Приложение 1. Система автоматизации подготовки документов на основе пакета Microsoft Office

Для всех крупных иерархически организованных структур (министерств, ведомств, крупных фирм) актуальна проблема получения информации и отчетности от подчиненных или подведомственных им предприятий.

В настоящий момент эта задача очень часто решается в основном вручную, путем заполнения соответствующих форм отчетности с последующей передачей их на вышестоящий уровень для обработки. При использовании традиционных методов сбора отчетности технология работы может быть описана следующим образом. Сначала линейные подразделения формируют формы отчетности с использованием каких-либо офисных приложения, например, Microsoft Excel или Microsoft Word, распечатывают их и отправляют вышестоящему подразделению по факсу или с курьером. Соответствующие отделы головного подразделения получают эти формы, повторно вводят их в компьютер, рассчитывают сводные показатели, и только после этого информация может быть доступна руководству для принятия управляющих решений. Ситуация усугубляется, если структура многоуровневая. В такой структуре описанный выше цикл может повторяться несколько раз.

Очевидно, все вышеперечисленные действия требуют больших затрат и рутинной работы. Сроки прохождения информации по такой схеме составляют значительное время, в зависимости от глубины уровней иерархии и сложности отчетов, а также территориальной распределенности подотчетных предприятий. Если при заполнении форм возникают ошибки (особенно при заполнении полностью в ручном режиме, без всяких механизмов контроля), цикл может повторяться, либо информация поступает в искаженном виде.

Эффективное решение данной проблемы возможно с применением корпоративных многоуровневых систем. Однако реально внедрение корпоративных систем, которые позволяли бы централизовать подобную информацию, крайне сложное дело в многоуровневой системе и может растянуться на годы. Для создания и функционирования этих корпоративных многоуровневых систем используются мощные и дорогостоящие инструментальные средства. Инструменты, разработанные для крупных предприятий, не подходят для небольших предприятий ввиду сложности их эксплуатации и высокой стоимости. На сегодняшний день на рынке программного обеспечения практически нет инструментальных средств, автоматизирующих процесс документооборота на небольшом предприятии.

В сложившейся ситуации необходимо иметь достаточно простую систему, которая позволила бы быстро и эффективно решать конкретные задачи. Эта система должна быть дешевой в эксплуатации и проста в развертывании.

Без использования автоматизированных систем после подготовки первичных документов, для извлечения из них нужной информации, ее обработки и анализа приходится ставить задачу перед программистами либо производить все манипуляции вручную. Если все же работа с документами автоматизируется, то обычно такие системы создаются программистами «с нуля», программный код ориентирован на данные конкретного документа и зачастую повторное его использование невозможно. Практика показывает, что большая часть из разрабатываемых программ автоматизации документов имеет одинаковую функциональность с некоторой поправкой на специфику предметной области. Данный факт приводит к идее создания универсального набора программных средств, автоматизирующего базовые операции с документами без вмешательства программиста.

Очевидно, что информационные системы небольших предприятий могут быть построены на базе пакета офисных программ. Современные офисные пакеты имеют развитые инструменты разработки, которые позволяют реализовать программные проекты практически любой степени сложности, использовать возможности самого пакета и функции операционной системы. Если за основу взять популярный офисный пакет, то от пользователей на стороне клиента не потребуется даже установка специального программного обеспечения. Например, за основу создания системы можно взять пакет офисных программ Microsoft Office, так как его в своей повседневной работе над различными документами применяют большое количество пользователей, в том числе и корпоративных. Данный пакет предлагает широкие возможности автоматизации работы над документом и является практически идеальной платформой для создания системы документооборота небольшого предприятия.

Одним из возможных путей решения описанной выше проблемы может быть разработка набора инструментов – CASE-средства, позволяющего автоматизировать создание систем документов, при применении которого вмешательство программиста в программный проект документа не потребуется.

Разрабатываемый пакет инструментальных средств оперативной разработки офисных приложений получил название Office CASE. Office CASE – это средство, позволяющее автоматизировать подготовку отчетов и их обработку в многоуровневых иерархически организованных информационных системах на основе использования средств стандартного выпуска пакета офисных программ Microsoft Office. Основная задача пакета – автоматизация подготовки данных и формирования на их основе первичных и сводных отчетов.