21. Санкціонування прав доступу до електронних документів

Права доступу(до інформації) - сукупність правил, що регламентують порядок і умови доступу суб'єкта до інформації та її носіїв, встановлених правовими документами або власником, власником інформації.

Права доступу визначають набір дій (наприклад, читання, запис, виконання), дозволених для виконання суб'єктам (наприклад, користувачам системи) над об'єктами даних. Зрозуміло, що потрібна якась система для надання суб'єктам різних прав доступу до об'єктів. Це система розмежування доступу суб'єктів до об'єктів, яка розглядається в якості головного засобу захисту від несанкціонованого доступу до інформації.

Система контролю і управління доступом (СКУД) забезпечує захист приміщень від несанкціонованого доступу сторонніх осіб, збереження матеріальних цінностей та інформації, підвищує трудову дисципліну, безпеку персоналу та порядок, здійснює облік робочого часу.

Система контролю доступу практично непомітна в роботі; не робить жодних помилок, де часто ціна помилки чи неуважності дуже велика; з нею не „домовишся” і не „підкупиш”; чітко фіксує все, що відбувається; тобто володіє якостями ідеального охоронця. СКУД – це інтелектуальний замок на ваших дверях, призначений для того, щоб автоматично пропускати тих, кому це належить, і не пропускати тих, кому це заборонено. Автоматизована електронна прохідна виключає вплив людського фактору при перевірці перепусток, що практично зводить до нуля можливість помилок, неуважності чи зловживань. Максимальний ефект від застосування досягається завдяки інтеграції з іншими системами безпеки, наприклад, системами цифрового відеоспостереження і охоронної сигналізації.

Використовуючи систему управління доступом, ви вирішує завдання:

* захист приміщень від небажаного доступу сторонніх осіб;

* збереження матеріальних цінностей та інформації; .

* постановку приміщень на внутрішню систему охорони; .

* надання керівництву компанії, службі безпеки та іншим підрозділам оперативну і достовірну інформацію про події, що відбуваються на об'єкті.

22. Сучасний стан використання інформаційних технологій в діловодстві

Обробка документів забезпечує:

* підвищення оперативності і якості роботи з документами, упорядкування документообігу, контроль виконання;

* умови для переходу від традиційного паперового документообігу до електронної безпаперової технології;

* підвищення частки інтелектуальної продуктивної праці по змістовній роботі з документами та зниження трудовитрат на рутинні операції; підвищення якості документів, які створюються в організації; зниження рівня дублювання роботи з введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним.

Контроль за виконавчою дисципліною забезпечує:

* автоматизований контроль маршрутів проходження документів у підрозділах організації з моменту їхнього створення або одержання до відправлення або оформлення в справу, своєчасне інформування співробітників і керівництво про документи, які надійшли і створені з виключенням втрат документів;

* автоматизований випереджаючий контроль за своєчасним виконанням документів, доручень вищих органів державної влади і управління, а також керівництва організації;

* оперативне одержання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа та скорочення термінів проходження та виконання документів.

Організація доступу до інформації забезпечує:

* централізоване збереження текстів документів, підготовлених в електронній формі та їхніх графічних образів, усіх супутніх матеріалів (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів);

* можливість організації логічного зв’язування документів, що відносяться до одного питання, оперативного пошуку (добірки) документів по тематичному набору реквізитів.

* Впровадження інформаційних технологій створює апаратно-програмну основу для єдиної системи автоматизації діловодства і документообігу, яка охоплює всі підрозділи організації державного управління для досягнення таких цілей:

* створення єдиного порядку індивідуальної і спільної роботи з документами в підрозділах організації, об’єднання потоків електронних документів між підрозділами організації;

* використання загальної для всіх організацій системи індексації (нумерації) документів, загальних довідників-класифікаторів (таких, як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки (РКК) документів і т.п.;

* уніфікація управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів.

23. Альтернативні до MS Office пакети програм для роботи з документами.

Довгий час практично синонімом поняття офісний пакет був Microsoft Office, його успіх у споживачів не малою мірою забезпечив і загальний успіх операційної системи Windows. Однак, існували альтернативні пропозиції офісних пакетів, наприклад WordPerfect (його сучасний наступник Corel WordPerfect Office), IBM Lotus SmartSuite чи Ability Office.

На платформі Mac Apple випустив свій власний пакет iWork.

Співтовариство відкритого програмного забезпечення GNU/Linux розробляє офісні проекти, як Gnome Office та KOffice.

Відрита платформа і формат OpenDocument підтримується такими вільними пакетами як OpenOffice.org та IBM Lotus Symphony, доступними на багатьох операційних системах.

Розвиток служб інтернету привів до нової хвилі повноцінних офісних пакетів, які являють собою переважно онлайнові веб-служби, такі як Zoho Office Suite чи Google Docs.