11. Ms Access. Использование панели элементов для редактирования отчетов.

Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета. Это поля, надписи, рисунки, флажки и т.д. Чтобы открыть эту панель нужно выбрать команду Вид Панель элементов, либо щелкнуть на кнопке Панель элементов на панели инструментов. Кнопка Другие элементы предоставляет доступ ко всем элементам управления ActiveX в том числе к элементу управления Календарь) установленным в системе. Чтобы разместить в отчете конкретный элемент управления, щелкните на соответствующей кнопке на панели элементов, нажмите кнопку мыши, протащите указатель мыши до того места, где должен быть элемент, и отпустите кнопку.

Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления элементов управления,

связанных с полями таблицы или запроса).Он открывается щелчком на кнопке Список полей на панели инструментов или выбором команды Вид - Список полей. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберете его тип, щелкнув на соответствующей кнопке на панели элементов. Затем перетащите поле из списка в нужное место отчета. Если кнопка не выбрана, типом элемента управления по умолчанию является Поле

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Свойства на панели инструментов или выбираем команду Вид

11. Ms Access. Использование построителя выражений

Для быстрого поиска нужных вам функций Access предлагает компонент, именуемый "Построителем выражений". Для его запуска выполните следующие действия:

Откройте запрос в "Конструкторе".

Щелкните правой кнопкой мыши поле, в которое вы хотите вставить выражение, и выберите команду "Построить" (Build). Если вы создаете вычисляемое поле, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в ячейке "Поле". Если создается условие отбора, следует щелкнуть правой кнопкой мыши в ячейке "Условие отбора". После выбора команды "Построить" на экране появляется окно "Построителя выражений", отображающее текущее содержимое поля.

Вставьте или отредактируйте выражение. У "Построителя выражений" есть два ускоряющих приема работы, которые Вы, может быть, захотите испробовать. Можно вставлять имя без ввода с клавиатуры и можно найти функцию с помощью обзора.

Щелкните мышью кнопку "ОК". Программа Access скопирует ваше новое выражение в ячейку "Поле" или "Условие отбора".

Большинство специалистов Access считают "Построитель выражений" слишком тяжеловесным, чтобы использовать его в работе. Но несмотря на то, что это не самое эффективное средство написания выражений, построитель предоставляет прекрасный способ знакомства с новыми загадочными функциями, благодаря своей справке для встроенных функций. Если вы нашли функцию, которая кажется многообещающей, но хотите получить дополнительную информацию, выберите ее в списке и щелкните мышью кнопку "Справка" (Help). Вы будете вознаграждены кратким резюме, объясняющим назначение функции и описывающим ее параметры, которые нужно задать.

11. MS Access. Редактирование отчетов с помощью конструктора.

12. MS Access. Создание форм с помощью мастера.

1.Щелкните по ярлыку Формы Forms) в окне базы данных.

2. Нажмите кнопку Создать New) на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма New Form) см. рис. 5.1) выделите элемент Мастер форм Form Wizard) и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера Create form by using wizard), находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.

3. Появится первое диалоговое окно Мастера форм рис. 5.2). В поле со списком Таблицы и запросы Tables/Queries), как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы

4. В списке Доступные поля (Available Fields) этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля Selected Fields). Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее Next) для отображения второго диалогового окна Мастера форм.

5. Во втором диалоговом окне мастера рис. 5.3) можно определить вид формы. Как уже говорилось в предыдущем разделе, существует несколько видов форм, определяющих представление данных на ней. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец (Columnar), ленточный (Tabular), табличный (Datasheet), выровненный (Justified), сводная таблица PivotTable) или сводная диаграмма (PivotChart).

6. Третье диалоговое окно Мастера форм рис. 5.4) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Можно определить собственные стили оформления форм с помощью диалогового окна Автоформат Autoformat). Тогда эти стили будут отображаться вместе со стандартными в этом диалоговом окне Мастера форм. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее (способ создания собственного стиля описан в разд. "Применение автоформата" данной главы).

7. В последнем диалоговом окне Мастера форм рис. 5.5) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: Форма_Сотрудники. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or enter information). А если после автоматического создания формы с помощью мастера требуется внести собственные

изменения, выберите переключатель Изменить макет формы (Modify the form's design), тогда созданная форма будет открыта в режиме Конструктора. Если необходима справка о работе с созданной формой, установите флажок Вывести справку по работе с формой? (Display Help on working with the form?), после чего нажмите кнопку Готово (Finish

11. MS Access. Редактирование форм с помощью конструктора.

Для конструирования и редактирования форм ввода/вывода в Access пользователь работает с конструктором форм (Form Design). Создание формы в режиме конструктора полностью возлагается на пользователя.

Чтобы начать создание формы в режиме конструктора, надо в окне базы данных Database) см. рис. 5.1) в области Объекты (Objects) выбрать пункт Формы (Forms). Вызов конструктора может быть осуществлен в рабочем пространстве окна активизацией значка Создание формы в режиме конструктора (Create form in Design view). Для выбора режима конструктора при создании новой формы можно также нажать кнопку Создать New) на панели инструментов окна базы данных. После нажатия этой кнопки открывающееся диалоговое окно Новая форма (New Form) см. рис. 5.2) предоставляет возможность выбрать режим создания формы — Конструктор (Design View).

Для выполнения необходимых действий в процессе конструирования формы и ее редактирования используются панели инструментов Конструктор форм (Form Design), Панель

элементов (Toolbox), Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Эти панели открываются в режиме конструктора, когда создается новая форма или открывается форма для редактирования ее макета. Пользователь может открыть эти панели в меню Вид/Панели инструментов или из контекстного меню (рис. 5.3), если установит курсор на панели строки меню.