2. Вивчення організації фінансової роботи на підприємстві. Структура та функції фінансових служб. Організація поточної фінансової, аналітичної і контрольної роботи

Фінансова структура компанії «Омега Фарма Україна» заснована не так і давно в Україні, оскільки компанія на українському ринку працює з 2010 року, але в Бельгії в її діяльності наявні такі служби, як служб внутрішнього аудиту, що є досить вигідним для організації. Відділ внутрішнього аудиту, який складається з 4 членів ради директорів, включаючи незалежного директора виконує ряд важливих функцій, а саме:

- моніторинг та контроль роботи фінансових служб організації;

- перевірки первинних документів з огляду правильності оформлення та звірки з даними бухгалтерських програм;

- перевірки фінансових звітів підприємств.

В Україні фінансовий облік здійснюється управлінням бухгалтерського обліку і оскільки ризики недотримання внутрішніх контролів значно зростають, то враховуючи обсяги і складність задач, що вирішуються в компанії, у складі її організаційної структури функції фінансової служби покладені на наступні підрозділи (Рис.1.1):

Рис.2.1. Фінансова служба, на які покладено виконання фінансових функцій

Кожна ланка даної структури виконує свої функції.

Бухгалтерія виконує збір актів виконаних робіт, рахунків фактури, накладних, простежує їх оплату, забезпечує ефективні взаємовідносини з банками з приводу безготівкових розрахунків та утримання готівкових коштів, контрагентами - з приводу оплати послуг, державою - з приводу сплати податків, обов’язкових платежів, штрафів, пені та інших заходів економічного впливу на організації.

Бухгалтерський облік в організації ведеться відділом бухгалтерії на чолі з головним бухгалтером.

Головний бухгалтер організації:

- бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки в організації;

- Підписує разом з керівником організації документи, що є підставою для приймання і видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також розрахункові, кредитні та фінансові зобов'язання, візує договори. Вказані документи без підпису головного бухгалтера вважаються недійсними і до виконання не приймаються.

- Отже підсумовуючи можна виділити такі функції бухгалтерії підприємства:

Так функціями бухгалтерії, а саме головного бухгалтера є:

1. Розробка облікової політики підприємства

2. Оперативне управління фінансами підприємства

3. Аналіз поточного фінансового стану підприємства

4. Фінансове прогнозування

5. Контроль за фінансово-економічною діяльністю підприємства

6. Оперативне управління фінансами підприємства

В її складі є відділ податкового обліку. Спеціалісти даного відділу проводять подальшу обробку фінансових показників діяльності компанії, а саме тих, які пов’язані з оподаткуванням, обчислюють суми податків за кожним видом податкових платежів і складають графік їх сплати. Розраховують точні суми податків до сплати, складають податкові декларації та своєчасно їх подають.

Відділ звітності займається систематизацією фінансової інформації ТОВ «Омега Фарма Україна» у звіти, які потім розповсюджуються як між внутрішніми так і зовнішніми користувачами.

Функції відділу звітності:

1. Здійснює поточний контроль за веденням бухгалтерського  обліку,  складенням  фінансової  звітності,  дотриманням  національних  положень  (стандартів) бухгалтерського обліку,  а також інших нормативно-правових актів

2. Своєчасно подає звітність

3. Своєчасно  та у повному обсязі перераховує податки і збори (обов'язкові платежі) до відповідних бюджетів

Відділ подальших перевірок виконує такі функції:

1. Проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості,  розробляє  та здійснює  заходи  щодо   стягнення дебіторської   та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства

2.Забезпечує  дотримання  вимог  нормативно-правових   актів щодо:

- використання фінансових, матеріальних (нематеріальних)  та інформаційних ресурсів під час прийняття та оформлення  документів щодо проведення господарських операцій;

- інвентаризації необоротних активів, запасів,  грошових  коштів,  документів,  розрахунків  та  інших статей балансу.

- Забезпечує нагляд за:

- дотриманням законодавства, нормативних актів, установчих документів, системи внутрішніх регламентів і процедур контролю (наказів, розпоряджень, інструкцій, розподілу повноважень і відповідальності між співробітниками тощо);

- правильністю складання і точності виконання умов господарських договорів;

- перевіркою наявності, стану, правильності оцінки активів, ефективності використання всіх видів ресурсів, дотримання розрахункової дисципліни, повнотою і своєчасністю внесення податкових платежів;

- оцінкою програмного забезпечення, що використовується підприємством;

- оцінкою ефективності механізму внутрішнього контролю, вивчення і оцінка контрольних перевірок у підрозділах.

Компанія «Омега Фарма Україна» є недавно створеною в Україні і дана організація є на спрощеному балансі тому на адміністрацію дирекції покладені такі зобов’язання, як аналізувати й оцінювати фінансовий стан організації, виконання планових завдань по прибутку, обсяги поставок лікарських препаратів в усі торгові точки Києва, підтримувати ліквідність та рентабельність організації. Даний відділ розробляє плани та бюджети організації. Також на дирекцію «Омега Фарма Україна» покладено контролінг. Оскільки, інформаційне забезпечення менеджменту повинно здійснюватись у зрозумілій для користувачів формі, то відповідна інформація спочатку обробляється, узагальнюється, аналізується і подається користувачам у формі рапортів, звітів, доповідних записок, резюме, рекомендацій, прогнозів тощо.

Сьогодні контролінг впроваджується практично на всіх великих та на більшості середніх підприємств. Більшість фахівців з управління підприємством під контролінгом розуміють функціональну систему планування, контролю, аналізу відхилень, координації, внутрішнього консалтингу та загального інформаційного забезпечення керівництва підприємством.

Пропозиції щодо впровадження служби контролінгу:

Оскільки через велику кількість завдань бухгалтерія і адміністрація організації не мають змоги якісно виконувати завдання контролінгу, то доцільним буде впровадження служби фінансового контролінгу, яка виконувала б наступні функції:

- Координація;

- Інформаційно-аналітичне забезпечення;

- .Консультаційно – методична підтримка;

- Внутрішній контроль;

- Організаційна підтримка менеджменту.

Служби фінансового контролінгу, яка виконувала б наступні завдання:

- стратегічне планування та бюджетування;

- продажа цілей і планів;

- розробка мастер-бюджет (системи бюджетів);

- Координація процесу планування, контролю інформаційного забезпечення;

- забезпечення інтеграції системи ризик – менеджмент та планування;

- узгодження стратегічного та оперативног планування на основі запровадження збалансованої системи (DSC);

- запровадження вартісно-орієнтованого управління;

- Внутрішній управлінський облік та аналіз витрат;

- рекомендації щодо шляхів оптимізації витрат (ABC, CVP, тергет-кастинг, директ костинг) та удосконалення продуктивної програми:

- внутрішній фінансовий моніторинг та фінансова діагностика;

- підготовка консолідованого звіту про виконання бюджетів та пропозиції щодо корекції планів та її діяльності та ін.

Враховуючи коло функцій і завдань, які виконує контролінг, на думку науковців, відділ контролінгу повинен бути самостійним відділом діяльності на організації.

В компанії з 2011 року функціонує відділ ризик-мененджменту, основна задача якого — проведення комплексного аналізу та дослідження сфери діяльності компанії, оцінка факторів зовнішнього середовища, що можуть вплинути на її фінансово-економічний стан, оцінка ризиків, що притаманні фармацевтичним компаніям. Управління ризик-менеджменту структурно входить до складу Департаменту планування та розвитку діяльності компанії. Представники департаменту входять до основних колегіальних органів компанії.

До основних видів ризиків, вплив яких на діяльність даної компанії є ризик ліквідності, ризик платоспроможності, ризик інфляції, ризик країни. Стратегія і тактика управління ризиками визначаться відповідними політиками управління ризиками.

На стадії ідентифікації ризику здійснюється процес постійного і систематизованого виявлення джерел ризиків, визначення факторів ризиків, їх класифікації.

В процесі оцінки ризиків визначається ймовірність виникнення ризику і обсяг можливих втрат у випадку його виникнення, здійснюється якісна і кількісна оцінка ризиків, які притаманні діяльності компанії.

Для ефективного управління ризиками розроблені та діють процедури управління ризиками ліквідності, операційними, процентними, валютними, кредитними і ринковими ризиками. Дані процедури обмеження ризиків застосовуються для забезпечення стійкості і надійності компанії при досягненні запланованих результатів діяльності.

Компанія постійно вдосконалює методології оцінки і управління ризиками, що дозволяє приймати більш ефективні рішення за різними напрямками його діяльності в ринкових умовах, шляхом вибору прийнятих і обґрунтованих методів управління ризиками. Ефективність розроблених і впроваджених процедур по управлінню ризиками підтверджується можливістю заздалегідь виявляти і кількісно вимірювати позиції «Омега Фарма Україна» у випадку виникнення непередбачуваних ситуацій на не досить стабільному українському ринку.

 За своєю структурою система ризик-управління може бути наступна (2.2.)

 

[pic]

Рис. 2.2 Організаційне місце ризик-відділу в структурі підприємства

Відпрацювання всієї системи включає координацію між ризик-відділом і керівниками проектів, бізнес-напрямів, бухгалтерією, фінансовим, юридичним, розробку і затвердження внутрішніх положень, набір і підготовку персоналу, проведення роз’яснювальної роботи у інших відділами, з керівниками проектів, бізнес-напрямів, акціонерами. Основною ідеєю включення ризик-менеджменту у загальне управління є інтеграція у стратегічне управління і бюджетний процес.