1. Порядок створення заявок

Для виготовлення документів про освіту, а також студентських та учнівських квитків, замовник¹ має створити заявку та надіслати її в відділ прийому даних. В заявках містяться анкети студентів (учнів). Інформація із анкет та атрибутів заявки, використовується для друку документів. В одну заявку заносяться анкети зі спільними ознаками: навчальний заклад (далі НЗ), тип документа що друкується, дата видачі і таке інше.

Після того, як заявку сформовано, оператор накладає електронний підпис використовуючи особисті електронні ключі. Таким чином підтверджується, по-перше достовірність інформації, а по-друге, вживаються запобіжні заходи проти несанкціонованої зміни інформації.

З підписаних заявок складається пакет. Пакет автоматично підписується і шифрується. В одному пакеті можна помістити декілька заявок, до того ж з різних НЗ¹. Проте, ми не радимо пакувати всі, або багато заявок в один пакет. Різні типи заявок мають різний обсяг, мається на увазі обсяг однієї анкети. Так, наприклад, анкети, що складають заявки на виготовлення студентських та учнівських квитків, мають набагато більший обсяг в порівнянні із іншими типами, завдяки фотографіям. Тому при створенні пакетів, краще сортувати заявки за типами і створювати декілька пакетів меншого обсягу.

Для регіональних центрів можна порекомендувати для кожного НЗ створювати окремі пакети.

Така методика дозволяє зробити роботу з пакетами більш зручнішою, особливо у випадку пошкодження пакета цілком, або окремих заявок, що містяться в пакеті. Невеликі пакети простіше надсилати електронною поштою.

За деякий час, після створення, реквізити заявки, або анкети, можуть змінюватись. Всі зміни зберігаються в так званих блоках змін. В базі даних зберігається всі блоки змін. З метою запобігання розростання обсягів бази даних, в кожний новий блок змін потрапляють тільки ті анкети, реквізити яких було змінено. Таким чином, якщо після відправки заявки, до заявки, або анкети було внесено зміни, в новий пакет потраплять не всі актуальні анкети, а тільки ті, в яких відбулися зміни. Це є цілком нормально.

1. Вікно “Ієрархія даних”

Переважна більшість операцій із заявками та анкетами, робитиметься в вікні “Ієрархія даних”. З лівого боку вікна, розташовано дерево НЗ. Дерево НЗ – це своєрідний фільтр. За його допомогою можна вибрати, відсортувати, згуртувати НЗ за такими ознаками як: регіон (область), район, міністерство, тип НЗ, власне НЗ, або окремий факультет. Детальніше про роботу з деревом НЗ, дивись п.4.1.1.

З правого боку вікна розташована сітка замовлень. В цьому полі відображаються заявки поточного НЗ, або групи НЗ.

З верху вікна розташовано панель інструментів та головне меню. Ці елементи керування змінюються, в залежності від того, яка служба (вікно) наразі активна.

Для створення заявки, необхідно завантажити вікно “Ієрархія даних” із меню “Дані”. Будь-яка заявка створюється на НЗ, тому, для створення нової заявки, треба вибрати в дереві потрібний НЗ. Оберіть послугу “Нова заявка” із панелі інструментів, або із головного меню, або із контекстного меню. З’явиться діалогове вікно параметрів заявки. Оберіть бажаний тип документа. В залежності від обраного типу документа, на вікні “Редагування заявки”, будуть відображені поля-властивості даного типу документа. Заповніть поля потрібними значеннями.