Лабораторная работа № 2 Алгоритм создания форм и работа с формами

Цель работы: овладение навыками создания форм и работы с формами.

Задания:

1. Создание формы с помощью Мастера форм.

2. Создание формы с помощью Конструктора форм.

Теоретические сведения

MS Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД – это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы MS Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных;

• изменения данных;

• вычисления данных и вывода на экран результатов;

• печати;

• создания сообщений.

Режим формы также позволяет легко работать с таблицами, имеющими большое количество полей, так как вся информация по одной записи сразу отображается в форме на экране.

Формы в MS Access могут быть созданы как для одной таблицы, так и для нескольких, связанных между собой таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, обеспечивая тем самым отображение самой актуальной информации.

Формы могут создаваться несколькими способами, такими как:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности).

• Мастер форм (позволяет создавать формы различные по стилю и содержанию).

• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи).

• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи).

• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица).

• Автоформа: сводная таблица.

• Автоформа: сводная диаграмма.

• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или, если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

Мастер форм задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов. По сравнению с простыми автоформами, формы, созданные с помощью Мастера более разнообразны по стилю оформления, могут содержать выбранные поля, в том числе и из нескольких связанных таблиц.

Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет Конструктор форм. Процесс создания формы в режиме Конструктора состоит в размещении объектов в областях формы и определении для них свойств, связанных с ними событий и выполняемых действий или, другими словами, в режиме Конструктора создается базовая форма, которая затем изменяется в зависимости от потребностей пользователя. Кроме того, режим Конструктора позволяет отредактировать формы, созданные Мастером, или автоформы.

В процессе создания формы все ее элементы можно перемещать, удалять, изменять их свойства. Для этого нужный элемент прежде всего следует выделить. Выделенный элемент имеет маркеры выделения в виде небольших квадратиков, расположенных по углам и серединам сторон. Для выделения одиночного элемента достаточно просто щелкнуть по нему мышью. Выделив несколько элементов, можно управлять их общими свойствами. Такой подход позволит сэкономить время и избежать ошибок и разногласий при установке свойств для каждого из элементов отдельно.