18. Функции службы доу, связанные с организацией работы с документами.

Существуют следующие функции службы ДОУ, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);

-     обработка поступающих и отправляемых документов;

-     регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

-     разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;

-     предварительное рассмотрение документов;

-     контроль за исполнением документов;

-     систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;

-     подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

-     обеспечение зашиты документной информации;

-     организация работы с обращениями граждан.

19. Функции службы доу, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами.

Существуют следующие функции службы ДОУ, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

-     разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

-     проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

-     методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

-     повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

-     разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

20. Стандарты в области работы с документами и системами электронного документооборота.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь повышение качества управления и снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление.

Стандарты в области СЭД:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

• Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

• Постановление Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов N 152-ФЗ и N 363-ФЗ.