5. Робота з формами. Визначення та призначення форм в субд Access. Загальні відомості про форми

Важливим моментом при завантажуванні даних у таблиці є забезпечення захисту від помилок. Тому потрібно дуже ретельно продумати, як забезпечити введення, редагування чи перегляд даних у вигляді, який був би зручним і звичним для користувача, а також запобігав би виникненню помилкових даних. Таким засобом в Access є форми.

Форми – це об'єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

Отже, форми є засобом організації інтерфейсу між користувачем і системою. Форми можна створювати на базі таблиць і запитів. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).

Перехід до форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових можливостей. Виявляється, що на формі можна зручно розташувати:

· поля типу OLE (Object Linking and Embedding) з картинками, фотографіями тощо;

· елементи керування: кнопки, перемикачі тощо;

· надписи: заголовки форми, рубрик (а також розрисувати форму чи задати фоновий рисунок заставку: сутінки, глобус, хмари тощо);

· обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результату обчислень, виконаних на базі наявних полів;

· закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках).

Створення форм

Створення форми за допомогою засобу «Форма»

За допомогою засобу «Форма» можна створити форму одним клацанням миші. Під час використання цього засобу всі поля з базового джерела даних розміщуються у формі. Нову форму можна використати одразу або змінити її відповідно до потреб у поданні розмічування чи в режимі конструктора.

Використання засобу «Форма» для створення нової форми

1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.

2. На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Форма.

Access створює форму й відображає її в поданні розмічування. У цьому поданні можна змінювати структуру форми, а відображення в ній даних триватиме. Наприклад, так можна настроїти розмір текстових полів, щоб у них вміщувалися всі дані.

Якщо програма Access знаходить одну таблицю зі зв’язком «один-до-багатьох» із таблицею або запитом, які використовувалися для створення форми, до форми, створеної на основі зв’язаної таблиці або запиту, додаються дані в табличному поданні. Наприклад, якщо створюється проста форма на основі таблиці «Працівники» і між таблицею «Працівники» та «Замовлення» визначено зв’язок «один-до-багатьох», дані в табличному поданні відображатимуть усі записи в таблиці «Замовлення», зв’язані з поточним записом таблиці «Працівники». Дані в табличному поданні можна видалити з форми, якщо вони не потрібні. Якщо є кілька таблиць, для яких визначено зв’язок «один-до-багатьох» із таблицею, яка використовувалася для створення форми, програма Access не додає дані в табличному поданні до форми.

Створення розділеної форми за допомогою засобу «Розділена форма»

Розділена форма дає змогу одночасно переглядати два подання даних – подання форми й табличне подання даних.

Розділена форма відрізняється від поєднання форми та підформи тим, що ці два подання зв’язані з одним джерелом даних і постійно синхронізуються одне з одним. Якщо вибрати поле в одній області форми, те саме поле буде вибрано в іншій області форми. Ви можете додавати, редагувати або видаляти дані з будь-якої із двох областей (за умови, що джерело записів оновлюване та параметри форми не забороняють такі дії).

Робота з розділеними формами дає змогу використовувати переваги обох видів форм в одній. Наприклад, можна використати область табличного подання даних форми для швидкого пошуку запису, а потім використати область форми для перегляду й редагування цього запису.

Створення розділеної форми за допомогою засобу «Розділена форма»:

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які потрібно додати до форми, або відкрийте таблицю чи запит у вікні табличного подання даних.

2. На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Розділена форма.

Access створює форму й відображає її в поданні розмічування. У цьому поданні можна змінювати структуру форми, а відображення в ній даних триватиме. Наприклад, так можна настроїти розмір текстових полів, щоб у них вміщувалися всі дані. Для отримання додаткових відомостей про подання форми див. розділ Подання розмічування та режим конструктора.

Створення форми, у якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу «Кілька елементів»

Якщо форму створено за допомогою засобу «Форма», то у створеній програмою Access формі відображається одночасно один запис. Якщо потрібно створити форму для одночасного відображення кількох записів, у якій доступно більше можливостей для настроювання, ніж у таблиці даних, можна використати засіб «Кілька елементів».

1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.

2. На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Додаткові форми та виберіть пункт Кілька елементів.

Програма Access створює форму й відображає її в поданні розмічування. У поданні розмічування можна змінювати макет форми та водночас переглядати дані. Наприклад, можна змінити розмір текстових полів відповідно до обсягу даних. Для отримання додаткових відомостей про подання форми див. розділ Подання розмічування та режим конструктора.

Створена у програмі Access за допомогою засобу «Кілька елементів» форма нагадує дані в табличному поданні – дані впорядковано в рядках і стовпцях, одночасно можна переглядати кілька записів. Але у формі з кількома елементами доступно більше можливостей настроювання, ніж для даних у табличному поданні, наприклад можна додати графічні елементи, кнопки та інші елементи керування. Для отримання додаткових відомостей про настроювання форми див. розділи Настроювання форми в поданні розмічування таНастроювання форми в режимі конструктора

Створення форми за допомогою майстра форм

Для точнішого вибору полів, які слід відображати у формі, можна використати майстер форм замість різноманітних засобів для побудови форм, згаданих раніше. Ви можете також визначити спосіб групування та сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Додаткові відомості про створення зв’язків див. у посиланнях розділу Див. також у цій статті.

1. На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

2. Виконайте вказівки на сторінках майстра форм.

Створення форми за допомогою засобу «Пуста форма»

Якщо потрібну форму не вдалося створити за допомогою майстра або засобу побудови форм, можна використати для побудови форми засіб «Пуста форма». Це швидкий спосіб створення форми, особливо, якщо у формі потрібно відображати лише кілька полів.

1. На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Пуста форма.

Пуста форма відкривається в поданні розмічування програми Access, також відображається область Список полів.

2. В області Список полів клацніть знак «плюс» (+) поруч із таблицею (таблицями) з полями, які слід відображати у формі.

3. Щоб додати поле до форми, клацніть його двічі або перетягніть до форми.

 ПРИМІТКИ 

• Після того, як перше поле додано, можна додати кілька полів одночасно. Для цього виберіть кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу CTRL, і перетягніть їх до форми

• Порядок таблиць в області списку полів може змінюватися залежно від вибраної області форми. Якщо поле, яке потрібно додати до форми, не відображається, спробуйте вибрати іншу область форми та повторіть спробу додавання поля.

4. Засоби у групі Колонтитули на вкладці Проектування використовуються для додавання емблеми, назви, номерів сторінок або дати й часу до форми.

5. Використовуйте засоби у групі Елементи керування на вкладці Конструктор, щоб додати інші елементи керування до форми.

Якщо потрібно додати інші різноманітні елементи керування, перейдіть до режиму конструктора, клацнувши правою кнопкою миші форму та вибравши пункт Конструктор.

 ЗАСТЕРЕЖЕННЯ   Елементи керування, які додаються в режимі конструктора, можуть бути несумісні з функцією публікування в Інтернеті. Якщо ви плануєте опублікувати форму в Інтернеті, слід використовувати лише функції, доступні в поданні розмічування.

Подання розмічування й режим конструктора

Подання розмічування.    Подання розмічування – це найінтуїтивніше подання для змінення форми. Його можна використовувати для виконання найрізноманітніших змін у формі Access. Якщо ви створюєте базу даних натисканням кнопки Нова веб-база даних у поданні Microsoft Backstage, для розробки форм буде доступне лише подання розмічування.

Фактично форма працює в поданні розмічування. Тому дані відображаються так, як під час використання форми. Проте в цьому поданні можна також змінювати структуру форм. Оскільки можна переглядати дані під час змінення форми, подання зручно використовувати для настроювання розмірів елементів керування або виконання майже всіх завдань, які впливають на вигляд і функціональність форми.

Якщо ви створюєте звичайну базу даних для настільного комп’ютера (на відміну від веб-бази даних) і вам потрібно виконати завдання, яке не виконується в поданні розмічування, можна переключитися на режим конструктора. У деяких випадках у програмі Access відображається повідомлення з підказкою про перехід до режиму конструктора для внесення певної зміни.

Режим конструктора.    У режимі конструктора структура форми відображається більш деталізовано. Відображаються заголовок, розділи колонтитулів і відомостей форми. Під час відображення в режимі конструктора форма фактично не працює, тому під час змінення структури не можна переглянути відповідні дані. Однак, є певні завдання, які легше виконати в режимі конструктора, ніж у поданні розмічування, а саме:

• додавання різноманітних елементів керування до форми, наприклад зв'язані рамки об’єктів, розриви сторінок і діаграми;

• редагування джерел елементів керування «Текстові поля» у власне текстових полях, без використання вікна властивостей;

• змінення розділів форми, наприклад верхнього колонтитула форми або розділу даних;

• змінення певних властивостей форми, які не можна змінити в режимі розмічування.

Настроювання форми в поданні розмічування

Після створення форми можна легко настроїти її макет за допомогою подання розмічування. Використовуючи дані дійсної форми як орієнтир, можна перевпорядкувати елементи керування й настроїти їхні розміри. Можна розташувати нові елементи керування у формі й настроїти властивості форми та її елементів керування.

Для переходу до подання розмічування клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть пункт Режим розмічування.

Форма відображається в поданні розмічування програми Access.

Щоб змінити властивості форми, її елементи керування та розділи, можна скористатися вікном властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.

Щоб додати поля з основної таблиці або запиту до макета звіту, можна використати область Список полів. Щоб відобразити область Список полів:

• на вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до форми.

• Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області Список полів до розділу форми, в якому слід його відображати.

• Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

Настроювання форми в режимі конструктора

У базах даних для настільного комп’ютера макет форми можна настроювати в режимі конструктора. Ви можете додати нові елементи керування та поля до форми, додавши їх до бланка. Вікно властивостей надає доступ до численних властивостей, за допомогою яких можна настроїти форму.

Щоб перейти до режиму конструктора, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я форми та виберіть пункт Конструктор.

 ПРИМІТКА   Режим конструктора недоступний під час роботи з веб-базою даних.

Програма Access відображає форму в режимі конструктора.

Щоб змінити властивості форми, її елементи керування та розділи, можна скористатися вікном властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.

Щоб додати поля з основної таблиці або запиту до макета форми, можна використати область Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте наведені нижче дії.

• на вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

Сполучення клавіш  Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до форми.

• Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області Список полів до розділу форми, у якому воно має відображатися.

• Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.