Основні правила написання автобіографії:

1. Заголовок може складатися з одного слова «Автобіографія», яке розміщується посеред рядка.

2. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини.

3. Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я . Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділити фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

4. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа підпис автора.

Зразок