2.3 Принципы регистрации финансово-хозяйственной деятельности
В программе регистрируются бухгалтерские проводки и первичные документы. Все первичные документы делятся на входящие и исходящие. Первые создаются самой организацией, вторые – контрагентами (включая фискальные органы, вышестоящие организации, физические лица и др.). С точки зрения программного продукта разница между ними состоит в том, что входящие документы могут и не иметь печатных форм, а представляют собой окна ввода информации, необходимой для составления бухгалтерских проводок и/или разного рода отчетов.
Проводки заносятся в виде хозяйственных операций в журнал хозяйственных операций: меню Бухгалтерия/Журнал хозяйственных операций. Документы заносятся в журнал документов: меню Бухгалтерия/Журнал документов. Для установления взаимосвязи с первичным документом в хозяйственной операции предусмотрено поле ссылки на документ.
2.3.1 Хозяйственные операции
Для регистрации фактов хозяйственной деятельности в программу вводятся хозяйственные операции. Для упрощения обработки информации предусмотрен ввод типовых хозяйственных операций: меню Действия (или Бухгалтерия) /Типовая операция.
Для удобства поиска необходимой типовой операции они сгруппированы в соответствии с участками бухгалтерского учета:
готовая продукция и товары;
закрытие оборотов;
касса;
материалы;
НДС;
оплата труда;
ОС
расчетный счет;
услуги;
учет реализации.
Заполнив шаблон предложенной типовой операции и нажав на пиктограмму (Сохранить изменения), вы получите запись в журнале хозяйственных операций (одной или нескольких в соответствии с шаблоном.) Таким образом, результатом любой типовой операции будет являться запись в журнале хозяйственных операций.
2.3.2 Журнал хозяйственных операций
Журнал хозяйственных операций предназначен для ввода, хранения и обработки первичной информации. Список операций представлен в табличной форме. Журнал хозяйственных операций содержит следующую информацию об операциях:
№ (номер группы проводок);
дата;
содержание;
сумма;
документ.
В нижней части окна отображается группа проводок, осуществленных в планах счетов. Они также представлена в виде таблицы и содержит следующие данные:
план счетов;
Дт (дебет);
АналитикаДт (аналитические признаки по дебету счета);
Кт (дебет);
Аналитика Кт (аналитические признаки по кредиту счета);
Количество;
Сумма;
Содержание;
Документ.
При вводе операций рекомендуется заполнять в окне группы операций все поля, в том числе содержание операции, проводки и документы. Для удобства работы программа предусматривает два режима отображения журнала хозяйственных операций: без проводок и с проводками:
2.3.3 Создание новой хозяйственной операции
Для создания новой операции можно воспользоваться разделом меню "Действия" или вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши (или с помощью клавиши <Ins>) выбрать пункт "Новая хозяйственная операция".
В появившемся диалоговом окне Группа проводок необходимо заполнить следующие поля:
• Дата. По умолчанию проставляется текущая дата, значение поля можно отредактировать.
• Сумма.
• В поле Определяется необходимо выбрать вариант отображения суммы хозяйственной операции:
1. по сумме проводок (все введенные суммы проводок будут автоматически
суммированы независимо от бухгалтерских записей по счетам);
2. по первой проводке (тогда вжурнале хозяйственных операций будет отражена
сумма первой проводки);
3. вручную (пользователь вводит любую произвольную сумму).
• Дебет. Для указания дебета необходимо выбрать счёт из иерархического дерева счетов или
ввести с клавиатуры.
• Аналитика Дт. После заполнения поля Дт привязанные к счету/субсчету аналитические признаки можно выбрать из списка. При этом в поле Аналитика появятся красные галочки, количество которых будет соответствовать количеству привязанных к данному счету признаков, предварительно занесенных в справочник аналитических признаков. Если счет/субсчет не содержит таковых, то это поле не заполняется.
• Кредит. Для указания кредита необходимо выбрать счёт из иерархического дерева счетов
или ввести с клавиатуры, используя в качестве разделителя точку. При правильном
заполнении кредита значение поля выделяется полужирным шрифтом. Глава 3
Начало работы с программным продуктом
• Аналитика Кт. После заполнения поля Кт привязанные к счету/субсчету аналитические
признаки можно выбрать из списка. При этом в поле Аналитика появятся красные
галочки, количество которых будет соответствовать количеству привязанных к данному
счету признаков, предварительно занесенных в справочник аналитических признаков. Если
счет/субсчет не содержит таковых, то это поле не заполняется.
• Содержание
• Документ. Для указания документа-основания необходимо выбрать документ изжурнала
документов.
• Статьи бюджета. Колонка «Статьи бюджета» используется в модуле
«Бюджетирование» для ввода данных по исполнению бюджета. Подробнее о
заполнении этой колонки смотрите в описании модуля «Бюджетирование».
После заполнения полей диалогового окна и подтверждения действия нажатием на пиктограмму (Сохранить изменения) операция появится вжурнале хозяйственных операций.