7.2. «Тверді» та «м’які» чинники забезпечення усталеного функціонування операційної системи Що таке «тверді» та «м’які» чинники

Класифікаційний поділ чинників, що впливають на усталеність функціонування операційної системи, базується на підході, широко розповсюдженому сьогодні завдяки інформаційно-комп’ютерним технологіям. Як відомо, загальновживані англомовні терміни hardware та software означають:

• hardware – “твердий товар” або ж власне комп’ютер;

• software – “м’який товар” або ж програмне забезпечення.

Звідси в науці та практиці управління операційною діяльністю все частіше застосовуються системи класифікації, в яких:

• “hard” – “твердий” – означає все те, що з важкістю піддається змінам в процесі управління стабільним функціонуванням операційної системи, але є відчутним на дотик, має фізичні параметри, може бути виміряним. Тверді чинники забезпечення стабільного функціонування операційної системи включають вироби, технологію, устаткування, сировину та матеріали;

• “soft” – “м’який” – означає все те, що легко змінюється і має велике значення для забезпечення стабільності функціонування операційної системи, але не є відчутним на дотик, не є тим, що можна побачити. М’які чинники забезпечення стабільного функціонування операційної системи включають системи та методи організації роботи, стилі управління, знання, кваліфікацію, управлінські здібності.

Звідси випливає, що комбінації певних твердих та м’яких чинників визначають такі аспекти забезпечення стабільного функціонування операційної системи, як:

• матеріально-технічний;

• просторовий;

• кадровий;

• організаційно-управлінський;

• інформаційний;

• програмно-алгоритмічний тощо.

При цьому в сучасному операційному менеджменті на Заході (у першу чергу – у США) та на Сході (у першу чергу – в Японії) ключове значення відіграє така життєво важлива для забезпечення стабільного функціонування операційної системи сфера, як управління запасами. Управління запасами відноситься до матеріально-технічного аспекту забезпечення стабільності функціонування і являє собою комбінацію твердого (сировина та матеріали) та м’якого (система управління) чинників впливу на усталене функціонування операційної системи.

Управління запасами

В усіх операційних системах виробничої сфери та у більшості операційних систем сфери послуг створюються запаси товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ).

Товарно-матеріальні запаси завжди вважалися чинником, що забезпечує безпеку операційної системи, її гнучке функціонування, та є своєрідною “страховкою” на випадок форс-мажорних обставин. У підтримці стабільності функціонування операційних систем управління запасами відіграє значну, а іноді і вирішальну роль, оскільки прямим наслідком відсутності необхідної кількості запасів ТМЦ чи їх некомплектності за номенклатурою буде незадоволення споживчого попиту (в разі, коли йдеться про запаси готової продукції) та збої або ж повна зупинка виробничого процесу (якщо йдеться про запаси незавершеного виробництва чи вихідних матеріально-сировинних ресурсів).

Неправильне управління запасами може призвести до появи надлишкових запасів. І якщо наслідками нестачі запасів є простої виробництва, порушення термінів виконання робіт та виготовлення замовлень, втрати доходів через скорочення обсягів виробництва та обсягів продажів, то наслідками наявності надлишкових запасів є зростання витрат на збереження надмірно великої кількості ТМЦ та зв’язування обігових коштів, які могли б бути використаними підприємством з більшою користю в інших цілях.

Таким чином, управління матеріальними запасами спрямоване на те, щоб скоротити надмірні обсяги запасів та стабілізувати терміни постачання, тобто періоди часу з моменту розміщення замовлення на ТМЦ до моменту отримання фірмою необхідних ресурсів. Проблема зводиться до того, щоб підтримувати рівні матеріальних запасів достатньо високими, щоб процес виробництва залишався безперервним, і водночас — достатньо невеликими, щоб звести витрати до мінімуму.

На рішення, що приймаються в процесі управління запасами, безпосередньо впливають наступні види витрат:

1. Витрати на закупівлю товарів. Закупівельні витрати залежать від: цінових знижок, які надаються відповідно кількості товарів, що закуповують за одним замовленням; загальної вартості замовлення за декількома позиціями, яке видається одному постачальнику; пори року, в яку розміщено замовлення.

2. Витрати на оформлення замовлення. До них входять витрати на оформлення замовлення на закупівлю або виробництво, транспортні витрати та витрати на прийняття вантажів. А при замовленнях на виробництво до цих витрат включають витрати на переналагодження устаткування для випуску замовленої партії.

3. Витрати на зберігання матеріально-технічних запасів. Ці витрати охоплюють вартість капіталу, інвестованого в запаси; податки та страхові збори, які залежать від вартості запасу; складські та експлуатаційні витрати - орендна плата, амортизація складських приміщень, енергопостачання, заробітна плата складського персоналу тощо.

4. Управлінські витрати, до яких входять витрати на планування, аналіз, облік та контроль запасів.

5. Витрати надлишку запасів. Тут враховуються всі перелічені у пункті 3 витрати на зберігання, а також зниження цінності запасів через такі наслідки їх тривалого зберігання, як старіння, псування, розкрадання.

6. Витрати, що викликані відсутністю запасів, а саме: втрачений виробничий час (простої виробництва) або позачергові роботи, викликані відсутністю важливого матеріалу, деталей або іншого ресурсу; вартість відслідковування відкладених замовлень клієнтів на готову продукцію, котрої не виявилося на складі; витрати, що пов’язані з частковими чи терміновими відвантаженнями на адресу клієнтів; втрачений обсяг збуту або навіть втрачені клієнти.

Аналіз сутності зазначених витрат дає підстав дійти висновку, що основна мета управління запасами операційної системи полягає в тому, щоб досягти задовільного рівня обслуговування споживачів підтримуючи при цьому мінімальні за розмірами обсяги товарно-матеріальних запасів та мінімізуючи сукупні витрати на їх формування та утримання.

Що ж являють собою запаси з точки зору операційного менеджменту (як науки про управління виробництвом) та логістики (як науки про управління матеріальними потоками)? Запаси – це товарно-матеріальні цінності, що очікують свого вступу в процес виробничого або ж особистого споживання. Запаси, що формуються в операційній системі, складаються з продукції різних ступенів готовності, яка очікує:

• початку виробничого споживання (це - запаси сировини, основних та допоміжних матеріалів, напівфабрикатів, деталей та комплектуючих; їх можна розглядати як продукцію, ступінь готовності якої дорівнює 0);

• вступу до чергової стадії виробничого споживання (це - запаси незавершеного виробництва; їх можна розглядати як продукцію, ступінь готовності якої коливається від 0,1 до 99,9%);

• відвантаження замовникам (це - запаси готової продукції; ступінь готовності цієї продукції – 100 %).

Мета створення запасів полягає у забезпеченні безперебійності виробничого процесу шляхом утворення певних буферів між послідовними поставками матеріалів для виключення необхідності безперервного постачання.

Якими можуть бути ці буфери? Запаси сировини та матеріалів, деталей, напівфабрикатів та комплектуючих являють собою буфер між обсягами закупок та обсягами щоденного виробничого споживання; запаси незавершеного виробництва створюють буфери між послідовними виробничими операціями; запаси готової продукції є буфером між продуктивністю операційної системи та швидкістю відвантаження продукції замовникам.

У складі виробничих запасів виділяють такі різновиди:

• поточні запаси – забезпечують безперервність постачання виробничого процесу між двома черговими поставками (основна мета їх створення - виключити необхідність щогодинних поставок і забезпечити безперебійність операційної діяльності);

• гарантійні (страхові, резервні) запаси – призначаються для безперебійного забезпечення виробництва в разі виникнення непередбачуваних обставин: відхилення у періодичності та обсязі фактичних партій поставок від договірних, зміни інтенсивності споживання, затримки поставок у дорозі тощо;

• підготовчі запаси – створюються в разі необхідності додаткової підготовки матеріальних ресурсів до їх використання у виробничому процесі;

• сезонні запаси – формуються при сезонному характері виробництва продуктів, їх споживання або ж транспортування (основна мета їх створення – забезпечити стабільне функціонування операційної системи на період сезонної перерви у виробництві, споживанні або ж доставці).

Витрачання матеріалів із запасу зазвичай визначається попитом або швидкістю їхнього використання, тобто - не піддається безпосередньому регулюванню з боку осіб, які відповідають за управління запасами. Тому операційні менеджери мають зосереджувати свою увагу на управлінні надходженням матеріалів до запасів. У процесі управління будь-якими запасами доводиться постійно приймати два рішення:

• рішення про кількість або обсяг замовлень;

• рішення про момент видачі замовлення на закупівлю або виробництво товару для поповнення запасу.

Фактично йдеться про пошук відповіді на два основних питання – коли та скільки замовляти. Найбільш широко розповсюдженим та найчастіше використовуваним інструментом, що дозволяє надати відповіді на ці базові питання, є модель оптимального розміру замовлення.