4. Створення таблиць та робота з ними.

Створення таблиці складається із двох етапів:

 I.      Визначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля та інші властивості полів.

II.      Відбувається створення записів таблиці і заповнення їх даними.

Порядок створення таблиці:

1.           У вікні База данных вибрати об’єкт Таблица.

2.           Вибрати спосіб створення таблиці.

Режими створення таблиць

Для створення таблиць в MS Access передбачено кілька режимів, які обираються зі списку діалогу Нова таблиця:

• Режим таблиці — застосовується для заповнення і редагування полів таблиці.

• Конструктор — режим для задання структури таблиці, тобто імен полів і типів даних.

• Майстер таблиць — створення таблиці за допомогою програми майстра.

• Імпорт таблиць — створення таблиці шляхом введення даних із зовнішнього файла (іншої бази даних, електронних таблиць).

• Зв'язування таблиць — встановлення зв'язку між базою даних Access і даними із зовнішнього файла; в цьому режимі зміни в зовнішніх даних переносяться до бази даних Access.Серед усіх режимів створення таблиць найчастіше використовують режим Конструктора.

Завдання інших установок.

Крім установок, описаних у попередньому розділі, у режимі Конструктор можна змінювати й інші установки і вносити інші модифікації в таблиці. Нижче представлений короткий огляд цих установок:

• Ключове поле. Корисне, хоча і необов’язкове, створювати Ключове поле в кожній таблиці. Ключове поле містить значення первинного індексу, що допомагає Access ефективно обробляти дані, а також полегшує створення відношень і зв'язків з іншими таблицями. Щоб задати Ключове поле, клацніть на панелі інструментів Конструктор таблиць на кнопці Ключове поле або виберіть у меню команду Правка ► Ключевое поле.

• Индексированное поле. Подібно ключовим полям, індексування допомагає Access знаходити значення й організовувати дані. Ключові поля Access індексує автоматично. Щоб індексувати інші поля, виберіть индексируемое поле в області панелі Бланк, в області панелі Властивості поля виділіть властивість Индексированное поле, а потім виберіть тип індексу в списку, що розкривається.

Дії, що виконуються з таблицями :

Видалення таблиці або елементів таблиці

Існує можливість видалення однієї або декількох комірок, рядків, колонок або цілої таблиці. Можна також видалити вміст комірок, не видаляючи самих комірок.

Видалення таблиці разом з умістом. Виділіть таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів  — «Удалить в буфер».

Видалення комірок із таблиці. Виділіть комірки, які треба видалити, включаючи символи комірок. Виберіть команду «Удалить ячейки...» у меню «Таблица». Установіть перемикач, що відповідає необхідному параметру.

Видалення рядків або колонок із таблиці. Виділіть рядки або колонки, які треба видалити. Під час видалення рядків уключіть у виділений фрагмент символ рядка. Виберіть команду «Удалить строки» або «Удалить столбцы» у меню «Таблица».

Видалення вмісту таблиці. Виділіть елемент, який треба видалити. Натисніть клавішу DEL.

Добавлення комірок у таблицю

Виділіть праворуч від місця вставки стільки комірок (включаючи символи комірок), скільки треба вставити їх у таблицю. Натисніть кнопку стандартної панелі інструментів  — «Вставить таблицу». Установіть потрібні параметри.

Добавлення рядків або колонок у таблицю

Виділіть рядок або колонку, поруч з якими треба вставити нові. Виділіть стільки рядків або колонок, скільки треба вставити їх у таблицю. У меню «Таблица» виберіть команду  «Вставить». У меню, що спливає, виберіть необхідні елементи та напрямок (таблица, столбцы слева, столбцы справа, строки выше, строки ниже, ячейки). Рядок або колонка будуть вставлены выдповыдно поточного положення курсору.

Для добавлення рядка у кінці таблиці встановіть курсор в останню комірку останнього рядка та натисніть клавішу TAB.

Розбиття таблиці або вставка тексту перед таблицею

Для розбиття таблиці на дві частини виділіть рядок, який буде першим у новій таблиці. Для вставки тексту перед таблицею виділіть її перший рядок. Виберіть команду «Разбить таблицу» у меню «Таблица».

Добавлення та видалення обрамлення й заливки

Для автоматичного добавлення обрамлення та заливки виділіть таблицю та виберіть команду «Автоформат...» у меню «Таблица». Нарешті, виберіть потрібний формат із списку «Форматы».

Для добавлення обрамлення та заливки у ручному режимі до всієї таблиці або її частини виділіть відповідне, а потім виберіть команду «Обрамление и заливка...» у меню «Формат» та задайте потрібні параметри.

Для видалення обрамлення та заливки виділіть таблицю, а потім виберіть команду «Автоформат...» у меню «Таблица». Зі списку «Форматы» виберіть «Нет».

Зміна ширини колонки таблиці

Виділіть колонку, ширину якоъ потрыбно змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Для визначення точної ширини колонки, введіть число у полі «Ширина столбца». Для встановлення ширини колонки у відповідності до її вмісту натисніть кнопку «Автоподбор».

Можна змінювати ширину колонки, пересуваючи її границі усередині самої таблиці або переміщуючи маркери колонки на горизонтальній лінійці. Щоб побачити величину ширини колонки, встановіть покажчик миші на горизонтальну лінійку та натисніть кнопку миші, утримуючи натиснутою клавішу ALT.

Зміна висоти рядка таблиці

За замовчанням висота рядка встановлюється  залежно від умісту комірок та заданих інтервалів перед та після абзацу. Висоту рядків можна змінювати, але всі комірки одного рядка будуть мати однакову висоту.

Для виконання дії виділіть рядок, висоту якого треба змінити. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для встановлення ширини колонки  відповідно до її вмісту виберіть параметр «Авто» зі списку «Высота строки».

Для визначення точної ширини рядка виберіть параметр «Точно» зі списку «Высота строки» та введіть число в полі «Значение». Якщо вміст перевищує фіксовану висоту рядка, нижня його частина буде відрізана.

Для визначення точної ширини рядка можна також вибрати параметр «Минимум» зі списку «Высота строки» та ввести число у полі «Значение». Якщо вміст перевищує фіксовану висоту рядка, то вона буде змінена так, щоб уміст розташувався у комірці.

Висоту рядка можна змінювати за допомогою вертикальної лінійки у режимі розмітки сторінки. Виберіть команду «Разметка страницы» у меню «Вид». Пересуньте на вертикальній лінійці маркер рядка.

Зміна інтервалу між колонками таблиці

Перейдіть у таблицю. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Столбец». Уведіть потрібне число в поле «Интервал между столбцами».

Вирівнювання таблиці або рядків таблиці на сторінці

Виділіть таблицю або рядки, які необхідно вирівняти. Виберіть команду «Высота и ширина ячейки...» у меню «Таблица», а потім — вкладку «Строка». Для вирівнювання таблиці або виділених рядків виберіть один із трьох параметрів зі списку «Выравнивание»: «По левому краю», «По правому краю» або «По центру». Для визначення точного відступу від лівих полів уведіть число у полі «Отступ слева».

Відображення сітки таблиці

Виберіть команду «Сетка» у меню «Таблица».

Вставка символу табуляції у комірку таблиці

Натисніть клавіші CTRL+TAB.

Об’єднання декількох комірок таблиці в одну

Існує можливість злиття двох або більше комірок одного рядка в одну комірку. Наприклад, необхідно злити декілька комірок в одну для утворення заголовка таблиці, що відноситься до декількох колонок. Виділіть комірки, призначені для злиття. Виберіть команду «Объединить ячейки» у меню «Таблица».

Розбиття однієї комірки таблиці на декілька

Виділіть комірки, призначені для розбиття. Виберіть команду «Разбить ячейки» у меню «Таблица». Уведіть кількість колонок, на яку треба розбити кожну комірку. Текст комірки розбивається  залежно від кількості символів абзацу, що знаходяться у ній. Якщо у комірці міститься лише один символ абзацу, то весь текст, що знаходиться у ній, поміщається у крайню ліву з нових комірок, а решта залишаються порожніми. Якщо у комірці містяться більше одного символу абзацу, то абзаци розподіляються порівну між комірками.

Сортування даних у таблиці

Виділіть колонки, за якими треба провести впорядкування таблиці. Виберіть команду «Сортировка» у меню «Таблица», а потім — потрібний спосіб сортування.

Виконання розрахунків у таблиці

Виділіть комірку, в яку треба розмістити результати розрахунків. Виберіть команду «Формула...» у меню «Таблица». Якщо у полі «Формула» пропонується не та формула, яку треба використати, видаліть її. Виберіть потрібну формулу зі списку «Вставить функцию». Наприклад, для додавання чисел виберіть SUM. Для посилання на комірки таблиці введіть їх у дужках у формулу. Наприклад, для посилання на комірки A1 та B4 введіть a1;b4. У полі «Формат числа» введіть формат для чисел. Наприклад, для виводу чисел у вигляді відсотків уведіть 0,00%. Результат обчислення з’являється в обраній комірці у вигляді поля. Під час зміни посилань на комірки для поновлення результату обчислень виділіть потрібне поле та натисніть клавішу F9.