27. Створення авторефератів в ms Word

Автореферат містить основні положення документа. Найкращі результати створення автореферату дає для документів, які мають чітку структуру, наприклад, звітів, статей і наукових публікацій.

Інструкції зі створення автореферату:

Аналізуючи документ і оцінюючи кожне його речення, автореферат визначає основні положення документа. Найвищий бал отримують ті речення, що містять слова, які використано в документі частіше. Можна задати відсоток речень, які мають найвищий бал, щоб помістити їх до реферату.

Можна вибрати один із декількох способів: виділення основних речень документа, вставка короткого огляду у верхню його частину, створення нового документа та розміщення в ньому реферату або приховування всього вмісту, крім реферату.

Якщо вибрано режим виділення основних речень документа або приховування всього тексту, крім реферату, то можна переходити з режиму відображення лише основних речень документа (при цьому основний текст приховується) до режиму виділення основних речень у документі і навпаки. Під час читання документа можна змінювати ступінь його деталізації.

28. Спільна робота над електронними документами

Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи на підприємстві. Одночасне використання технологій SharePoint 2010 і системи Office 2010 дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами, наприклад функцію співавторства в електронних таблицях або надсилання бізнес-плану через робочий процес. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.

Незалежно від способу спільної роботи з документами пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується. Відтепер не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, уручну виконувати злиття та узгоджувати зміни, відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій.

Під час спільної роботи з документом документ або колекцію документів разом використовують кілька авторів. Вони одночасно можуть працювати у співавторстві над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу над документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них, у яких поступово залучається додаткова структура та керування процесом спільної роботи з документами. Щоб визначити, який спосіб і продукт для спільної роботи з документами вам підходить, доцільно передбачити ваші варіанти з низки способів.

Напівофіційне співавторство. Кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа. Приклади: повторювані протоколи, колективні обговорення й довідковий матеріал для програми OneNote; розроблені групою фінансові моделі, бюджети та списки контролю за активами для програми Excel.

Офіційне співавторство. Кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано. Приклади: бізнес-плани, бюлетені й основні юридичні відомості для програми Word; маркетингові презентації та презентації на конференціях для програми PowerPoint.

Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі (наприклад, ланцюжкові обговорення), надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Приклади: довідка в Інтернеті, офіційні документи та специфікації.

Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Приклади: довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.