38. Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Documentum

Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Documentum включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения, а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Интернет-клиента, почтового сервера.

Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера.Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoinl Portal Server

Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in).Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным. Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления.

Optima Workflow

Кроме общего механизма организации потока работ он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой.

“БОСС-Референт”

Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая сильная сторона системы “БОСС-Референт”: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания, электронной конференции и доски объявлений. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям “БОСС-Референт” пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes. “БОСС-Референт” является наиболее открытой во всех смыслах системой — она поставляется вместе с полными исходными текстами.

“Дело”

Движение документов происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. “Дело” хранит учетные записи средствами промышленной СУБД — Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов.

Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

“Евфрат”

“Евфрат” является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. “Евфрат” построен в парадигме “рабочего стола” с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании — системе распознавания текстов Cuneiform. “Евфрат” — недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.