47. Инструментальные средства для создания базы данных и ее приложений.

СУБД Access  имеет разнообразные инструментальные средства, дающие возможность непрофессиональным пользователям решать задачи без использования языка запросов или языка программирования VBA.

Для автоматизации создания объектов БД (за исключением модулей) в Access используются специализированные средства, называемые конструкторами.  Конструктор  предоставляет пользователю ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать  объекты БД. Для конструирования макета формы, отчета, страницы используется панель элементов, появляющаяся при вызове конструктора. В Access имеется также множество мастеров, используемых для создания объектов БД и выполнения специальных операций. Мастер задает пользователю ряд вопросов и на основе его ответов строит законченный объект БД или осуществляет определенную операцию.

СУБД Access по праву считают носителем современной компьютерной технологии в области   электронной обработки данных.

48. Технология создания базы данных: описание структуры таблиц, установка связи между таблицами, заполнение таблиц данными.

Создание файла для новой БД требует выполнения следующих действий:

- в стартовом окне установить переключатель в положение Новая база данных.  Если это окно не выведено, то выполнить команду Файл / Создать или нажать кнопку «Создать» на панели инструментов База данных;

- в появившемся окне Создание на вкладке ОБЩИЕ произвести двойной щелчок по значку База данных;

- в появившемся окне Файл новой базы данных указать, на каком диске, в какой папке и с каким именем требуется создать файл БД и нажать кнопку «Создать».

В Access  существует три способа создания таблицы: в режиме таблицы, с помощью мастера, в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто. От пользователя требуется: полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы; заполнить эти поля конкретными значениями; присвоить имя собственной таблице. Создание таблицы с помощью мастера сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо открыть окно конструктора таблицы с помощью ярлыка в окне БД « Создание таблицы в режиме конструктора»  или выполнив последовательности действий:

Окно БД  объект Таблицы  [Создать] 

окно Новая таблица  выбрать Конструктор  [ОК]

Окно конструктора таблицы имеет вид как на рис. 3.

В этом окне пользователь должен описать структуру таблицы, т.е. для каждого поля: указать его имя в столбце «Имя поля», выбрать  его тип из  раскрывающегося списка в столбце «Тип поля», при необходимости дать комментарий к нему в столбце «Описание поля», задать присущие ему свойства в строках раздела окна  «Свойства поля»,  доступных после выбора типа поля. Значения одних свойств могут совпадать со значениями,  принятыми по умолчанию;  других – введены с клавиатуры или  получены с помощью построителя выражений; третьих – выбраны из раскрывающегося (путем щелчка в строке свойства) списка

Если создается таблица главная, то  в ней необходимо определить первичный ключ. Для этого выделяется поле, играющее роль ключа, путем щелчка в столбце маркировки поля и вводится команда Правка / Ключевое поле.

В случае создания подчиненной таблицы  надо учесть следующее. Если между главной и подчиненной таблицами связь типа 1:1, то для вторичного ключа следует задать свойство «Индексированное поле» со значением «Да (Совпадения не допускаются)»; если связь типа 1:М, то со значением  «Да (Допускаются совпадения)».

Описав структуру таблицы, окно конструктора закрывают, на вопрос о сохранении таблицы дают утвердительный ответ и таблице присваивают имя, после чего она регистрируется в окне БД.

Для заполнения созданной таблицы конкретными данными  она открывается в режиме таблицы посредством кнопки «Открыть». Поочередно заполняются записи таблицы. При этом переход к новой записи вызывает автоматическое сохранение предыдущей записи.

В процессе работы с БД может понадобиться корректировка структуры таблицы. Она выполняется в режиме конструктора. Поля таблицы можно: перемещать при помощи мыши, удалять по команде Правка / Удалить, вставлять по команде Вставка / Строки.  Кроме того, возможно изменение имен, типов, свойств полей. Изменение типа может привести к потере информации, и оно должно выполняться с осторожностью.