2. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит 01 - Государственный герб РФ

Реквизит изображается на бланках правительственных документов, министерств, агентств, комитетов, на документах органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния и др. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе РФ, утверждённом Указом Президента России от 30.11.1993 с последующими изменениями и дополнениями (от 30.06.2003 №1-ФКЗ). Располагается в верхнем левом углу стандартного листа или в центре строки верхнего поля документа.

Реквизит 02 - Герб субъекта РФ

Органы исполнительной власти (администрации краёв, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей. Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами.

Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак

На бланках организаций всех форм собственности может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания, эмблема). Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания» от 23.09. 1992 года.

Реквизит 04 – код организации-автора документа (код по ОКПО).

Реквизит служит для ускорения передачи документной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. В зависимости от принадлежности организации к определённой системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Он выдаётся организации при государственной регистрации. ОГРН позволяет точно идентифицировать учреждение – автора документа.

Реквизит 06 – идентификационный номер налогоплательщика /код постановки на учёт (ИНН/КПП), который проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Эти реквизиты (05,06) внесены в стандарт ГОСТ Р 6.30 – 2003 в связи с выходом законодательно-правовых документов:

Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»;

Постановления Правительства РФ от 19.06 2002 №438 «О едином государственном реестре юридических лиц».

Реквизит 07 – код формы документа (код по ОКУД)

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Реквизит 08 - Наименование организации

Автор документа должен быть указан на каждом документе. Наименование организации указывается в точном соответствии с положением (уставом) об организации или с тем законодательным или нормативным документом, на основе которого образована и действует данная организация.

Реквизит 09 - Справочные данные об организации

В состав реквизита входит полный почтовый адрес, номер телефона, факса, банковские реквизиты и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 - наименование вида документа

Реквизит обязательный при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД) (реквизит 07).

Реквизит 11 - дата документа

Обязательный реквизит. Датой документа является дата его подписания (либо утверждения, либо дата события). ГОСТ устанавливает 3 способа оформления даты:

1-й способ – день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделённые точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 01.09.2006;

2-й способ – год, месяц, день месяца. Например, 2006.09.01.

3-й способ – словесно-цифровой. Например, 1 сентября 2006г.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа (индекс)

Для внутренних и входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера документа с начала регистрируемого периода (календарного года, учебного года). Для исходящих документов регистрационный номер – это индекс (сложный номер), состоящий из номера структурного подразделения, номера дела в структурном подразделении и обычного порядкового номера, согласно регистрируемого массива (журнала, карточки).

Реквизит 13 - ссылка на индекс и дату входящего документа

Реквизит включается только в бланк письма и может изображаться только в письме-ответе. Реквизит состоит из указания даты и номера документа – запроса, располагается у границы левого поля в верхнем углу.

Реквизит 14 – место составления или издания документа

Указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением или населённым пунктом. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Реквизит 15 - адресат

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, должность и фамилия адресата – в дательном. Например,

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

Реквизит 16 - гриф утверждения документа

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти (управления). Гриф утверждения располагается справа над текстом. Если документ утверждается единолично руководителем организации, то гриф утверждения на документе оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

______________Л.Т. Шведов

15.03.2007

Реквизит 17 - резолюция

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки под реквизитом «Адресат» (в верхнем правом углу над текстом документа). В резолюции указывается: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. ГОСТ предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя.

Реквизит 18 – заголовок к тексту.

Составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на бумаге формата А5 реквизит можно опустить. Заголовок должен быть кратким и точным и должен быть грамматически согласован с названием вида документа. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Заголовок помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Например:

Приказ (о чём?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Заголовок располагается слева над текстом документа. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит 19 – отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зелёным) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Реквизит 20 – текст документа

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Реквизит 21 – отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «Подпись». Слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие, а далее указывается: номер по порядку, вид прилагаемого документа, на скольких листах, в скольких экземплярах. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3-х экз.