Вопрос 10. Организация как система

Выше отмечалось, что организацию можно рассматривать как упорядоченное состояние элементов целого, что достаточно близко к определению понятия система. Понятие система рассматривается а курсах философии, теории систем и др., но поскольку с этим понятием тесно связано понятие «организация», то необходимо выяснить основные определения и характеристики систем.

Существует множество определений понятия «система», но все их можно сгруппировать по двум подходам. Один подход рассматривает систему как модель отношений всей явлений, выделяемых исследователем. Другой подход дает представлении о системе как реально существующем объекте. Такое определение дал в свое время Л Берталанфи: система - это совокупность находящихся во взаимодействии элементов. Исходя из этого, организация - это целое, созданное из частей и элементов, упорядоченных и скоординированных для целенаправленной деятельности. Организация обладает следующими системными свойствами:

- стремлением сохранить структуру;

- единством главной цели для всех элементов;

- наличием связи между всеми элементами;

- целостностью элементов;

- соблюдением структуры и целостности;

- относительной самостоятельностью;

- потребностью в управлении.

Организация как система формируется на основе множества функциональных элементов и отношений между ними, выделенных из среды в соответствии с определенной целью в рамках определенного временного интервала. Среда, из которой выделилась и сформировалась организация, становится по отношению к ней внешней средой.

Формируется организация для решения конкретной проблемы, возникающей в среде жизнедеятельности людей. Проблема - это расхождение между желаемым и действительным, потребностями и возможностями их удовлетворения. Разрешение проблемы осуществляет организация, в этом ее предназначение - миссия, но разрешается проблема в организации через достижение единой для участников организации цели - получение общей выгоды, в экономической организации - прибыли (дохода).

В процессе функционирования организаций возникающая, либо назревающая неудовлетворенность элементов внешней среды конечными продуктами системы, либо низкая эффективность взаимодействия элементов внешней среды с дано системой порождают такое понятие как «проблемная ситуация». Это возникшая, либо назревающая степень неудовлетворенности взаимосвязи между системой и средой. Для разрешения проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место. Эта деятельность предполагает следующие этапы:

- установление содержания проблемы, т.е. выяснение, есть ли проблема на самом деле или она надумана;

- определение новизны проблемной ситуации;

- установление причин возникновения проблемной ситуации;

- определение степени взаимосвязи с другими проблемными ситуациями;

- определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

- определение возможности разрешения проблемы.

Это осуществляется через взаимодействие с внешней средой. По характеру взаимодействия организаций и внешней среды они делятся на закрытые (замкнутые) и открытые (незамкнутые). В закрытых системах не происходит обмена с внешней средой (или он крайне ограничен). В открытых системах постоянно осуществляется ввод ресурсов и условий функционирования из внешней среды и вывод продукта деятельности организации во внешнюю среду.

Модель взаимодействия организации (системы) и внешней среды можно представить следующим образом (рис. 2).

Рисунок 2 - Взаимодействие организации и внешней среды

Как видим, на входе находятся цели и ограничения (правовые, финансовые, ресурсные, законодательные и др.). Кроме этого, на входе ресурсы, выделенные внешней средой для трансформации в новый готовый продукт, к которым относятся финансовые, трудовые, материальные, информационные ресурсы. На выходе продукт, ориентированный на удовлетворение потребностей внешней среды.

В такой модели организация предстает, как «черный ящик», так как о процессах протекающих внутри организации ничего не известно. Поэтому необходимо изучение внутренней среды организации, чтобы разрешить проблемную ситуацию, возникшую во внешней среде. Для этого используется системный подход и системный анализ.