6. Робота зі звітами в субд Access. Їх визначення та призначення. Способи створення. Загальні відомості про звіти

Під час роботи з базою даних ви зазвичай користуєтеся звітами для перегляду, форматування та підсумування даних. Наприклад, ви створюєте звіт у вигляді списку, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт, у якому підсумовуються дані збуту в різних регіонах і за різні часові проміжки.

Створювати змістовні звіти набагато простіше, коли база даних має добре спроектовану структуру таблиці та правильно визначені зв’язки. 

Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів.

Звіт може містити докладну інформацію про певний запис, зведені дані з багатьох записів або одне та друге разом. Звіти програми Access також можна використовувати для створення поштових етикеток та інших цілей.

Можна створювати вільні звіти, які не містять даних. Однак для цілей цієї статті ми використовуватимемо звіт, пов’язаний із джерелом даних, наприклад із таблицею або запитом.

При друкування таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтитулів.

Структура звіту в режимі Конструктора

Microsoft Access відображає у звіті дані з запиту чи таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.

До числа таких елементів відносяться:

Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту.

Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалення верхньогоколонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.

Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковується для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.

Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.

Примітка. Використовується для виводу даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз у кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту.

Створення звіту:

1. Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку Готово.  Відобразиться звіт у режимі розмічування.

2. Відформатуйте звіт так, як вам потрібно:

• Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.

• Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.

• Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.

Групування, сортування та підсумовування

Найшвидший спосіб додати до звіту групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші потрібне поле та вибрати в контекстному меню відповідну команду.

Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою панелі "Групування, сортування й підсумок", коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:

1. Щоб відкрити цю панель, перейдіть на вкладку Конструктор і у групі Групування та підсумкинатисніть кнопку Групування та сортування.

2. Натисніть кнопку Додати групу або Додати сортування, а потім укажіть поле, за яким потрібно виконати групування або сортування.

3. Щоб указати додаткові параметри та додати підсумки, у рядку групування або сортування натисніть кнопку Розгорнути.

Додавання зображень   

У програмі Access зображення завжди пов’язувалися з окремими елементами керування зображеннями у формах або звітах. Щоб змінити зображення, яке зазвичай використовувалося в кількох формах або звітах, потрібно було вручну змінювати кожен елемент керування. У програмі Access 2010 рисунок додається до бази даних один раз, а потім його можна використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного рисунка призведе до його оновлення в усіх об’єктах бази даних, у яких він використовується. Ця функція надзвичайно корисна, коли потрібно змінити щось на кшталт емблеми компанії або зображень тла, які використовуються в усій базі даних.

Додавання зображення

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення, і виберіть пункт Режим розмічування.

2. Клацніть місце у звіті, куди слід вставити зображення.

3. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування натисніть кнопку Вставити зображення.

4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

• Використайте наявне зображення.    Якщо в колекції є потрібне зображення, додайте його до звіту.

• Завантажте нове зображення.    У нижній частині колекції виберіть пункт Огляд. У діалоговому вікні Вставлення зображення вкажіть потрібний рисунок і натисніть кнопку Відкрити.

Виділений рисунок додасться до звіту.

Додавання зображення тла

 ПРИМІТКА   Зображення тла у веб-сумісних звітах не використовуються.

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення тла, і виберіть пункт Режим розмічування.

2. На вкладці Конструктор у групі Тло натисніть кнопку Рисунок тла.

3. Виконайте одну з наведених нижче дій.

• Використайте наявне зображення.    Якщо в колекції є потрібне зображення, додайте його до звіту.

• Завантажте нове зображення.    У нижній частині колекції виберіть пункт Огляд. У діалоговому вікні Вставлення зображення вкажіть потрібний рисунок і натисніть кнопку Відкрити.

Виділений рисунок додасться до звіту.

Попередній перегляд і друк звіту

Попередній перегляд звіту

1. Відкрийте звіт, який потрібно переглянути або просто виділіть його в області переходів.

2. На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк і натисніть кнопку Попередній перегляд.  За допомогою команд на вкладці Попередній перегляд можна виконати такі дії:

• надрукувати звіт;

• змінити розмір сторінки або макет;

• збільшити або зменшити масштаб зображення або одночасно переглянути кілька сторінок;

• оновити дані у звіті;

• експортувати звіт до файлу іншого формату.

3. Щоб повернутися до робочої області бази даних, на вкладці Попередній перегляд у групіЗакрити натисніть кнопку Закрити вікно.

Друк звіту

Звіт можна надрукувати, працюючи з ним у режимі попереднього перегляду. Однак, його також можна надрукувати, не активуючи цей режим.

1. Відкрийте звіт, який потрібно переглянути або просто виділіть його в області переходів.

2. На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк.

• Щоб надіслати звіт безпосередньо на принтер за промовчанням, не змінюючи параметри друку, натисніть кнопку Швидкий друк.

• Щоб відкрити діалогове вікно, у якому можна вибрати принтер, указати кількість копій тощо, натисніть кнопку Друк.