18) Створення звіту за допомогою майстра звітів:

• На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.

• Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Створення звіту за допомогою засобу «Звіт»:

• В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

• На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.

Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.

Створення звіту за допомогою засобу «Пустий звіт»:

• На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Порожній звіт.

• Пустий звіт відображається в режимі розмічування, а в правій частині вікна Access з’являється область Список полів.

• В області Список полів клацніть знак плюс поруч із таблицею або таблицями з полями, які потрібно відображати у звіті.

• По одному перетягніть поля до звіту, або, натиснувши й утримуючи клавішу CTRL, виберіть кілька полів, після чого перетягніть їх до звіту всі разом.

• За допомогою засобів із групи Елементи керування на вкладці Формат можна додати до звіту емблему, назву, номери сторінок або дату й час.

19) Сортування даних відіграє важливу роль у створенні ефективних і простих у використанні звітів і форм. Наприклад, каталог товарів, в якому товари вказано в алфавітному порядку або впорядковано за ціною, зручніше використовувати, ніж каталог, який містить елементи в довільному порядку.

• Сортування записів на основі часткових значень поля . Слід сортувати записи на основі кількох початкових або кінцевих символів і полі? Якщо вам доводилося писати прості вирази, ознайомтеся з розділом, в якому описано використання виразів для отримання часткових значень.

• Порядок сортування записів з урахуванням регістру. Застосунок Access ігнорує регістр текстових значень. Наприклад, значення смоленко та Смоленко вважатимуться однаковими, і порядок їх відображення не можна встановити. Щоб виконати сортування з урахуванням регістру, див. цей розділ.

• Сортування записів за числовими значеннями, які містяться в текстовому полі . Якщо записи відсортовано за окремими цифрами, а не за числовими значеннями, наприклад, записи зі значеннями 11 і 121 відображаються перед значенням 2 або 25, див. цю статтю.

• Сортування записів у настроюваному порядку . Якщо потрібно сортувати певні значення, наприклад дні тижня (понеділок, вівторок тощо) або посади працівників (керівник, директор) у потрібному порядку, див. цю статтю.

• Сортування IP-адрес . Поле, в якому зберігаються IP-адреси, містить кілька чисел, розділених крапками (.), тому сортування для простого тексту або чисел не застосовується для IP-адрес. Додаткові відомості про сортування IP-адрес наведено в цьому розділі.

Фільтр — це множина умов за допомогою якої можна відібрати дані за певних обставин. Наприклад, можна переглянути записи лише для тих людей, чиї дні народження відбуваються в певному місяці, за допомогою вибору відповідних команд меню. Або відображати записи лише , елемент місяця поля «День народження» яких має значення «Квітень». Усі інші записи приховуються.

Фільтрування використовується для перегляду лише потрібних даних. Наприклад, фільтри в базі даних Microsoft Access можна використовувати для перегляду певних записів у формі, звіті, запиті або таблиці даних чи для друку лише деяких записів звіту, таблиці або запиту.

За допомогою фільтра ви зменшуєте кількість відображуваних дані, не змінюючи макета основних даних у запиті, формі або звіті. Наприклад, щоб знайти у 100-сторінковому списку товарів елементи в ціновому діапазоні від 50 до 100 грн. або створити менший звіт, у якому відображатимуться лише такі елементи, до даних можна застосувати фільтр, після чого відобразяться лише ті записи таблиці "Товари", для яких значення поля "Ціна" перебуває в діапазоні від 50 до 100 грн.