Автоматичне створення структури
Щоб створити структуру, клацніть по будь-якій комірці списку й оберіть команду меню Данные→Группа і Структура→Создание структуры. Після цієї команди в обрамленні робочого аркуша з’являться елементи структури.
До елементів структури належать кнопки рівнів деталізації і кнопки згортання або розгортання структури. Ці кнопки дублюють одна одну. Якщо ви клацнете по кнопці рівня деталізації 1 для стовпців або по кнопці з позначкою мінус, то перейдете до скороченого вигляду таблиці, у якому відсутні стовпці, позначені в структурі дужкою.
Скасувати структуру і повернути таблицю до попереднього вигляду можна командою меню Данные→Группа и Структура→Удалить структуру.
Проміжні підсумки
Крім створення структури, можлива ще одна автоматична процедура. Це аналіз записів на наявність даних, що повторюються у стовпці, і підбиття проміжних підсумків. Необхідною умовою автоматичного підбиття підсумків є те, щоб список був відсортований по будь-якому полю.
Припустимо, що у таблиці продажу (див. Практикум «Таблиця продажу комп’ютерних ігор» цього параграфа) нас цікавить обсяг проданого товару в кожному з магазинів. Відсортуємо список по підсумковому полю, тобто по полю Магазин (на малюнку ви бачите уже відсортований список). Далі виконаємо команду меню Данные→Итоги, після чого буде виділена частина списку, що підлягає обробці, і з’явиться діалог Промежуточные итоги.
13) База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (під предметною областю тут розуміють, наприклад, навчальний заклад, підприємство, та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази даних за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних (СУБД).
Прикладами баз даних є: бібліотечні каталоги, записна книжка, навчальні журнали та ін.
Таким чином, база даних містить інформацію, необхідну для розв'язування цілого комплексу задач даної установи, підприємства та ін. База даних може поповнюватися новими даними, а раніше введені дані можуть змінюватися або зовсім видалятися. При цьому зміни в базі даних не вимагають внесення змін у прикладні програми.
Русифікована версія СУБД Ассеss дозволяє розв'язувати широке коло завдань користувачів. Ассеss доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп'ютерів.
Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.
14) Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.
Етапи проектування (створення) бази даних:
Визначення мети створення бази даних.
Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.
Визначення необхідних у таблиці полів.
Завдання індивідуального значення кожному полю.
Визначення зв'язків між таблицями.
Відновлення структури бази даних.
Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об'єктів бази даних.
Використання засобів аналізу в СУБД.
15) Під час першого запуску Access або в разі закриття бази даних без закриття застосунку Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access.
Створення бази даних на основі шаблону
Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:
Файл → Створити → На закладці Загальні вибрати Нова база даних → OK → Вибрати потрібну папку i надати файлу назву → Створити → Активізувати закладку Таблиці → Створити.
Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати). Надалі суттєво не плутати назву файлу БД i назви таблиць, які є в БД.
В Access є таке поняття, “об’єкт”. У базі даних основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі та сторінки доступу до даних.
Об’єкти БД
