1.3 Управление записями по качеству

Введение поддержание в рабочем состоянии отчетных документов по результатам деятельности (записей) являются одним из важнейших факторов результативного функционирования СМК.

Запись – это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документируемая процедура для определения средств управления, требуемых при:

• идентификации;

• хранении;

• защите;

• восстановлении;

• определении сроков хранения;

• изъятии записей.

Записи – значимые данные представленные на соответствующем носителе и содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществлённой деятельности.⁷

Стандарт ИСО 9001:2008 определяет минимальный набор записей по качеству, который должна вести организация. По тексту стандарта такие виды записей отмечены ссылками на п.п. 4.2.4. В стандарте представлены названия только видов записей, а реализация записей по качеству (или названия документов, в которых эти записи ведутся) определяются самой организацией.

Записи по качеству могут использоваться организацией и для внешних целей и для внутренних целей. Для внешних целей записи по качеству используются тогда, когда необходимо подтвердить потребителю (заказчику), что работы выполняются в соответствии с требованиями, любые изменения или отступления от установленных требований учитываются и документируются. Для внутренних целей записи по качеству могут использоваться как основа системы управленческого учета.

Записи по качеству являются базой для анализа результативности и эффективности работы как системы качества, так и организации в целом. Это связано с тем, что этот вид документации системы качества предназначен для фиксации сведений о выполняемой работе. В частности, записи по качеству предназначены:

• для подтверждения соответствия выполненных работ, требованиям, предъявляемым к этим работам;

• для подтверждения соответствия системы качества организации требованиям стандарта и собственным регламентирующим документам;

• для подтверждения выполнения действий по измерению, анализу и мониторингу процессов;

• для подтверждения развития и улучшения системы качества.

Записи делятся на 3 вида:

• Первичные (Визовый лист согласования, договора, Чек-листы внутренних и внешних аудитов (протоколы несоответствий), Протоколы испытаний продукции и параметров производственной среды, Сертификаты калибровки средств измерений, Протоколы обучения и повышения квалификации персонала, Акты о состоянии зданий, помещений, оборудования, рабочих мест, Перечни оборудования, средств измерений, испытаний контроля, документации и т.п., Контрольные листки, карты и схемы, потоков процессов, контрольные карты Шухарта, Рабочие журналы, Заполненные анкеты для оценки поставщиков, удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон, Записи о выполнении планов, графиков, смет)

• Результаты анализа первичных записей (Отчеты по удовлетворенности, потребителей и других заинтересованных сторон, Отчеты по результативности обучения персонала, Отчеты по эксплуатации зданий и оборудования, Отчеты по самооценке, Отчеты по анализу и улучшению процессов, Отчеты по внутренним и внешним аудитам смк, Отчеты о состоянии средств измерений, Отчеты о состоянии зданий и оборудования, Перечень одобренных поставщиков, Отчеты о выполнении планов, графиков, смет)

• Принятые решения по улучшению процессов, продукции, СМК (Протоколы совещаний координационных и научно технических советов, Протоколы заседаний совета по качеству, Приказы, распоряжения по результатам анализа со стороны руководства)

Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями – это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.⁸

Состав записей, подлежащих управлению, определяется специалистами предприятия, отвечающими за подчинённые направления деятельности на основе:

• нормативных документов внешнего происхождения, определяющих требования к записям (ГОСТ, РД и т.д.

• требований стандарта ИСО 9001 и его расширений (например, ГОСТ РВ 15.002, ИСО/TS 16949 и т.д.);

• решений об обеспечении достаточной базы для доказательства соответствия требованиям, результативного функционирования системы менеджмента качества, качества выпускаемой продукции и качества предоставляемых услуг.

Управление записями предусматривает:

• определение требований к оформлению;

• определению требований к идентификации;

• определение мест и сроков хранения;

• определение правил восстановления;

• определение правил хранения и защиты;

• определение правил изъятия записей и, при необходимости, длительного хранения.

Для систематизации информации о способах управления отдельными записями на предприятии может быть создана «картотека записей», которая может быть общей для всего предприятия или вестись в отдельных подразделениях

• записи требуемы настоящим стандартом ИСО 9001:2008;

• документы внешнего происхождения.

• документы системы менеджмента качества должны управляться.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

• официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

• анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

• обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

• обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;

• обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

• обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;

• предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либо целей.⁹