5.2. Лабораторные работы

Для организации процесса обучения рекомендуется при настройке системы в учебном классе заполнить справочки системы и описать права пользователей следующим образом:

- для каждого студента должно быть создано самостоятельное структурное подразделение, выделенное в самостоятельную картотеку. В состав данного структурного подразделения могут входить другие структурные подразделения (например, отделы);

- такое же самостоятельное структурное подразделение должно быть создано для преподавателя. Кроме этого для преподавателя должно быть создано подразделение "Руководство";

- для каждого самостоятельно структурного подразделения должен быть создан минимум один кабинет;

- все должностные лица структурных подразделений должны быть приписаны к какому-нибудь кабинету;

- должны быть созданы разные группы документов для регистрации разными студентами (для учебного процесса лучше настроить децентрализованную модель регистрации);

- каждый студент должен обладать правом работы только в одной определенной картотеке;

- студент должен иметь право вводить резолюции и подписывать проекты только за руководителя структурного подразделения, в котором у него есть право работать, а также за его заместителей;

- студент должен иметь право вводить отчеты и визировать проекты только за должностных лиц структурного подразделения, в котором у него есть право работать;

- каждый студент должен быть системным технологом.

Перед тем как приступать к выполнению лабораторных работ, необходимо ознакомиться с "Руководством технолога" и "Руководством пользователя".

5.2.1. Пример лабораторной работы № 1

1. В модуле "Справочники" в справочнике "Подразделения" создайте в Управлении (к картотеке которого Вы имеете доступ в модуле "Документы") структурное подразделение – лабораторию, а в лаборатории – должностных лиц: начальника, ведущего специалиста и специалиста.

2. В модуле "Справочники" в справочнике "Кабинеты" заведите кабинет для созданной Вами лаборатории, внесите в кабинет список должностных лиц – сотрудников лаборатории, а также откройте доступ ко всем папкам.

3. В модуле "Справочники" в справочнике "Номенклатура дел" заведите 5 заголовков дел для созданной Вами лаборатории.

4. В модуле "Пользователи" выберите пользователя, под которым Вы работаете в системе, и откройте его права в системе "ДЕЛО". Зайдите в закладку "Права в картотеках" и установите права на работу во всех папках созданного Вами кабинета. Зайдите в закладку "Абсолютные права" и установите право ввода резолюции и контроля исполнения поручений от начальника лаборатории, а также право исполнения поручений, визирования и подписания проектов от всех сотрудников лаборатории.

5. В подсистеме "Документы":

• Зарегистрируйте входящий документ, заполнив все основные поля, и создайте на его основе контрольную резолюцию, автором которой является начальник созданной Вами лаборатории, а исполнителями – сотрудники лаборатории.

• Откройте кабинет лаборатории. Настройте папки кабинета "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" таким образом, чтобы они содержали следующие столбцы в следующей последовательности:

- вид РК;

- флаг контрольности документа;

- регистрационный № документа;

- флаг контрольности поручения;

- дата документа;

- краткое содержание;

- корреспондент;

- автор резолюции/№ пункта;

- плановая дата исполнения поручения;

- исполнитель поручения;

- состояние исполнения;

- текст поручения;

- категория поручения;

- отчет исполнителя;

- дата отчета;

- флаг напоминания.

• Определите сколько записей содержится в папках "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" (_________________).

• Введите отчет исполнения за сотрудников лаборатории. Определите, что изменилось в папке "На контроле" (__________________________________).

• Откройте резолюцию на редактирование и введите фактическую дату исполнения. Определите, какие изменения произошли в кабинете и с РК документа (_________________________________________________________________________________________________________________________________________________).

6. В модуле "Документы" откройте меню "Настройки системы/Списки" и создайте список "Начальники лабораторий".

7. В модуле "Документы" зарегистрируйте внутренний документ, заполнив все основные поля", и через поле "Адресаты" отправьте данный документ всем начальникам лабораторий. Каким еще способом можно направить в кабинет к начальникам лабораторий зарегистрированную РК документа? Воспользуйтесь данным способом.

8. В модуле "Документы" распечатайте список документов, которые Вы зарегистрировали за время работы с системой.