Содержание

Содержание 4

Раздел №1.Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях. 5

Тема 1.1. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях. 5

Тема 1.2. Правила составления и оформления документов. 8

Раздел 2 Государственные унифицированные системы документации. 18

Тема 2.1 Система организационно-правовой документации. 18

Тема 2.2. Система распорядительной документации. 23

Тема 2.3 Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации. 27

Иностранные языковые формулы, используемые в деловой переписке 40

Тема 2.4 Документирование трудовых правоотношений. 42

Тема 2.5 Документация по денежным и финансово-расчетным операциям 48

Тема 2.6. Система документации по коммерческой деятельности предприятия и товароведению 52

Раздел 3 Технология работы с документами на предприятии 62

(в фирме). 62

Тема 3.1 Организация делопроизводства и работы с документами. 62

Тема 3.2 Организация рационального движения документов внутри предприятия. Номенклатура дел. 67

Используемая литература 72

Раздел №1.Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях.

Тема 1.1. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях.

План темы:

1. Нормативно-методическая база делопроизводства.

2. Использование различных носителей информации в документировании.

1. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия, фирмы, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – её структуру, штаты, функции, техническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая, по сути, является общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе ДОУ и повышения его эффективности путём унификации состава и форм документов, повышения качества работы службы ДОУ на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Вопросы организации работы с документами, т.е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др. описаны в Основных положениях ГСДОУ, а также технологические решения по основным задачам делопроизводства с использованием традиционных (ручных) и автоматизированных (с использованием ПЭВМ) систем обработки информации.

Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят своё отражение в документоведении. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой стороны – повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация – это возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

• межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

• стандарты отраслей (ОСТ);

• стандарты предприятий (СТП);

• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация – это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Унификация – это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• Унифицированная система банковской документации;

• Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• Унифицированная система отчетно-статистической документации;

• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• Унифицированная система документации по труду;

• Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

• Унифицированная система внешнеторговой документации.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием. Организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации.

Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация – это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную.

Особенно актуальна трафаретизация в работе с деловой корреспонденцией. Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.» Требования к оформлению документов.

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введён в действие с 01.07.2003. Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 года.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе ОРД (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, требования к изготовлению, учёту, хранению и использованию бланков с воспроизведением на них Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендательными.

Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

• Единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

• Новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

• Делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

• Правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

• Правил проектирования бланков документов;

• Правил учета, использования и хранения бланков и печатей;

• Правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.